Et omhyggeligt udformet brev er altafgørende, hvis du forventer at få refunderet et større køb som en bil. Dit krav om refusion omhandler det grundlæggende spørgsmål om kundeservice. Hvis bilforhandleren værdsætter kundeservice, og du har et berettiget krav på refusion, bør det imødekomme din anmodning.

Trin 1

Kontakt bilforhandleren. Forklar karakteren af ​​dit opkald og få et kontaktnavn til den person, der håndterer kundeserviceproblemer såsom refusioner. Informer forhandleren om din hensigt om at kræve en refusion og hvorfor. Dette giver virksomheden besked, så den er opmærksom på dit krav. Brug takt, hvis du fornemmer, at det potentielt kan blive omstridt at bede om refusion. Den sidste ting, du vil gøre, er at formindske dine chancer for at modtage en refusion på grund af dårlig opførsel.

Trin 2

Brug et forretningsformat til at oprette overskriften på dit brev. I et forretningsformat er dette dit navn, adresse og dato øverst på siden. Overskriften skal se sådan ud:

Dit navn Din vejadresse Din by, stat Postnummer Din e-mailadresse (hvis du har en) Dato

Trin 3

Opret den indvendige adresse, som indeholder for- og efternavn på den person, du skriver til. Den indvendige adresse følger samme format som din overskrift:

For- og efternavn på kontaktperson hos bilforhandleren Deres gadenavn By, delstats postnummer

Afstanden er vigtig. Ideelt set bør der ikke være mere end to linjemellemrum mellem overskriften og den indvendige adresse.

Trin 4

Opret hilsenen, som er der, hvor du henvender dig til personen i brevet. Standardhilsenen er:"Kære hr. (fru) fulde navn:" I modsætning til et venligt brev skal du sørge for at bruge personens for- og efternavn i forretningsbrevet, hvilket kræver en formel hilsen.

Trin 5

Skriv (eller skriv) bogstavets brødtekst. Det er her du gør din hovedpointe. Adskil bogstavets krop i tre dele:begyndelsen, midten og slutningen. Introducer dig selv ved at bruge dit fulde navn, og hvorfor du skriver brevet:at bede om refusion. Indryk ikke, fordi forretningsbreve følger et blokformat.

Trin 6

Angiv hvorfor du fortjener en refusion i den midterste del af brevets brødtekst. Dette er et overbevisende brev, som er professionelt og passioneret. Angiv grunden til, at du mener, at du fortjener en refusion efter din introduktion. Blot at bede om tilbagebetaling uden forklaring vil højst sandsynligt falde for døve ører. Medtag alle relevante oplysninger og kopier af understøttende dokumentation, såsom navne på personer, du har talt med, og din salgskvittering. Afslut brødteksten ved at takke kontaktpersonen og inkluder dit telefonnummer og det bedste tidspunkt at nå dig på.

Trin 7

Luk brevet med "Med venlig hilsen", og underskriv dit navn nederst i brevet. Hvis du har skrevet brevet, skal du også skrive dit fulde navn under din underskrift.

Tip

Forstå bilforhandlerens tilbagebetalingspolitik, før du skriver dit brev. Dette skulle hjælpe dig med at skræddersy brevet til at indeholde specifikke punkter, der omhandler en refusion. Få det fulde navn på enhver person, som du har talt med personligt eller over telefonen. Inkluder navnene på disse personer i dit brev. Vær så detaljeret som muligt og undgå at bruge slang eller være for ordrig. Dit forretningsbrev skal være kortfattet og præcist. Til sidst skal du læse korrektur på dit brev for at undgå tastefejl og grammatiske fejl. Overvej at få en anden person til at læse brevet for en anden mening og et nyt sæt øjne. Et maskinskrevet brev kan være mere effektivt til at få de ønskede resultater og er professionelt udseende. Du bør bestemt skrive bogstavet, hvis du har dårlig håndskrift.

Advarsel

Du skal muligvis gøre flere forsøg på at få en refusion fra bilforhandleren, herunder flere breve og telefonopkald. Giv ikke op efter første forsøg. Oprethold en registrering af datoer, tidspunkter og samtaler med personalet, herunder deres navne.