Iværksættere ser ofte på regnskab som at spise broccoli - de ved, at det er godt for dem, men frygtelig ubehageligt. Målet er at komme igennem uden at gagge eller tænke for meget over det.
Det er uheldigt, fordi effektivt regnskab er en stille ingrediens i forretningssucces. Artikler om markedsføring og ledelse stjæler overskrifterne, men stensikker virksomheder har en stensikker tilgang til regnskab, næsten uden undtagelse.
Jeg var for nylig vidne til det virtuelle sammenbrud af en lovende virksomhed med en smuk produktlinje, en flot hjemmeside og en ejer, der vidste, hvordan man netværk. Den største mangel var et godt omkostningssystem for at vise de sande omkostninger for hvert fremstillet produkt.
Det er et ekstremt eksempel. De fleste dårlige regnskabsbeslutninger fører til subtile tab, ikke en hurtig katastrofe. De dræner virksomheden langsomt, hvilket gør lækagen svære at opdage.
Hvordan kan du se, om din virksomheds tilgang til regnskab fungerer eller ej? For at hjælpe med at besvare det har jeg sammensat en liste over misforståede tilgange til regnskab. Denne liste er baseret på "in-the-renches" erfaring som CPA/finansrådgiver for ca. 20 privatejede virksomheder gennem det seneste årti. Det er primært for mellemstore virksomheder (15-20 ansatte og opefter), men kan være nyttigt for mindre virksomheder, der har til hensigt at skalere.
En "luk" er, hvor du formelt gennemgår hver linje på din balance og foretager de nødvendige rettelser. I sidste ende er den gennemgåede periode låst, så den kan ikke ændres. Ideelt set gøres dette månedligt, så hurtigt efter månedsafslutning som muligt.
Hvorfor er en månedsafslutning nødvendig?
At undlade at udføre en formel månedsafslutning er en af de bedste måder at lamme eller endda sænke en virksomhed. Hvis ingen i virksomheden har tid eller ekspertise til at udføre afslutningen, kan arbejdet nemt outsources.
Mange virksomheder begår denne fejl og indser det ikke engang. Det skyldes, at incitamentsprogrammer har en tendens til at udvikle sig over tid og kun gradvist bliver til noget rod.
Her er almindelige eksempler på, hvad jeg taler om:
Hvad har hver af disse arrangementer til fælles? De er et regnskabsmæssigt mareridt. I de fleste tilfælde er det umuligt at spore disse incitamenter automatisk. Komplekse, unøjagtige regneark er udviklet til at udføre beregningerne. Der spildes tid på at skændes med dataene, kontrollere dem for nøjagtighed og foretage ændringer.
Hvis disse ineffektive processer foregik åbent på et samlebånd, ville de blive forenklet næsten øjeblikkeligt. Men skjult ude af syne på regnskabsafdelingens computerskærme fortsætter de med at spilde ressourcer i årevis.
Kan der laves en business case for hver enkelt af disse arrangementer? Ja. Det bedre spørgsmål er, om et enklere strømlinet arrangement kan opnå det samme forretningsresultat? Ofte er svaret et rungende ja!
De fleste regnskabssoftwareprogrammer er designet med revisorer i tankerne, ikke driftsledere. Selv fuldgyldige sekscifrede ERP-systemer (Enterprise Resource Planning) har tendens til at være forfærdelige til at planlægge job, spore materialeforbrug eller følge ordrer gennem en produktionsfacilitet.
På grund af disse mangler bruges der nogle gange separate programmer til at udfylde hullerne. For eksempel kan driftslederen bruge Microsoft Project til planlægning. Produktionslederen kan have et branchespecifikt program med smukke dashboards, der overvåger jobfremskridt, såvel som deltagelse og arbejdseffektivitet.
Hvorfor er det et problem? Al "rigtig" økonomisk aktivitet foregår i regnskabssoftwaren. Kundefakturaer og -betalinger, leverandørregninger og -betalinger, lønudbetalinger osv. sker på regnskabssiden. Årsregnskabet kommer fra regnskabssoftwaren.
Men i eksemplerne ovenfor er større balancekonti som lagerbeholdning og igangværende arbejde afhængige af data i disse separate systemer. Uden en pålidelig binding til regnskabssoftwaren kan væsentlige poster falde igennem.
Her er en lille illustration af dette store problem. Lad os sige, at en ordre på 20.000 USD afsluttes den 30. november og afsendes 1. december. Baseret på leveringssedler fakturerer regnskabsafdelingen korrekt kunden 20.000 USD den 1. december.
For at færdiggøre regnskabet for november beder finansdirektøren produktionslederen om en liste over job i butikken, der blev afsluttet-men-ikke-afsendt pr. 30. november. Desværre markerede produktionslederen ved et uheld jobbet på $20.000 som "afsendt" i november 30 i den separate database. Listen til CFO'en inkluderer ikke dette $20.000 job. Jobbet er faldet gennem sprækkerne.
De økonomiske resultater for november bliver dårlige, fordi udgiften til jobbet er i november, men omsætningen er i december. Vejlederens rapport ville have rettet situationen, men rapporten var unøjagtig. December-regnskaber vil også være forkerte, fordi de er forhåndsindlæst med 20.000 USD i ren fortjeneste.
Dette eksempel er toppen af isbjerget. Flere databaser skaber potentiale for fejl og unøjagtigheder i alt fra lønudgifter til igangværende beholdning til debitorer til kreditorer.
Den ideelle løsning er et best-of-breed ERP-system, der opfylder behovene for både regnskab og drift. Da det ofte ikke er muligt, er Plan B et omfattende samarbejde mellem regnskab, drift og IT. Missionen for denne gruppe er at udvikle en pålidelig måde at få nøjagtige data fra driftssoftwaren til regnskabssoftwaren. Løsningen er ikke nødvendigvis et datalink. Det kan være en automatiseret proces, der sikrer, at intet falder gennem sprækkerne. Processen bør ikke stole på menneskelig kompetence.
Af alle punkter i denne artikel kan dette være det sværeste. Det er en af de største trusler mod finansiel nøjagtighed, og der er ingen "let knap" til at få problemet til at forsvinde.
Hvis du har brug for at indtaste mere end 5 numre manuelt, så find en bedre måde . Dette motto er måske ikke altid opnåeligt, men det er et godt mål.
Regnskabssoftware er som en kæmpe maskine, der:
Hvert trin i den proces bør være så automatiseret som muligt, så økonomiafdelingen kan bruge deres tid på at analysere de meningsfulde rapporter.
Med de fintech-løsninger, der er tilgængelige i dag, kan dataindtastning næsten automatiseres (f.eks. gennem bank- og kreditkortfeeds knyttet til online regnskabssoftware). Selv komplekse processer såsom lønbehandling og rapportering kan fuldautomatiseres eller outsources (f.eks. Gusto-løn).
VIGTIG ADVARSEL:AUTOMATION BØR IKKE TRUMP MENINGSFUL RAPPORTERING.
Her er et eksempel på denne advarsel. Lad os sige, at der er et smart online regnskabssoftwareprogram, der fuldt ud kan automatisere dataindtastning, men som ikke er i stand til at producere nøjagtige jobomkostningsrapporter. At skifte til sådan software ville ikke være tilrådeligt, hvis du er en joborienteret virksomhed.
Alligevel er der ofte muligheder for at strømline uden dramatiske ændringer. Mange revisorer er perfektionister. De foretrækker behagelig rutine frem for eksperimentering. Regnskabsprocesser har tendens til at blive ineffektive og manuelle.
Som virksomhedsejer kan det være indsigtsfuldt at sidde sammen med dine regnskabsmedarbejdere og spørge, om du kan se, hvad de laver. Du vil lære en masse om regnskab og måske virkelig hjælpe processen. Forestil dig, at du er i børnehave (måske behøver du ikke engang at lade som om!), og hjælp dem muntert med spørgsmålstegn ved hvert trin. Spørg, hvilke ressourcer det ville tage at strømline særligt tidskrævende trin.
Penge brugt på finansiel analyse og planlægning er generelt penge givet godt ud. Penge brugt på ineffektiv dataindtastning er simpelthen spildt.
Jeg var for nylig vidne til to eksempler på dette vigtige punkt. Den første var den virksomhed, jeg refererede til i begyndelsen, som næsten gik under på grund af mangel på et godt jobomkostningssystem.
Det andet eksempel var en succesrig kombination af fremstilling/detailvirksomhed, der begyndte at møde modvind og tabe penge. Tidligere havde de klaret sig rentabelt uden et godt jobomkostningssystem. Men da modvinden kom, havde de ingen solide produktionsdata og endte med at træffe en subjektiv beslutning om at lukke produktionssiden af virksomheden.
Hvad hvis deres følelser var forkerte, og fremstillingssiden var profitcenteret? I så fald førte manglen på god rapportering til en dårlig beslutning, der mistede mange års potentielle overskud. Hvad hvis anlægget virkelig tabte penge? I så fald ville god rapportering sandsynligvis have lukket fabrikken tidligere og sparet betydelige tab.
Effektiv projektomkostning kræver mere end software. Gode omkostningsprocedurer sænker uvægerligt produktionen, hvilket betyder, at topledelsen skal støtte initiativet. Nogle ejere/ledere hævder, at de søger gode omkostninger, men når de ser det mindske produktiviteten, mister de deres beslutsomhed.
God ledelse sammen med god software er nøglen. De fleste tier 1 og 2 ERP-systemer (især branchespecifikke platforme) håndterer projektomkostninger meget godt. I de lavere softwareniveauer har projektomkostningsfunktionalitet dog en tendens til at være plettet. Nogle udbredte programmer som Wave og FreshBooks tilbyder slet ikke projektomkostninger. Andre programmer hævder at tilbyde det, men funktionaliteten er svag.
Hvis du leder efter projektomkostningsfunktionalitet på startniveau-arenaen, så overvej disse programmer:
At løbe blind på projektomkostninger er en dyr fejl. En virksomhed, der ikke kender omkostningerne ved sine projekter eller dens fremstillede enheder, er højst sandsynligt en dødsdømt virksomhed. Dette gælder især, hvis virksomheden har til hensigt at skalere.
Jeg er forbløffet over antallet af virksomhedsejere, der ser deres skattearbejde som en vare, der skal forhandles til den laveste pris. Selv virksomhedsejere, der anerkender værdien af en overlegen skatteprofessionel, glemmer ofte at søge råd, før de træffer store, endda store, beslutninger.
Jeg er ikke skatteformidler, men det plejede jeg at være, så jeg ved lidt om dette punkt. Det er rigtigt, at der er dyre skattefirmaer, der ikke giver retfærdiggørelse for deres tjenester. Dette gælder især for beskedent rentable, kontantbaserede, ejerlignende virksomheder. Eventuelle planlægningsmuligheder, der eksisterer i disse tilfælde, vil sandsynligvis blive opvejet af de høje omkostninger ved planlægningen.
De fleste virksomheder ender dog med at skade sig selv ved ikke at investere i skatterådgivning. De betaler for denne tankegang på en af to måder:
Vær villig til at betale en præmie for en skatterådgiver, der tilføjer værdi gennem strategi. Nogle iværksættere ønsker denne ekstra værdi, men er uvillige til at betale for det. Det er en fejl, fordi de ekstra omkostninger kan være et utroligt afkast af investeringen. Som minimum vil virksomheden have nøjagtige selvangivelser, som bankfolk, investorer eller en fremtidig køber kan stole på. Det alene er meget værd.
Dette punkt er nok den nemmeste måde at direkte spilde flest penge på regnskab. Jeg lærte dette på den hårde måde i en af mine første softwaremigreringer. Migreringen mislykkedes i sidste ende og resulterede i en softwareafskrivning på $20.000. De samlede omkostninger var sandsynligvis det dobbelte, hvis du tilføjer omkostningerne til interne ressourcer og mistede muligheder.
Den oplevelse er mindre i forhold til nogle. Der er historier om millioner af dollars spildt på mislykkede ERP-implementeringer. Jeg kender til mindst ét konsulentfirma, der har en afdeling dedikeret til at hjælpe kunder og softwarevirksomheder med fejlslagne ERP-implementeringssager.
Diagram over et ERP-system. Kilde:WayZ Consulting
Hvad har disse rædselshistorier til fælles? Mangel på planlægning.
Korrekt planlægning omfatter at sikre:
Disse punkter er beregnet til virksomheder, der implementerer et tier 1- eller 2-ERP-system, men kan gælde i mindre skala, selv til entry-level-pakker som QuickBooks, Xero og Sage.
Træf aldrig, aldrig en stor softwarebeslutning på et indfald. Den mest succesrige implementering, jeg har været en del af, involverede en softwareudvælgelseskonsulent, der blev betalt $25.000 blot for at hjælpe med at vælge software og forberede organisationen til et ERP-system. Det er mere end hele omkostningerne ved softwaren i mit fejleksempel. Men i sidste ende havde vi fungerende software, der nåede vores mål, måske bedre end nogen implementering, jeg har set.
"Sådan gør du"-trinene omkring dette punkt er uden for denne artikels omfang. Men lad mig være klar – en af de bedste måder at spilde utrolig mange penge på er at træffe hurtige softwarebeslutninger og spare på forhåndsundersøgelser og planlægning.
Dette punkt kan virke ungt, men her er hvorfor det ikke er det. De fleste iværksættere forstår driftssiden af deres virksomhed særdeles godt. De kan hurtigt se, når en driftsmedarbejder ikke har det godt.
På regnskabssiden er det ikke så nemt. Hvis du ikke forstår regnskab, hvordan kan du så vide, om din controller eller bogholder ikke er kompetent?
Oven i det er der ofte flere legitime måder at gribe enhver regnskabssituation an på. Jeg finder det almindeligt, at en finansprofessionel er kritisk over for en anden fagpersons måde at gøre tingene på. Ofte er denne "måde at gøre tingene på" fuldstændig acceptabel, men den første professionelle er ikke åben nok til at værdsætte det.
Hvordan kan en iværksætter så vide, om en revisor er kompetent?
Jeg understreger ordet ydmyg . Det kan være meget ømtåleligt at have en ekstern professionel kritik af sine medarbejdere. Den outsourcede CFO må ikke være en person, der føler behov for at bevise sit eget værd ved at finde fejl. CFO'en skal også klart være mere erfaren end dine medarbejdere på højeste niveau. Det vil simpelthen ikke fungere at bringe en ligemand ind.
Den gennemgående CFO skal være villig til fuldt ud at forstå operationen, før han kritiserer den. Jeg har oplevet situationer, hvor min første reaktion var vantro over regnskabsteamets ineffektivitet og ineffektivitet, blot for at indse, efter nærmere undersøgelse, at de ikke var så langt væk, som jeg troede.
Jeg konsulterede kort for et lille byggefirma, hvis bøger var en fuldstændig katastrofe. De havde hyret et bogholderifirma til at udføre arbejdet og modtog tilsyneladende et meget dårligt medlem af holdet. Det var så slemt, at jeg foreslog, at den bedste løsning måske var at starte forfra.
Den uheldige ejer havde selv udgiften til den inkompetente hjælp, udgiften til at ordne rodet og alternativomkostningerne ved unøjagtige oplysninger. Desværre er jeg ikke sikker på, om ejeren virkelig indså, at han havde et væsentligt problem.
Du vil spilde penge på to måder med denne tilgang:
Dette punkt er en ledsager til punkt 8. En del af at ansætte kompetent hjælp er at behandle regnskabsfunktionen med respekt. Når du og dit regnskabsteam er begejstrede for at minimere dataindtastning (se punkt 4) og maksimere økonomisk planlægning og dataanalyse, bliver profitcenterkonceptet levende, og personalet føler sig bemyndiget.
Der er mindst tre måder, hvorpå udsættelse spilder penge:
Ingen er perfekte, men veldrevne operationer allokerer ressourcer til at få tingene gjort på den rigtige måde til tiden. Udsættere betaler på den anden side rigtige penge for at fodre deres vane med at udsætte.
Denne artikel begyndte med at sammenligne regnskab med broccoli – godt for dig, men frygtelig ubehageligt.
Sådan behøver det ikke være. En virksomhed, der tager den rigtige tilgang til regnskab, vil opleve, at det kan være et spændende profitcenter. Efterhånden som det bliver til virkelighed, bliver den "gode for dig"-delen af regnskabet bedre, og den ubehagelige del forsvinder.
Hvis nogen kan gøre det samme for broccoli, så lad mig det vide!