At stå i spidsen for en ejerlejlighedsforening er ikke nogen nem opgave. Som administrerende person eller virksomhed er du generelt ansvarlig for vedligeholdelse af bygninger, pools og andre fællesarealer. Du er også nødt til at håndhæve reglerne om, hvad boligejere kan gøre med deres ejendom, og det kan forårsage meget kontrovers. Husejere betaler alt fra $100 til $10.000 om året for at leve i et administreret fællesskab, ifølge CNNMoney.com, og dette skaber et enormt pres på foreningen for at være økonomisk ansvarlig, opfylde vedligeholdelses- og renlighedsstandarder og forbedre den samlede værdi af ejerlejligheder.
Identificer de nøgleoperationer, som du vil være ansvarlig for. Ved hjælp af tekstbehandlingssoftware dokumentere ejerlejlighedsforeningens pligtområder. Disse kan omfatte:vedligeholdelse af bygninger, landskabspleje, pools, rekreative rum og andre offentligt fælles faciliteter; afhentning af affald; nødoprydning, såsom sne eller is, og bygningssikkerhed. Læg mærke til andre områder af ledelsen, såsom håndhævelse af fællesskabsregler for husejerne, besvarelse af klager, afholdelse af regelmæssige foreningsmøder og opkrævning af månedlige eller årlige gebyrer.
Bestem den mandskab, der er nødvendig for at drive anlægget. Opbyg relationer med lokale leverandører for at levere vedligeholdelsestjenesterne. Vær forberedt på at ansætte advokat, hvis der skulle opstå retssager.
Planlæg det årlige budget omhyggeligt. Opret en skabelon i et regnearksprogram, såsom Microsoft Excel. Begynd med det største niveau af reparationer - såsom tagudskiftninger - og allok derefter passende til rengøringstjenester, asfaltudskiftning, landskabspleje, skadedyrsbekæmpelse, opvarmning og aircondition, udvendig maling og mere. Undersøg alle enheder for at bestemme, hvad der er nødvendigt, og lad reserver tage højde for naturkatastrofescenarier.
Dokumenter et sæt reparations- og vedligeholdelsesstandarder. Dette er afgørende for planlægning af langsigtet vedligeholdelse af typisk bygningsdrift. Tænk på, hvad der er "ren". Sæt en standard for, hvad du anser for nødvendigt for at planlægge skadedyrsbekæmpelse, varme/klimaanlæg og anden regelmæssig vedligeholdelse. Ved at tage stilling til, om visse reparationer haster, mindsker du chancen for, at du overskrider dit budget. Dette giver dig også mulighed for at fokusere på de væsentlige operationer, der er nødvendige for at drive fællesskabet.
Vær så diplomatisk som muligt over for husejerne. Tvister om foreningens regler kan hurtigt føre til juridiske kampe. Foreningsmøder er åbne fora for boligejere til at rejse spørgsmål. Når klager rejses personligt eller skriftligt, skal du svare på en effektiv og respektfuld måde.
Dokumenter og evaluer alle operationer med jævne mellemrum. En årsafslutningsevaluering af dit budget og din drift hjælper dig med at afgøre, hvad der har virket, og om du skal ændre din tilgang næste år. Opbevar alle vedligeholdelseskvitteringer, juridiske kontrakter, forsikringsoplysninger og finansielle poster sammen i et organiseret arkiveringssystem til fremtidig reference.
Hvis dit samfund har 30 eller flere enheder, kan det være fornuftigt at ansætte et ejendomsadministrationsfirma, da det vil være svært for en person effektivt at administrere alle lejlighedsdrift.
Overvej medlemskab af Community Associations Institute (CAI). Denne nationale organisation leverer uddannelsesressourcer, nyhedsbreve, workshopmuligheder og andre værktøjer til at administrere ejerlejlighedsforeninger.
Du kan blive udsat for dyre sagsanlæg, hvis du undlader at holde trit med byggeregler eller ikke fører en nøjagtig fortegnelse over økonomisk aktivitet.
Tekstbehandlingssoftware
Regnearkssoftware
Arkivskab