I en perfekt verden ville hvert produkt og hver tjeneste fungere uden fejl, og ordet "refusion" ville ikke have nogen plads i ordbogen. Det er desværre ikke tilfældet, og produkter og tjenester, der ikke opfylder kundernes behov, kræver refusion. Når du skriver et refusionsbrev til en sælger, skal du forblive professionel og høflig, hvis du forventer at modtage en refusion i tide. Det er den bedste måde at forklare, hvorfor du føler, at en refusion er i orden.
Henvend dig professionelt til virksomheden eller personen, og forklar derefter med det samme, hvem du er og din situation. For eksempel "Kære XX-firma, jeg hedder John Smith, og jeg har for nylig købt en ny jakke af dig."
Forklar, hvorfor du mener, at en refusion er nødvendig. Angiv problemerne med tjenesten eller produktet, og hvordan det er umuligt for dig at beholde produktet eller fortsætte tjenesten. Hvis du f.eks. ejede et elektronisk hundehalsbånd, kunne du skrive:"Halsbåndets kroge er faldet af. Jeg kan ikke fastgøre halsbåndet til min hund i dens nuværende stand og vil gerne have pengene tilbage."
Fortæl virksomheden eller personen, at du ikke har interesse i en erstatning. Sælgere vil ofte forsøge at erstatte din vare eller udvide din service gratis, hvis du ikke er tilfreds med produktet. Hvis du ønsker en kontant refusion, skal du udtrykkeligt angive, at du ønsker en refusion, intet andet.
Medtag alle love, der garanterer din refusion. For eksempel har stater generelt love, der beskytter en lejers depositum, hvis han er kvalificeret til en refusion.
Forklar sælgeren, at du vil returnere produktet, efter din refusion er garanteret, hvis du anmoder om en refusion for en fysisk vare.
Angiv dit telefonnummer og din adresse nederst i brevet. Bed sælgeren om at kontakte dig hurtigst muligt. Underskriv brevet og send det.
Kontakt sælger syv til 14 dage efter afsendelse af brevet, hvis du ikke har modtaget svar. Ring til sælgeren, hvis du har telefonnummeret; ellers send et nyt brev.