For syv år siden, da jeg første gang kom til et privat investeringsselskab, fik jeg til opgave at skabe en finansiel model for et greenfield-projekt. Resultaterne af den finansielle model skulle præsenteres for ledere og aktionærer - første gang for mig at gøre sådan noget.
Med udgangspunkt i en revisionsbaggrund oprettede jeg en detaljeret oversigtsside, der viser næsten alle antagelserne, fuld P&L, balance og pengestrømme, diagrammer og grafer for hver regnskabspostlinje og alle mulige forklaringer. Da jeg præsenterede det for lederne, kunne jeg mærke deres forvirring. De forsøgte at forstå rationalet bag hver enkelt information præsenteret på oversigtssiden. Processen viste sig at være meget ineffektiv og tidskrævende for alle.
Den dag lærte jeg, at en god økonomisk model er som et godt møbel – selvom tømreren bruger meget tid på at perfektionere hver detalje, så ser og værdsætter kunden kun det endelige produkt. Kun meget få kunder vil gerne se processen i detaljer. Disse kunder har også en tendens til selv at anmode om og undersøge sådanne detaljer. Det samme gælder for finansielle modeller. Selv når en konsulent bruger meget tid på at skabe modellen og analysen, bør vi dæmme op for ønsket om at vise al den indsats, vi lægger i vores arbejde. Vi bør snarere understrege vigtige højdepunkter i tidligere resultater og fremtidige prognoser for at gøre beslutningsprocessen lettere for brugerne.
Ud fra min professionelle erfaring med at begå fejl og finde løsninger har jeg identificeret nogle tilgængelige måder at bruge visualisering af finansielle data på, som ville gøre modeller lettere at forstå.
Udgangspunktet for at opbygge en sund finansiel model er at forstå dens formål ved at besvare følgende spørgsmål:
Finansielle modellers typer og kompleksitet varierer betydeligt fra "bagsiden af rammen"-beregninger til komplekse finansielle modeller, der meget præcist beregner fremtidige resultater, synergieffekter, stordriftsfordele osv. Typen af finansielle modelbrugere kan også være en hel anden – fra Excel-guru, der analyserer din økonomiske model for at præsentere resultaterne for deres overordnede, for kolleger fra andre afdelinger, som ikke har nogen økonomisk baggrund. Alberto Mihelcic Bazzana tilbyder tips og detaljeret vejledning om opbygning af finansielle modeller i sin artikel om avanceret økonomisk modellering bedste praksis og forklarer de forskellige typer modeller. At forstå, hvem brugeren af den økonomiske model er, vil bidrage til at gøre modellen brugervenlig, hvilket er dens ultimative mål.
Finansielle modeller kan bruges til at træffe beslutninger om at tilvejebringe finansiering eller investering, tilføje eller fjerne produktlinjer, gå ind på nye markeder eller mere simpelt værdiansætte aktiver eller investeringer ved hjælp af DCF-metoden. I de fleste tilfælde bruges modellerne til at træffe en eller anden form for finansiel og/eller strategisk beslutning, men nogle gange også til at planlægge kortsigtede og taktiske trin eller til endda at forstå arbejdskapitalvolumen under forskellige omstændigheder eller scenarier. Specialisten, der udarbejder den økonomiske model, bør huske på, hvad beslutningstageren forsøger at opnå eller løse ved hjælp af modellen. Af denne grund er visualisering af finansielle data afgørende.
Nu hvor det er klart, hvem der skal bruge modellen, og hvad brugeren forventer at opnå med den, bør konsulenten forstå, hvordan modellen kan hjælpe. Du bør forstå, hvad de kritiske antagelser er, eller hvilke resultater, der påvirker beslutningsprocessen. Er der et specifikt KPI, der er særligt vigtigt for beslutningstagning? Er der kritiske antagelser, der vil påvirke det endelige resultat? Denne forståelse vil hjælpe konsulenten til at henlede brugerens opmærksomhed på de rigtige dele af modellen, hvilket igen sparer brugeren "søgetid" og giver mulighed for en kritisk vurdering af projektet.
For at opsummere den økonomiske model på en måde, der giver brugeren mulighed for at fokusere på de vigtigste antagelser og resultater, er den bedste praksis at bruge én separat opsummeringsside eller dashboard. Opsummeringssiden bør tilbyde en logisk sekvens, dog ikke som en rapport eller et notat, der giver en forklaring ved hjælp af sætninger og afsnit. Andre teknikker bør anvendes til at vejlede læseren og hjælpe dem med at forstå årsagerne og virkningerne.
I hendes bog Storytelling with Data , Cole Knaflic forklarer i detaljer, hvordan man fokuserer publikums opmærksomhed ved hjælp af visuelle spor. Blandt andre teknikker foreslår Knaflic at bruge Gestalt Principles of Visual Perception "når det kommer til at identificere, hvilke elementer i vores visuelle billeder der er signal (den information, vi ønsker at kommunikere), og hvilke der kan være støj (rod)." Grundlagt i det tidlige 20. århundrede, foreslog Gestalt School of Psychology først "principperne for gruppering" - en teori, der antyder, at den menneskelige hjerne har en tendens til at forenkle sin opfattelse af omgivelserne. Den eksterne stimulus/objekt opfattes som en helhed snarere end en kombination af dens komponenter. Følgende principper for gruppering er nyttige at overveje, når du opretter oversigtssiden:nærhed, lighed, lukning, fælles skæbne, kontinuitet. Cameron Chapman giver en god forklaring på disse principper i hendes blogindlæg, der forklarer gestaltprincipperne for design.
Vi vil illustrere disse principper med nogle få eksempler (de data, der bruges i graferne og tabellerne er kun til demonstrationsformål):
Diagrammet sammenligner målvirksomhedens salg med dets konkurrenter. Salget er grupperet efter forskellige produktkategorier. To principper blev brugt til at gøre diagrammet lettere at læse og forstå:nærhed og lighed.
At illustrere forholdet mellem faktiske og forventede tal kunne være et nyttigt værktøj for beslutningstagere. Kontinuitet og fælles skæbne er gestaltprincipper, der kan være med til at vise et sådant forhold. Gestaltprincippet om kontinuitet forklarer, at "punkter, der er forbundet med lige eller buede linjer, ses på en måde, der følger den glatteste vej."
En stiplet linje blev brugt til at vise fremskrivninger af virksomhedens salg og skelne fremtidige budgetter fra faktiske historiske tal. Selvom der er mellemrum mellem linjerne, opfatter læseren det som en helhed.
Princippet om fælles skæbne siger "at folk vil samle ting, der peger på eller bevæger sig i samme retning." I dette tilfælde formår virksomheden at holde bruttoavancen mellem 50% og 55%. Salgsomsætning og bruttoavance går altså i samme retning. Det er lettere for læseren at opfatte og forstå en sådan sammenhæng.
Ifølge Gestalt-princippet om lukning, "hvis der mangler noget i en ellers komplet figur", har mennesker en tendens til mentalt at tilføje det. Nedenstående diagram gør det nemmere at forstå den samlede salgsvolumen, bruttoavance og nettofortjeneste for den seneste periode. Selvom det kun viser bruttoavance- og nettofortjenesteområderne, kan læseren "forestille sig", at salgsområdediagrammet starter fra nulpunktet og fortsætter ovenover.
Det er ikke nødvendigt altid at bruge grafer og diagrammer til at illustrere forventede resultater eller centrale antagelser i den finansielle model. Nogle gange (hyppigere end du måske tror), er det bedre at bruge en simpel tabel med betinget formatering eller endda en enkelt fremhævet celle.
Disse tabeller giver en følsomhedsanalyse af hotellets salgsvolumen for stabiliseringsåret (i dette tilfælde år 4 siden opstart af driften). Følsomhedsanalysen er bygget på to variabler:belægning og ADR (Average Daily Rate). Ledelsens mål er at opnå en omsætning mellem $8 mio. og $9 mio. Ved blot at tegne en linje for målsalgstallene kan læseren nemt navigere gennem tabellen og forstå, hvad de vigtigste drivkræfter for dette mål bør være.
Der er et par enkle felter, du skal tjekke for at gøre den økonomiske model og visualiseringen nem at navigere og forstå:
Disse diagrammer repræsenterer de samme tal – hotelbelægningstendenser i de sidste 10 år – men diagrammet til højre har en ændret lodret akse. Den lodrette akse viser området mellem 45 % og 75 %. Som et resultat af denne modifikation viser diagrammet en stejl stigning fra og med 2016. Faktisk er stigningen fra år til år i denne periode 2-3 % (hvilket også er et godt resultat!). Ved at fjerne 0%-aksepunktet bliver billedet noget forvrænget. Hvis vi bruger mere ansvarlig formatering, bliver det tydeligt, at tendensen er mere "stabil" end "stigende". Af samme grunde skal du undgå at bruge 3D-diagrammer. At se på 3D-diagrammer, især med perspektiv, gør det ofte svært at se den reelle sammenhæng mellem flere sæt data.
Brug farver sparsomt og konsekvent i diagrammer og grafer. Du skal huske, at formålet med diagrammet er at henlede brugerens opmærksomhed på en bestemt del. I stedet for at have hele spektret af regnbuefarver, prøv at skelne baggrundsinformation fra hovedbudskabet. Som Knaflic udtrykker det, "fremhæv de vigtige ting, eliminer distraktioner og skab et klart hierarki af information". Det er også vigtigt at bruge samme farve og format til samme formål og være konsistent - hvis du f.eks. beslutter dig for at vise historiske salg med en orange linje og projektioner med en stiplet blå linje, skal du også bruge de samme farver til at illustrere andre data. Dette princip blev brugt under oprettelsen af de grafer, der blev brugt i hele artiklen. Fremtidige fremskrivninger præsenteres med en stiplet linje, uvæsentlige data er angivet i gråt på diagrammerne, og virksomhedens blå og grønne bruges til at henlede læsernes opmærksomhed på den højre del af diagrammerne, mens teksten i alle diagrammer har samme format, størrelse og farve.
Tag i betragtning, at forskellige farver har forskellige betydninger i forskellige kulturer og situationer. Undersøg godt organisationens kultur. Brug om muligt firmafarver.
Søjlen i den bedste praksis for datavisualisering i finansielle modeller er at lave modeller og grafer med deres formål for øje. Forstå af hvem, hvad til, og hvordan modellen og visualiseringen vil blive brugt. Husk altid at skubbe irrelevant information i baggrunden og fremhæve kun de vigtige dele af modellen. Du kan oprette et kraftfuldt værktøj til at henlede brugerens opmærksomhed på de rigtige problemer og hjælpe dem med at stille de rigtige spørgsmål og træffe den rigtige beslutning. At give den rigtige retning til processen er en meget bedre følelse end blot at vise, hvor meget tid og kræfter der blev brugt på at forberede dette værktøj. Af denne grund er det vigtigt at bruge teknikker til visualisering af finansielle data.