At skrive et passende brev til din udlejer er ikke meget anderledes end at skrive andre typer forretningsbreve. Dine breve skal kommunikere, på en civil og høflig måde, dine bekymringer og dine håbede beslutninger. Et velskrevet brev kan hjælpe dig langt med at løse eventuelle problemer, du måtte have med din udlejer, og kan endda forbedre dit forhold.
At skrive et vigtigt brev til nogen kræver forudgående forberedelse. Dette gælder især, hvis du har et antagonistisk forhold til din udlejer, eller hvis du klager over et alvorligt, uløst problem. Skriv aldrig, når du er vred. Vent til du er rolig, før du skriver. Hvis du skriver om et problem, der er dækket af din lejekontrakt eller statens udlejer-lejerlove, skal du gennemgå begge dele, før du skriver. Dit brev vil være mere overbevisende, hvis du kan citere juridiske vedtægter eller lejeklausuler for at retfærdiggøre dine anmodninger.
Sørg for, at din udlejer ved, hvem han hører fra, ved at inkludere dit navn og adresse i dit brev. Hvis du er i en bygning eller et kompleks, der har et navn, så brug det også. Hvis du vil have et hurtigt svar fra din udlejer, skal du inkludere dit telefonnummer og din e-mailadresse og fortælle din udlejer, hvornår det er bedst at ringe til dig.
Forklar tydeligt formålet med brevet og hvilken handling, hvis nogen, du ønsker, at din udlejer skal foretage. Hvis du anmoder om en reparation, så angiv dette i dit brev og lad din udlejer vide, hvornår det ville være et godt tidspunkt at planlægge et vedligeholdelsesbesøg. Hvis du informerer udlejeren om, at du ikke vil forny din lejekontrakt, så forklar dette i de første par sætninger, og oplys derefter din udlejer om din fraflytningsdato og din nye adresse, så han ved, hvor han skal sende dit depositum.
Det er nemt at blive frustreret over en udlejer, der ignorerer gentagne anmodninger om reparationer eller nægter at forholde sig til støjende naboer. Alligevel er det vigtigt at være høflig og rimelig. Din udlejer kan betragte uhøflighed eller sarkasme som en begrundelse for at ignorere dit brev eller endda ikke forny din lejekontrakt. Tag en "bare fakta"-tilgang, når du adresserer dine bekymringer og anmoder om løsninger.
Stave- og tegnsætningsfejl skader dit brevs troværdighed. Gennemgå dit brev og læs det højt for at sikre, at det flyder godt. Bed en ven eller et familiemedlem om at læse brevet. Hun kan spotte fejl, som du gik glip af, og give dig feedback på klarheden og tonen i dit brev.
Certificeret post giver dig bevis for forsendelse og bevis for levering eller forsøg på levering. At have bevis for din kommunikation kan være nyttigt, hvis situationen eskalerer. Nogle steder skal du bruge bekræftet post, når du sender bestemte typer breve til din udlejer. For eksempel i Maryland har en lejer ret til at være til stede ved sin udlejers fraflytningsinspektion, hvis han meddeler sin udlejer sin nye adresse via bekræftet post 15 dage før flytning.