En hovedbog giver dig mulighed for at se alle dine finansielle transaktioner på ét sted. Hovedbogen er det centrale dokument i regnskabet, hvor du registrerer alle transaktioner. I et manuelt system registreres posteringer i finanskladden og bogføres derefter i hovedbogen. I et automatiseret system foregår den samme proces, men du indtaster blot transaktioner og softwaren bogfører posteringerne automatisk i hovedbogen. Den første kolonne i en tre-kolonne hovedbog er debetkolonnen, den anden kolonne er kreditkolonnen, og den tredje kolonne er saldokolonnen.
Registrer posteringen på den korrekte finanskonto afhængigt af hvilken type transaktion det er. Registrer f.eks. forbrugsvarer købt på kredit på forsyningsregnskabskontoen og kreditorkontoen.
Debiter en konto og krediter en konto for hver transaktion. Kontoklassifikation styrer, hvilke transaktioner du debiterer, og hvilke transaktioner du krediterer. Konti klassificeres som aktiver, passiver, egenkapital, indtægter eller omkostninger. Aktiver er ting, du ejer; forpligtelser er ting, du skylder; egenkapital er, hvad ejeren ejer eller skylder; indtægt er indkomst tjent; og udgifter er forbrugsvarer, der er en del af udgifterne til at drive en virksomhed. For eksempel er forsyninger udgifter og stiger med en debitering. Kreditorer er en passivkonto, der stiger med en kredit.
Lad os sige, at du køber forsyninger til en pris af 2.500 USD med 30-dages tilbagebetalingsbetingelser. Forøg udgiftskontoens forsyninger med $2.500. Forøg passivkontoen, Kreditorer, med 2.500 USD, fordi du nu skylder 2.500 USD.
Forøg Supplies-kontoen Dato:27/09/2009 Beskrivelse:Supplies Debet (kolonne 1):2.500 Kredit (kolonne 2):[tom] Løbende saldo (kolonne 3):2.500
Forøg kreditorkonto Dato:27/09/2009 Beskrivelse:Supplies Debet (kolonne 1):[blank] Kredit (kolonne 2):2.500 Løbende saldo (kolonne 3):(2.500)
For mindre end $50 kan du købe finansiel software, der vil håndtere opgaven med at oprette hovedbogen, mens du indtaster transaktioner. For en elektronisk hovedbog skal du bruge regnearkssoftware. Noget regnearkssoftware er tilgængeligt gratis, herunder OpenOffice Calc og Google Docs Spreadsheet.
I regnskabet skrives negative tal som -### eller (###).