Som finansiel rådgiver stoler du på dine kunders tillid. For at bevare denne tillid skal du være i stand til at opbevare deres personlige oplysninger sikkert.
Desværre er cybersikkerhedsangreb stigende. Med mere end 16,7 millioner ofre for identitetssvindel i 2017, har kunderne god grund til at værdsætte en rådgiver, der er i stand til at holde deres personlige oplysninger ude af de forkerte hænder. Det er muligt at holde dine kunders data sikre; det vil dog kræve omhyggelig planlægning og opmærksomhed på detaljer undervejs.
En måde at beskytte dine kunders data på er gennem krypteringssoftware. Du kan og bør bruge software til at kryptere e-mails, delte filer og andre kilder til følsomme oplysninger.
Nogle stater kræver allerede, at finansielle rådgivere bruger krypteringssoftware. Massachusetts, Californien og Nevada er et par af de stater, der i øjeblikket kræver, at finansielle rådgivere krypterer enhver personlig information, der kan identificere deres kunder. Selvom din stat ikke kræver, at du krypterer personligt identificerbare oplysninger, er det vigtigt, at du gør det.
Du undgår muligvis krypteringssoftware af en række årsager. Måske er du ikke bekendt med teknologien eller foretrækker at undgå at forvirre dine ældre kunder. Eller måske virker prisen på kryptering for høj. Disse grunde bør dog ikke stå i vejen for dig. Krypteringssoftware behøver ikke at være alt for kompliceret. Hvis du ikke er udstyret til at installere det selv, så hyr en professionel. Og hvis prisen på denne service virker uoverkommelig, så tænk på omkostningerne ved et databrud. Skulle det værst tænkelige scenarie opstå, ville det næsten helt sikkert koste dig mere tid og penge at rydde op i et databrud, end det ville koste dig at installere krypteringssoftware.
Kryptering fungerer ved at skjule følsomme oplysninger fra hackernes nysgerrige øjne. Typisk involverer det en kompleks algoritme, der konverterer almindelig tekstdata til tilsyneladende tilfældige tegn. Uden en særlig nøgle er det næsten umuligt at dekryptere. Da du vil have softwarenøglen, vil du se dataene normalt. De, der ikke har softwarenøglen, vil dog ikke være i stand til at tyde dine data.
På dagens marked bruger de fleste mindst en 128-bit nøgle til at beskytte data. Nogle bruger endda højere krypteringer såsom 256-bit. Jo højere tal, jo mere beskyttelse tilbydes.
Mange henvender sig til sikre klientportaler, der tilbydes af tredjeparter til deres krypteringsbehov. Dette skaber et sikkert sted for både dig og din klient at få adgang til data uden frygt for en lurende hacker. Du bør undersøge en række forskellige leverandører, før du vælger denne rute. Find en løsning, der passer til dine kunders behov såvel som dine egne. Mens du undersøger forskellige cybersikkerhedsleverandører, så stil dem spørgsmål om deres sikkerhedsforanstaltninger. Jo mere sikkerhed de kan tilbyde, jo bedre beskyttet vil dine kunders data være.
Kryptering kan bruges til at beskytte en lang række datakilder. Overvej at kryptere korrespondance mellem dig og din klient, den browser, der bruges til at få adgang til data, e-mails, lagrede filer og andre kilder til personlige oplysninger. Grundlæggende, hvis en fil indeholder dine kunders data, bør du overveje at kryptere den.
Kryptering er et vigtigt værktøj for finansielle rådgivere. En vis omtanke i din dataindsamling kan dog reducere behovet for kryptering. Med mindre at kryptere kan du muligvis spare tid og penge. Derudover bliver byrden med at beskytte klientdata fra de forkerte hænder lettere, når der er færre data at beskytte.
Selvom du sandsynligvis vil få brug for alle detaljerne om din klients personlige bankkonti, så tag et øjeblik til at tænke over, hvilke andre oplysninger du rent faktisk har brug for. Nogle oplysninger kan være nyttige at have, men er muligvis ikke helt nødvendige for at udføre dine tjenester.
Tag et kig på de data, du i øjeblikket indsamler fra kunder. Kør listen igennem for at se, om du kan fjerne noget. Tænk over, hvilke data du rent faktisk bruger, og hvilke data du sjældent bruger. At fjerne et element fra den indledende informationsindsamlingsproces betyder ikke, at du ikke kan få disse oplysninger på et senere tidspunkt, hvis det er nødvendigt. Det betyder snarere, at du ikke har byrden med at beskytte data, som du ikke vil bruge i den umiddelbare fremtid.
Husk, at du altid kan bede om et stykke data senere, hvis det bliver relevant senere.
Ansvaret for databeskyttelse påhviler ikke udelukkende din it-afdelings skuldre. Selvom du har al den rigtige krypteringssoftware på plads og opdaterer den regelmæssigt, er et databrud stadig muligt. Faktisk er mange databrud resultatet af menneskelige fejl, ikke en sammenbrud af kryptering.
En undersøgelse fra 2018 viste, at over 25 procent af alle databrud i USA var forårsaget af skødesløshed eller brugerfejl. Du kan hjælpe med at forhindre dette i at ske gennem medarbejderuddannelse i procedurer til beskyttelse af klienters privatliv. Det er vigtigt at give dine medarbejdere de værktøjer, de har brug for til at håndtere kundeoplysninger sikkert. Det er også en god idé at informere medarbejderne om, hvorfor det er vigtigt at håndtere kundeoplysninger korrekt. Omkostningerne ved et databrud kan være økonomisk katastrofale for både dig og dine kunder.
At skabe obligatorisk uddannelse for medarbejdere er den bedste måde at uddanne dem på. Når du udvikler din virksomheds træningsprogram, skal du overveje, at en medarbejder med en bred viden om privatlivs- og sikkerhedskrav er bedre i stand til at beskytte klientdata. Med mere viden er de bedre forberedt til at forhindre et brud og genkende systemkompromiser. Du bør også overveje mere specialiseret uddannelse for medarbejdere, der interagerer tættere med klientdata.
Lær medarbejderne den bedste praksis inden for datastyring i din virksomhed. Giv dem alle de procedurer, der skal følges for korrekt håndtering af din krypteringsnøgle. Fortæl dem, hvor vigtigt det er at beskytte klientdata mod nysgerrige øjne fra potentielle identitetstyve. Hjælp dem med at forstå det grundlæggende i krypteringssoftwaren, så de er klar til at opdage et potentielt brud hurtigt. Mind dem om, at hver medarbejder er ansvarlig for beskyttelsen af klientdata. Indgyd en følelse af personligt ansvar i hver af dine medarbejdere og giv dem de værktøjer, de har brug for til vellykket databeskyttelse.
Det kan også være en god idé at lave en manual over, hvad dine medarbejdere lærer under deres uddannelse, som de kan henvise til, når det er nødvendigt. En papirkopi af disse oplysninger kan tjene som en værdifuld ressource, da medarbejderne støder på datahåndteringsspørgsmål på jobbet. Overvej også regelmæssig træning for at holde medarbejderne opdateret om den bedste datahåndteringspraksis, da de sandsynligvis vil ændre sig over tid. En kvartalsvis eller årlig træning bør afspejle eventuelle opdateringer til krypteringssoftwaren og ændringer i din datahåndteringsprocedure.
Uanset hvor meget du planlægger, er muligheden for et databrud altid til stede. Efterhånden som krypteringssoftware bliver mere robust, stræber kriminelle efter at underminere stadigt udviklende cybersikkerhedspraksis.
Datatyve har en god grund til deres vedholdenhed. Data er en af de mest værdifulde råvarer på markedet. Med stjålne personlige oplysninger kan en kriminel skabe kaos på et offers personlige økonomi.
Desværre bliver databrud mere almindelige hver dag. Det er vigtigt at have en nødplan på plads, så du kan beskytte dine kunder, hvis der skulle ske et databrud i din virksomhed.
Arbejd sammen med din it-afdeling eller et cybersikkerhedsbureau for at lave en plan for gendannelse og gendannelse af stjålne data. Denne plan bør give dig mulighed for at handle med det samme for at rette op på ethvert potentielt databrud. Den bør indeholde detaljerne i dine datagendannelsesprocedurer, hvordan du vil gøre dine kunder opmærksomme på bruddet og dine procedurer for at kompensere berørte kunder. Du bør også overveje at investere i cybersikkerhedsforsikring. Afhængigt af dækningen kan denne forsikringsplan hjælpe med at dække omkostningerne til inddrivelse og kompensation til dine kunder. I tilfælde af en cybersikkerhedskatastrofe kan en nødplan hjælpe med at holde din virksomhed på sporet.
Databrud er en trussel mod enhver finansiel rådgiver. Betydningen af kryptering, ordentlig medarbejderuddannelse og etablering af en nødplan kan ikke undervurderes. Ved at implementere en stærk cybersikkerhedsprotokol i din virksomhed i dag, kan du være med til at sikre den langsigtede sikkerhed for dine kunders data.
Axos Advisor er et program, der betjener finansielle rådgivere ved at tilbyde eksklusive bankkonti til deres kunder og et CRM-dashboard til at administrere kunders konti. Hvis du har spørgsmål under denne proces, så tøv ikke med at kontakte vores Axos Advisor-team på 1-866-833-0529 eller e-maile [email protected].