Hvis du står i en tvist med en virksomhed eller tjenesteudbyder og ikke føler, at du skal betale den regning, er det vigtigt at fortælle den anden part hvorfor. At skrive et brev får alt på journalen og undgår den forvirring, som et telefonopkald kan skabe, hvis sagen senere ender i retten. Vær klar, professionel og kortfattet i dit brev med afslag på at betale, med detaljer om, hvad problemet er, og hvorfor du tager denne handling.
Formater dit dokument som et forretningsbrev, adresseret til virksomhedens ejer, din kontoadministrator eller den specifikke afdeling, du har en tvist med. Sørg for, at modtageren har magten til at gøre noget ved situationen – det er spild af tid at sende dette til en person uden bemyndigelse til at annullere regningen, selvom hun ville.
Beskriv den pågældende transaktion. Vær specifik omkring tidspunkt og dato, det personale, du interagerede med, og arten af aftalen. For eksempel kan du bemærke, at "Om eftermiddagen den 21. maj tjekkede jeg ind på dit hotel på 300 Main Street-lokationen. Toby, agenten, der tog imod min reservation, forsikrede mig om, at mens byggeriet fandt sted i anlægget, var mit værelse var egnet til indflytning."
Angiv det specifikke problem, der ligger bag dit afslag på at betale for det aftalte produkt eller den aftalte tjeneste. Detaljer om, hvordan det, du modtog, ikke svarede til de aftalte forventninger. Hvis det produkt, du bestilte, blev misrepræsenteret af sælgeren og ikke havde den funktionalitet, du havde brug for, skal du for eksempel inkludere disse oplysninger. Hvis et hotel annoncerede sig selv som en femstjernet facilitet kun for at have et utæt tag i stedet for en vandrutsjebane, så angiv det i brevet.
Bemærk enhver indsats, du allerede har gjort for at løse situationen. Igen er specifikke detaljer nyttige. At sige "jeg ringede et dusin gange" kan virke som en overdrivelse, men at citere datoerne og tidspunkterne for opkaldene er mere overbevisende.
Inkluder din historie med den pågældende virksomhed. Brug ikke tre sider på at beskrive hver transaktion, men en sætning eller to, der handler om dit historiske forhold, kan være nyttigt. Hvis du har været kunde i årevis, er det en ekstra troværdighed for din anmodning.
Luk ved at gentage, at du ikke betaler det pågældende beløb, og bed om bekræftelse på, at varerne er blevet fjernet fra din konto. Bed om bekræftelse på dette skriftligt.
Vedlæg eventuel understøttende dokumentation, når du sender brevet. Hvis du har beviser for en ukorrekt anklage eller vildledende reklame, vil disse beviser styrke din sag.
Gem altid en kopi af dit brev til dine egne arkiver.