En gennemtænkt forretningskontinuitetsstrategi kan hjælpe virksomheder med ikke kun at overleve, men også trives efter en krise. Operationel forretningskontinuitet er ikke længere noget, der skal skydes for, men derimod et emne, der fortjener seriøs diskussion. Cirka 40 % af virksomhederne genåbner ikke efter en katastrofe, ifølge Federal Emergency Management Agency (FEMA)

Her er fem trin, du kan tage for at beskytte din virksomhed mod den næste krise.

Sætning af en operationel forretningskontinuitetsplan

Vent ikke på endnu en krise, før du udvikler en operationel forretningskontinuitetsplan. At have en plan på plads giver mulighed for en effektiv tilbagevenden til arbejdsprocessen, når krisen aftager. Det giver også retningslinjer for, hvordan man håndterer enhver skade i kølvandet på katastrofen.

Selvom organisationer kan implementere disse planer alene, hjælper det ofte at hente en strategikonsulent med et udefrakommende perspektiv og en dyb erfaringspool af, hvordan succesfulde forretningskontinuitetsplaner bliver til virkelighed.

Virksomheder udstyret med sådanne planer er mere modstandsdygtige end enheder uden beredskabsplaner og har en bedre chance for at komme sig efter min erfaring. Desuden har de en tendens til at genopstå hurtigere end deres konkurrenter.

Så hvad er involveret i at sammensætte en operationel forretningskontinuitetsplan? Et omfattende beredskabsplanlægningsprogram er defineret af tre elementer:

1. Nødberedskab
2. Krisehåndtering
3. Forretningsgenoprettelse og genoptagelse

Strukturen af ​​denne plan bør omfatte følgende fem kernetrin:

1. Etabler omfanget af den foreslåede plan
   I dette trin er hovedfokus at etablere et specifikt fokus og identificere krisehåndteringsteamet, teknologigenopretningsteamet og forretningsgenopretningsteams, der vil arbejde på at implementere forretningskontinuitetsplanen. Dette team vil være ansvarligt for at udforske forskellige veje for at se, hvordan virksomheden bedst muligt kan beskytte medarbejdere, leverandører og kunder, såvel som forretningsdrift under en katastrofe.
   
2. Definer de vigtigste forretningssektorer
   Hvor mange afdelinger eller sektorer består organisationen af? IT, salg, regnskaber, menneskelige ressourcer, backoffice og front office – hver af disse sektorer skal defineres og skitseres, så der kan udvikles en svarprotokol for hver af dem.
   
3. Udfør en forretningskonsekvensanalyse (BIA)
   En forretningskonsekvensanalyse (BIA) udføres for at forudse eventuelle potentielle påvirkninger af kritiske forretningsaktiviteter. Forretningskonsekvensanalyse kan lettes ved at stille følgende tre spørgsmål:
   
   • Hvad er de prioriterede aktiviteter, der er kritiske for organisationens kernedrift?
     
   • Hvad er de ressourcer, der skal skaffes for at genoptage disse prioriterede aktiviteter? Dette omfatter både interne og eksterne ressourcer såsom varebeholdninger, køretøjer og personale.
     
   • Hvad er den maksimale periode, som forstyrrelser i forretningsdriften kan tolereres? Dette særlige spørgsmål identificerer tidsrammen for de prioriterede aktiviteter, der skal genoptages.
     
     Når disse spørgsmål er blevet besvaret, er det tid til at vurdere de eksterne risici, der kan påvirke virksomheden. Når dette er gjort, er det lettere at arbejde sig igennem de forskellige typer katastrofer, som virksomheden kan stå over for.
     
4. Udvikl strategier baseret på de indsamlede oplysninger
   Med de data, du har indsamlet under denne due diligence-proces, bliver det muligt at komme med strategier til at hjælpe virksomheden med at tackle enhver nødsituation og genoptage driften effektivt bagefter.
   Dette er måske et af de vigtigste stadier, da det kræver omfattende forskning og undersøgelse af andre organisationers kontinuitetsstrategier. At have et referencepunkt fra andre virksomheder, især dem, der har klaret tidligere tilbageslag, vil vise sig uvurderligt.
   
5. Opret en holdbar kontinuitetsplan for at vedligeholde driften
   Når forretningskontinuitetsplanen er lagt og tydeligt skrevet, er det bydende nødvendigt, at den testes. Dette involverer udførelse af øvelser og simulerede katastrofebegivenheder for at se områder af virksomheden, der har brug for yderligere forbedringer og planlægning.
   I en usikker verden vil en forretningskontinuitetsplan være med til at beskytte din virksomhed og dens interesser.

Afprøvning af forretningskontinuitetsplanen

En omfattende forretningskontinuitetsplan, der er blevet afprøvet og testet, vil forberede dig på det uventede. Det hjælper dig med at øve dig i at arbejde eksternt, arbejde i andre omgivelser og måske arbejde uden kritisk personale.

Test hjælper dig med at tjekke systemer som f.eks. gendannelse af datasikkerhedskopi. Derudover vil testning af din plan afsløre huller eller svage punkter og give dig uvurderlig indsigt i, hvordan du bedst kan forfine og styrke planen fremover. Endelig kan demonstration af strenge test hjælpe din virksomhed med at få en ordentlig forsikring.

Så hvordan går du frem for at teste din virksomheds kontinuitetsplan?

1. Gennemgå BCP med medarbejderne
   At gøre dine medarbejdere opmærksomme på forretningskontinuitetsplanen er afgørende. De fleste BCP'er fejler på grund af, at medarbejdere ikke kender de protokoller, de forventes at følge i tilfælde af en katastrofe. Skitsér målene for simuleringsøvelsen og få dem til at forstå, at dette er mere end en øvelse. Deres roller og ansvar skal forklares tydeligt for at undgå undskyldninger under evalueringen. Det er også en god idé at inkludere partnere og leverandører i simuleringen.
   
2. Beslut dig for et tidspunkt til at teste planen
   Med personalet briefet om deres forretningskontinuitetsroller og -ansvar, er det tid til at vælge et tidspunkt til at udføre testøvelsen. Afhængigt af, hvad teamet, der har ansvaret for at implementere denne øvelse, har besluttet, kan denne simulering tage alt fra en dag til et par uger. Nøglen er ikke længden af ​​tid, men at måle organisationens beredskabsniveau og medarbejdernes svar.
   
   Gode ​​dage til at planlægge simulationsøvelser er fredag ​​og lørdag. Hvis du planlægger blot at afholde bordsessioner med din øverste ledelse og personale, kan du ønske at udføre disse i weekenden. Gennemgangene kan derefter afholdes i løbet af ugen uden at forstyrre den normale forretningsdrift.
   
3. Simuler en katastrofesituation
   Katastrofer kan komme i enhver form - oversvømmelser, tornadoer, orkaner, cyberangreb, børskrak eller globale pandemier som det nuværende COVID-19-udbrud. Vælg en af ​​disse og lav en simulering, som du præsenterer for medarbejderne. De forventes at tage denne øvelse, som om den rent faktisk sker. Deres svar skal være i overensstemmelse med, hvad der er blevet fastlagt i forretningskontinuitetsplanen.
   
   Overvåg den tid det tager at få situationen under kontrol. Hvis din organisation er afhængig af andre virksomheder for kritiske funktioner såsom it-systemer, kan du medtage dem i denne simuleringsøvelse, så du også kan måle deres beredskab. Hvor ofte skal en fuld simulering udføres? Mindst en gang om året. Du kan bruge forskellige scenarier, så du kan teste en række potentielle problemer.
   
4. Evaluer testøvelsen
   Når testperioden er slut, skal du samle alle til en evalueringssession. Lad medarbejderne tale. Lyt til feedbacken, det vil hjælpe dig med at finjustere forretningskontinuitetsplanen. Områder, der stadig mangler at blive poleret, vil komme i forgrunden, og de strategier, der fungerede godt, vil også blive fremhævet. Nogle gange kan det være nødvendigt at ombytte forskellige personers ansvar i teamet for at få et bedre resultat.

Best Practices for Business Continuity Plan

Rejsen til at udvikle en god forretningskontinuitetsplan suppleres af følgende bedste praksis:

1. Har en erfaren sponsor
   Enhver virksomhed, der planlægger at udarbejde en forretningskontinuitetsplan, ville gøre klogt i at arbejde med et erfarent team, der kan bygge, gennemgå og hjælpe med test af BCP. Nogen skal ideelt set være ansvarlig for eller overvåge hele denne proces.
   
2. Vælg en strategisk politik
   En strategisk politik vil vejlede beslutninger og vil fungere som en køreplan på vejen frem. Medarbejderne skal have en kopi af politikken sammen med den fulde forretningskontinuitetsplan for at blive fortrolig med. Ideelt set bør alt lægges ind i en manual, som medarbejderne modtager som en del af deres løbende uddannelse.
   
3. Arbejd med en metode
   Hvilke systemer og metoder vil du bruge til at udføre din forretningskontinuitetsplan fra dens start til test? Metoden skal være klar og let at følge. En god metode vil blive værdsat af revisorerne, som vil vurdere din forretningskontinuitetsplan. For eksempel er det bydende nødvendigt at forstå den operationelle proces, der kræves for at starte, gennemføre og administrere et salg, så virksomheden i tilfælde af forretningsforstyrrelser straks kan identificere og løse de huller, der skabes. Metoden skal være så tæt på stenen som muligt for at give alle medarbejdere mulighed for at drive forretning på samme måde, mens ledelsen altid arbejder på at forfine processen for at gøre den mere effektiv og strømlinet.
   
4. Anvend regelmæssige vurderinger
   Den eneste måde at evaluere din virksomheds kontinuitetsplan på er gennem nøje gennemtænkte vurderinger. Disse vurderinger er en måde at måle dit beredskab som virksomhed. Det er godt at foretage regelmæssige risikovurderinger, måske endda en gang hvert kvartal. Disse behøver ikke at involvere alle medarbejdere. Du kan blot samle teamledere fra forskellige afdelinger eller afdelinger.
   
5. Implementer hyppige tests
   At træne eller teste planen, så du ved, hvor godt den vil fungere, når tiden kommer, er en af ​​de bedste fremgangsmåder, du kan implementere. Udfør en række øvelser mindst én gang hvert kvartal ved hjælp af forskellige scenarier for at holde dine medarbejdere opdateret på, hvad der forventes af dem under katastrofer.
   
6. Planlæg rapporterings- og feedbacksessioner
   Der skal også være en indberetningsprotokol på plads. Hvordan rapporterer det team, der koordinerer og kører med dette projekt, til ledelsen? Efter udvikling og afprøvning af planen skal der sendes en rapport til ledelsen for at opsummere organisationens beredskabsniveau givet en nødsituation.

Konklusion

Min erfaring er, at jo bedre defineret og mere testet din virksomheds kontinuitetsplan er, jo større er dine chancer for at komme sig effektivt og beskytte dine medarbejdere, kunder og forretningsdrift.

Alle, der arbejder i organisationen, bør være opmærksomme på forretningskontinuitetsplanen og deres rolle i genopretning efter katastrofe. Ingen er fritaget. Deltagelse på alle niveauer giver mulighed for et hurtigere opsving og glidende overgang til en ny fase af forretningsdriften.