"Det tektoniske skift forårsaget af COVID-19 ændrede 'arbejde' fra et substantiv til et verbum. Fra et sted gik vi til en ting, vi gør, uanset sted." — Joe Brady, CEO - Americas, The Instant Group
Virksomheder i dag står over for et enormt pres fra nuværende og potentielle medarbejdere for at tilbyde mere fleksible arbejdsordninger, og der er flere muligheder end nogensinde før. Mens det bratte skift til fjernarbejde forårsaget af COVID-19-pandemien oprindeligt var kaotisk, har arbejdet hjemmefra (WFH) vist sig langt mere levedygtigt, end de fleste havde forventet. Virksomheder – og hele industrier – der ikke tidligere havde overvejet at vedtage sådanne politikker, overvejer nu at gøre dem permanente for at tiltrække og fastholde medarbejdere.
Nu hvor vi stort set har overvundet de kulturelle og teknologiske barrierer for at arbejde hjemmefra, er den næste logiske grænse at arbejde fra hvor som helst (WFA). Dette niveau af frihed og fleksibilitet blev engang afskrevet som en fantasi. Men nu, på baggrund af den store fratræden og genåbningen af globale grænser, vil det sandsynligvis være top i tankerne for mange arbejdsgivere – og arbejdstagere – i 2022, hvorvidt man skal give medarbejdere mulighed for at arbejde hvor som helst.
De vigtigste barrierer for at arbejde fra hvor som helst er juridiske og skattemæssige spørgsmål. Vigtige risici omfatter skattelovgivning (for ansatte og arbejdsgivere), immigrationsproblemer, lokale ansættelseslove og datasikkerhedsproblemer. Selvom disse risici kan virke skræmmende i starten, kan de håndteres. Store virksomheder, som Spotify og Revolut, har allerede WFA-politikker. Sådanne politikker giver ikke nødvendigvis medarbejderne absolut frihed. De kan snarere designes til at give arbejderne en vis grad af fleksibilitet, samtidig med at de pålægger strategiske begrænsninger for at minimere risici.
Jeg har arbejdet på tværs af EMEA, APAC og USA og har selv brugt en betydelig mængde tid som fjernarbejder på verdensplan. Jeg er statsautoriseret revisor og har haft ledende roller for globale multinationale selskaber, hvilket har gjort det muligt for mig at rejse til mere end 150 lokationer. Jeg har selv oplevet udfordringerne ved at håndtere komplekse virksomhedsskatter, individuelle skatte- og ansættelsesretlige spørgsmål på tværs af flere jurisdiktioner.
Min familie og jeg har fundet det livsændrende at arbejde fra hvor som helst. Min 5-årige datter har allerede boet i fire lande og rejst til mere end 20. At kunne arbejde hvor som helst har givet os mulighed for virkelig at fordybe os i forskellige kulturer og forfølge vores passioner på måder, som vi aldrig kunne på korte ferier. Denne nye måde at arbejde på inspirerede mig til at starte min egen virksomhed:Jeg rådgiver nu virksomheder og enkeltpersoner om, hvordan WFA kan blive til virkelighed.
Fordi WFA er et nyt og udviklende politikområde, der involverer reguleringer fra et enormt antal lande, er der stadig flere spørgsmål end svar. Når det er sagt, formår arbejdsgiverne at komme videre og træffe beslutninger på trods af en vis uklarhed. Den enkleste – og måske bedste – måde at vurdere risici og fordele ved at tilbyde en WFA-politik er gennem linsen af en omfattende ROI-ramme. Denne type analyse kan hjælpe dig med at træffe en informeret beslutning om, hvorvidt vedtagelsen af en WFA-politik er det rigtige valg for din organisation og hjælpe dig med at optimere en politik for dit niveau af risikotolerance.
Jeg nævnte det stigende pres, som arbejdsgiverne udsættes for fra ansatte for at lade dem arbejde ikke bare eksternt, men i stigende grad fra hvor som helst. Du kan spørge:Hvad er egentlig forskellen?
WFH refererer til fuldtidsansatte, hvis virksomheder tillader dem at arbejde på afstand, normalt fra deres hjem. WFH-politikker gælder typisk for arbejdere, der opholder sig i et land og kan vælge at arbejde hjemmefra enten noget eller hele tiden.
WFAs politikker er forskellige. De tillader medarbejdere at arbejde eksternt i udlandet på midlertidig basis, typisk i mere end syv dage, men færre end 365. Varigheder inden for dette interval falder i en juridisk gråzone i mange lande. Disse ophold er længere end almindelige forretningsrejser, men kræver ikke permanent ændring af bopæl.
Selvom WFA ikke er et nyt koncept for nogle (inklusive mig selv), er det noget, der ofte er sluppet gennem regulatoriske revner. Men efterhånden som et stigende antal mennesker slutter sig til WFA-rækken, vil midlertidigt ophold sandsynligvis komme under øget lovgivningsmæssig kontrol og strengere håndhævelse. Dette skiftende landskab er så meget desto mere grund til at udvikle en veldesignet WFA-politik, der beskytter din virksomhed mod juridiske og skattemæssige overholdelsesrisici.
Både hårde data og stærke anekdotiske beviser indikerer, at det at tillade medarbejdere at arbejde eksternt kan give håndgribelige fordele for arbejdsgiverne, hjælpe dem med at tiltrække og fastholde toptalent, øge medarbejdertilfredsheden og produktiviteten og reducere behovet for og omkostningerne ved kontorlokaler. Arbejdsgivere, der permanent giver mulighed for WFA, høster den ekstra fordel ved adgang til den globale talentpulje. Softwarefirmaet GitLab anslår den nettofordel, det modtager ved at være en fuldstændig fjerntliggende virksomhed, til $18.000 pr. arbejder pr. år.
Allerede før pandemien antydede akademisk forskning fra førende universiteter, at det at tillade fjernarbejde kunne øge medarbejdernes produktivitet. En undersøgelse fra 2013 ledet af Stanford professor i økonomi Nicholas Bloom viste, at overgangen fra traditionelt kontorarbejde til at arbejde hjemmefra førte til en stigning på 13 % i medarbejdernes produktivitet. En efterfølgende observationsundersøgelse udført af professorer fra Harvard University og Northeastern University viste, at det at tillade medarbejdere at flytte fra WFH til WFA førte til en yderligere produktivitetsstigning på 4,4 %.
Budskabet fra medarbejderne er klart og konsekvent:Ufleksible arbejdsordninger er en af de primære årsager, de nævner til at forlade deres job. I en nylig undersøgelse fra GoodHire sagde 74 % af de adspurgte, at de ville kræve en form for fjernarbejde for at blive på deres nuværende job.
En voksende mængde af beviser tyder på, at mange arbejdere endda ville være villige til at tage en lønnedgang for muligheden for at arbejde eksternt på permanent basis. Selvom beløbet varierer fra kilde til kilde, siger de fleste af de adspurgte generelt, at de ville acceptere lønreduktioner på 5 % til 10 % for at gøre fjernarbejde permanente.
Der er disincitamenter for at vedtage en WFA-politik, først og fremmest det compliance-mareridt, som WFA kan skabe. Vi vil primært se på dette fra arbejdsgiverens perspektiv, som generelt står over for større risikoeksponering. Men ansatte, der arbejder fjernt i et andet land end deres faste skattemæssige bopæl i længere perioder, står også over for visse risici.
Den primære risiko, arbejdsgivere står over for i WFA-scenarier, er muligheden for at udløse "permanent etablering" (PE). PE beskriver en virksomheds aktiviteter i et fremmed land, som er betydelige og løbende, nok til at give anledning til skattepligt i det pågældende land. Forskellige lande og deres respektive skatteaftaler kan bruge lidt forskellige kriterier til at definere PE, men de fleste er afhængige af vejledning fra artikel 5 i OECD's modelskatteoverenskomst.
Der er to principielle måder, hvorpå en virksomhed kan udløse PE:at drive et fast forretningssted (fysisk eller virtuel) i et land og/eller kompensere en afhængig agent i det land (normalt en person med beføjelse til at underskrive kontrakter på vegne af virksomheden ). Seniorledere og sælgere er typiske eksempler på afhængige agenter, selvom betegnelsen varierer efter land og situation. Af disse grunde er både arten af det arbejde, der udføres i et land, samt længden af tid og grad af regelmæssighed, hvormed dette arbejde finder sted, vigtige faktorer at overveje, når du udvikler din WFA-politik.
Lad os sige, at en seniordirektør i din virksomhed – en person, der er ansvarlig for større strategiske beslutninger, og som har bemyndigelse til at underskrive kontrakter på vegne af virksomheden – ønsker at bo i deres sommerhus i udlandet i syv måneder hvert år. Arten af det arbejde, der udføres, kombineret med den betydelige tidsperiode, der tilbringes i et enkelt land og den tilbagevendende karakter af besøgene, vil sandsynligvis udløse PE ved ikke at bestå både "fast forretningssted" og "afhængig agent"-test.
Hvis et fremmed land vurderer, at din virksomhed har et fast driftssted dér, risikerer du at få en væsentlig højere selskabsskatteregning. På den anden side er det usandsynligt, at en junior softwareudvikler, der arbejder fra en Airbnb på en caribisk ø i en måned om året, vil udløse PE.
PE bærer den største økonomiske risiko, når ansatte tillader WFA, men det er ikke den eneste risiko. Jeg har skitseret de andre store risici i følgende tabel.
Hvordan kan du udvikle og optimere din virksomheds WFA-politik på en måde, der maksimerer de potentielle fordele og samtidig mindsker de væsentligste risici? Med en ROI-ramme.
På nogenlunde samme måde, som investorer beregner afkastet af en investering, søger virksomheder ofte at estimere (eller i sidste ende måle) afkastet af en strategisk forretningsbeslutning i forhold til dens omkostninger. En ROI-ramme kan være et nyttigt værktøj, når man udvikler en WFA-politik eller sammenligner politiske muligheder. Indgangene vil uden tvivl være upræcise, da det ville være umuligt at tildele konkrete talværdier til hverken omkostninger eller fordele. Uanset hvad, kan denne teoretiske ramme hjælpe dig med at se, hvordan forskellige aspekter af din politik kan ændres for at maksimere dit investeringsafkast, enten ved at øge fordelene eller reducere omkostningerne.
Til vores formål bør "omkostningssiden" af ligningen tage højde for de ekstra administrative udgifter til implementering af en WFA-politik såvel som "omkostningerne" ved hver af de primære risici, der er angivet i den følgende grafik. Du kan estimere omkostningerne ved enhver given risiko ved at gange sandsynligheden for, at det negative resultat indtræffer med omkostningerne ved den straf, der ville blive pådraget.
For eksempel, at tilbyde en WFA-politik i 30 dage om året udgør en ekstrem lav sandsynlighed for, at enhver medarbejder vil udløse PE i et fremmed land. Selvom bødeomkostningerne ved PE er høje, er sandsynligheden for at pådrage sig disse omkostninger ubetydelig i dette scenarie, så at tilbyde denne politik efterlader din virksomhed i en ret sikker position.
Omvendt kan en uacceptabel risiko være at tillade en person i en højrisikorolle som salg at tilbringe mere end halvdelen af året i et land, hvor der er en betydelig risiko for at skabe et fast driftssted, der kan koste virksomheden millioner. I så fald ville det være svært at bygge en business case, så de kan arbejde hvor som helst.
(I det foregående diagram kommer de estimerede omkostninger ved at erstatte en medarbejder fra Gallup, og nogle undersøgelser vedrørende medarbejdernes præferencer blev udført af Goodhire, Owl Labs og Vidyard.)
Overvej fire nøglespørgsmål, mens du udvikler og sammenligner potentielle WFA-politikker. Svarene vil direkte indgå i investeringsafkastet for en given politikmulighed, så du kan optimere din politik ved at maksimere fordelene og minimere risiciene.
1. Er WFA en levedygtig mulighed for din virksomhed?
Ikke alle job kan udføres godt på afstand. Dette kan virke indlysende, men det er ikke altid så tydeligt, som du måske tror. WFA kan yderligere komplicere sagerne, hvis medarbejdere arbejder på tværs af forskellige tidszoner. Men i løbet af pandemien opdagede mange virksomhedsledere, der engang troede, at deres virksomheder ikke kunne fungere eksternt eller asynkront, at de faktisk kunne.
Og selv industrier, der kræver faste tidsplaner og en fysisk tilstedeværelse - som bilfabrikker - kan have afdelinger (finansielle, juridiske, HR), der kan fungere mere uafhængigt. Før du seriøst overvejer at vedtage en WFA-politik, så spørg dig selv, om asynkront fjernarbejde ville være muligt for din virksomhed, og hvor sandsynligt det ville være at resultere i lavere produktivitet. Tænk over dette for virksomheden som helhed, såvel som med hensyn til individuelle afdelinger og roller.
I nogle tilfælde kan branchespecifik regulering være en begrænsende faktor for, hvor medarbejdere kan arbejde. For eksempel er visse typer finansielle institutioner stærkt regulerede og skal muligvis overholde specifikke licenskrav for at drive forretning på tværs af stats- og landegrænser. I andre tilfælde kan fjernarbejde være muligt, men mindre effektivt. Asynkront arbejde giver visse udfordringer, især med hensyn til kommunikation - men det kan også øge effektiviteten ved at lade arbejdet fortsætte døgnet rundt. McKinsey &Company har identificeret, hvilke industrier der er bedst egnede til fjernarbejde.
2. Hvor mange dage med WFA skal du tillade i et givet år?
Antallet af dage, du tillader medarbejdere at arbejde fra hvor som helst om året, bør være en funktion af to faktorer.
Først, som diskuteret i spørgsmål 1, skal du overveje, om produktiviteten vil blive negativt påvirket af længere perioder med fjernarbejde. For eksempel er mange job i teknologisektoren, såsom softwareudvikling, relativt uafhængige og udføres ofte eksternt. Det er svært at se, hvordan WFA i længere tid ville skabe problemer. Men i andre brancher eller roller, der kræver en høj grad af samarbejde, kan en måned eller to ude af kontoret fra tid til anden være brugbar, men længere tidsperioder er måske ikke ideelle.
For det andet, tænk på eksterne regler. Mange visum- og immigrationsregler er baseret på standardtidsperioder (f.eks. 30, 90 eller 183 dage). For eksempel er amerikanske statsborgere generelt tilladt at tilbringe op til 90 dage i et givet land under et traditionelt turistvisum. Det er usandsynligt, at udførelse af fjernarbejde for en amerikansk-baseret virksomhed fra udlandet - arbejde, der ikke involverer interaktion på det lokale marked - ville udgøre en alvorlig risiko for at udløse PE inden for denne tidsramme.
Det er ikke tilfældigt, at de fleste af de WFA-politikker, som store virksomheder har vedtaget til dato, varierer fra en til tre måneder om året. Shopify-medarbejdere har tilladelse til WFA i tre måneder om året, Revolut tilbyder to måneders WFA, mens American Express tillader en måned. For enhver given WFA-politik sænker en kortere varighed sandsynligheden for adskillige nøglerisici:udløsning af PE, støder på immigrationsregler og bliver underlagt lokal ansættelseslovgivning.
3. Hvilke lande vil du inkludere eller ekskludere?
Du kan nærme dig dette spørgsmål på en af tre måder:en forhåndsgodkendt liste over lande, en liste over forbudte lande eller en kombination af de to. (Af geopolitiske eller sikkerhedsmæssige årsager forbyder de fleste virksomheder mindst et par lande.)
Når du bestemmer, hvilke lande der skal medtages i din politik, skal du overveje, hvilke risici der er særligt relevante for hver lokation, samt det overordnede risikoniveau. USA og Storbritannien har f.eks. nogle af de mest stringente regler på dette område:Selv ophold, der grænser op til 30 dage, har potentiale til at rejse skattespørgsmål. I modsætning hertil, og især i løbet af pandemien, har en række lande indført politikker med det eksplicitte mål at tiltrække fjernarbejdere. Mange lande, hvis økonomier tidligere var stærkt afhængige af turisme, har truffet en kalkuleret beslutning om at tilbyde fjernarbejdsvisumprogrammer for at tiltrække relativt højttjenende fjernarbejdere og de skønsmæssige udgifter, de medfører.
4. Skal du dynamisk linke dit præstationsstyringssystem til din WFA-politik?
Selvom de fleste data tyder på, at udvidelse af medarbejdernes fleksibilitet, hvad enten det er WFH eller WFA, resulterer i øget produktivitet, er der måder, hvorpå du muligvis kan forstærke denne fordel. Ligesom arbejdsgivere historisk har tilbudt præstationsbaserede bonusser eller tildelt betalt sabbatår til dem, der blev i virksomheden i et vist antal år, kan det at tillade medarbejdere at arbejde hvor som helst bruges som en incitamentsydelse knyttet til enten præstation eller fastholdelse.
Intet er uden risiko. På den ene side kan vedtagelsen af en WFA-politik udsætte din virksomhed for en række compliance-risici. På den anden side risikerer du ikke at tilbyde i det mindste en vis fleksibilitet omkring internationalt fjernarbejde, at du mister nogle af dine bedste talenter. Hvad skal en arbejdsgiver gøre?
Mit håb er, at ROI-rammen vil give dig en grundlæggende forståelse af de potentielle omkostninger og fordele ved at vedtage en WFA-politik. Hvad mere er, skulle det hjælpe dig med at sammenligne forskellige politikmuligheder og se, hvordan justering af specifikke komponenter i din WFA-politik kan påvirke investeringsafkastet.
Når det så er sagt, er nogle af risikoområderne komplekse. De varierer fra land til land og udvikler sig konstant, efterhånden som regulatorer forsøger at tilpasse sig en stadig mere geomobil global arbejdsstyrke. Selvom denne grundlæggende ramme kan hjælpe dig med at udvikle en relativt lavrisiko WFA-politik for din virksomhed, kan det være værd at søge professionel rådgivning, hvis du overvejer en mere ekspansiv politik.