En husejerforening skriver, ændrer og håndhæver regler, der har at gøre med brug, vedligeholdelse og forsikring af fællesarealerne i en ejerlejlighed, rækkehus eller boligdeling. Det fungerer i henhold til vedtægter og et registreret sæt af underinddelingsregler, almindeligvis i form af CC&R'er eller koder, pagter og begrænsninger. Hver gang en underafdeling skifter hænder, udarbejder HOA kopier af alle relevante dokumenter til overførsel til den nye ejer. For dette opkræver HOA eller dets administrationsfirma et gebyr.
Købekontrakten for ejendommen identificerer, hvem der betaler HOA-dokumentet og overførselsgebyrer, som nogle gange er separate og nogle gange kombineret til ét gebyr. Nogle steder kræver lokal skik, at enten køber eller sælger betaler, men skik og brug behøver ikke at være den dikterende faktor. Køberne kan frit afgive et købstilbud til sælgerne og foreslå den ordning, de ønsker. Sælgerne kan underskrive købskontrakten med forslaget intakt, kan skrive et modtilbud, der flytter ansvaret for betalingen, eller de kan helt afslå tilbuddet, selvom det sandsynligvis ikke kun vil være over HOA-gebyrerne.
Mens ansvaret for at betale HOA-gebyrerne er præciseret i købskontrakten, er selve gebyret ikke almindeligvis opført, fordi det ikke er under hverken købers eller sælgers kontrol. HOA eller dets administrationsfirma udfører arbejdet og fastsætter også gebyret. I mindst én stat – Californien – er der ingen grænse for, hvor højt dette gebyr kan gå. Almindeligvis nævnte gebyrer varierer fra $100 til $400; en kilde angiver en gennemsnitlig pris på $225 til $250, fra 2007.
Især hvis sælgeren er meget fortrolig med HOA's journalføringsprotokoller og har tillid til deres forståelse af dokumenterne, vil sælgeren måske selv samle et sæt af alle relevante HOA-dokumenter. Fordelen ved at gøre dette er, at der ikke vil være noget gebyr for dokumentoverførsel fra HOA, selvom det stadig kan opkræve den part, der kommer ind på dets kontor, for at levere kopier af dokumenter, de ikke allerede har. Ulempen er, at hvis nogen dokumenter utilsigtet udelades, kan den part, der leverer dem, bære et vist ansvar.
Som enten køber eller sælger, hvis du er bekymret for lukkeomkostninger og ønsker at holde dem inden for et bestemt interval, kan du overveje at skrive et loft ind i købsaftalen. Som køber i et samfund, hvor køberen typisk betaler HOA-overførselsgebyrer, skal du tilbyde at betale gebyrerne op til en bestemt grænse og skrive i kontrakten, at sælgeren vil betale alt ud over dette beløb.