Udlejere og ejere af ejendomme vil bede potentielle lejere om at ansøge om den ledige lejeplads for at vurdere hver enkelt ansøger, før der gives en lejekontrakt. Når lejeansøgningen er udfyldt og indsendt, vurderer udlejer ansøgningen og afgør, om ansøger økonomisk har råd til at bo i lokalerne. At underskrive lejeansøgningen skaber ikke en bindende aftale.
Lejeansøgningen er ikke en bindende aftale mellem udlejer og den potentielle lejer. Det er blot en applikation, som udlejer bruger til at scanne og vurdere hver person, der ønsker at flytte ind i det rum, der udlejes. Ansøgningen kræver, at den potentielle lejer giver aktuelle beboeroplysninger, beskæftigelsesoplysninger, brutto månedlige indkomsttal og oplysninger om ægtefæller eller børn, der skal flytte ind i rummet. Nogle leasingapplikationer kræver også oplysninger om køretøjer og aktiver.
Leasingansøgere skal være opmærksomme på det med småt i slutningen af ansøgningsdokumenterne. De juridiske oplysninger vil forklare, hvad der forventes af ansøgerne. For eksempel lyder det med småt på Rentannapolis hjemmeside, at ansøgningen kun vil blive brugt som grundlag for lejeaccept. At underskrive ansøgningen gør den ikke bindende, men det indikerer, at alle de oplysninger, der gives indeni, er sande og nøjagtige.
Udlejer meddeler ansøger, hvis ansøgningen er godkendt. Udlejeren præsenterer ansøgeren for en formel lejekontrakt eller kontrakt, som skal underskrives af alle juridiske voksne, der skal bo i rummet. Hvis ansøgningen afvises til fordel for en anden ansøger, får ansøgerne besked, og ansøgningen afvises.
Lejeaftalen eller kontrakten, som udlejer tilbyder, når ansøgningen er godkendt, er et juridisk bindende dokument. Den bliver juridisk bindende, når den er underskrevet af ansøgere og udlejer. Aftalen skitserer vilkårene og betingelserne for lejemålet, herunder respekt for andre beboere i komplekset, betaling af et månedligt lejetal og vedligeholdelse af ejendommen. Det forklarer også, hvilke ting udlejer er ansvarlig for, og hvad lejerne er ansvarlige for.
Da lejeaftalen er bindende, skal både udlejer og lejer overholde de heri skitserede vilkår og betingelser. Hver af parterne kan anlægge sag, hvis kontrakten ikke overholdes eller opretholdes.