En personlig hovedbog fungerer på samme måde som et checkhæfteregister. Den grundlæggende personlige hovedbog bruger et enkelt bogføringssystem, hvor indtægter og udgifter håndteres fra en enkelt konto. Der tillægges indtægter, som krediterer kontoen, mens udgifter trækkes på kontoen. Ledgers kan købes eller oprettes ved hjælp af computersoftware. To kolonner er nødvendige for, at en basisbog kan indtaste transaktionsdatoer og beskrivelser, og yderligere to kolonner for kreditering og debet.
Notér datoen for transaktionen i den første kolonne. Datoen er skrevet til venstre, så transaktionshistorikken nemt kan gennemgås efter dato. Vælg en datoregistreringsstil, og hold dig til den for hele hovedbogen. Hvis f.eks. år, måned og dag er skrevet i den rækkefølge, skal du fortsætte med det for at undgå forvirring, når du søger efter en transaktion senere.
Registrer en beskrivelse af transaktionen til højre for datoen i samme række. Beskrivelsen skal være kort, men stadig give tilstrækkelig information til at vide, hvad transaktionen var. For eksempel "Benzin Phoenix, AZ."
Bestem, om den registrerede vare er en kredit eller en debet. En kredit tilføjer midler, mens en debet trækker dem fra. I dette eksempel er en benzinudgift en debet, og beløbet vil blive registreret i venstre kolonne. Hvis varen er en kredit, skal du springe over debetkolonnen og registrere beløbet i næste kolonne.
Bestem en regnskabsperiode for at balancere hovedbogen, f.eks. månedligt. Ved slutningen af hver regnskabsperiode opgøres hovedbogens krediteringer og debiteringer. Sammenlign totalerne med kontoudtog, kvitteringer eller andre former for finansielle poster for at sikre, at finanskontoen er nøjagtig og opdateret, vil alle aktuelle finansielle oplysninger.
Overfør saldoen på kontoen til den nye regnskabsperiode. Skriv overførselssaldoen i højre kolonne, da overførselssaldoen betragtes som en kredit.