Måske ønsker din organisation at udvikle et teambuilding-program eller et årligt velgørenhedsprogram. Uanset begivenheden koster sådanne aktiviteter penge. En vigtig overvejelse i, hvorvidt et program kan gå fra et groft forslag til virkelighed, er omkostningerne. For at vurdere omkostningerne udarbejder virksomheder et programbudget.
Formatet på et budget varierer afhængigt af virksomheden, men standardbudgetter inkluderer en skriftlig rapport, der beskriver og begrunder omkostninger. Et budget indeholder også et regneark, der fremhæver de kvantitative aspekter af budgettet, primært omkostninger. Sådanne udgifter omfatter faste og variable omkostninger. Robert Carbaugh forklarer i bogen "Contemporary Economics", hvordan faste omkostninger vedrører up-front-omkostninger, der påløber uanset mængde eller mængde, der produceres. Eksempler omfatter administrativ løn, husleje eller spillestedsgebyrer og maskiner. Variable omkostninger justerer på den anden side baseret på output eller brug; materialer og input er typer af variable omkostninger. Beregning af den samlede værdi af disse udgifter giver de samlede programomkostninger.
Funktioner i et programbudget omfatter en skriftlig oversigt over, hvordan omkostningerne er fordelt, mulige årsager til udsving i de forventede omkostninger, og hvordan udgifterne dækkes. Rapportoversigten begrunder hvert af de anførte køb og tilbyder nogle gange løsninger til at reducere omkostningerne ved projektet. I nogle tilfælde er en funktion af et programbudget at angive måder at dække udgifterne på, herunder fundraising eller omdirigering af ressourcer fra en del af organisationen til projektet.
John Mutz, forfatter til "Fundraising for Dummies," forklarer, hvordan programbudgetter skal afspejle, hvordan virksomheden har planlagt for omkostningerne. Den forventede omkostningsdel af budgettet, der er beskrevet i regnearket, beskriver de elementer, der er nødvendige for programmets implementering. Regnearket angiver også de samlede omkostninger, som normalt er krydsreferencer i hele rapporten.
Et programbudget hjælper virksomheder med at forstå og aktualisere omkostninger. I nogle tilfælde kan beregningsomkostninger belyse, at virksomheden ikke har råd til det givne program; hvis dette sker, sparer virksomheden værdifulde ressourcer ved ikke at udvikle et program, den ikke har råd til. Eller budgettet illustrerer måder, hvorpå virksomheden kan ændre sine oprindelige planer til noget mere omkostningseffektivt. Nogle virksomheder bruger et programbudget som et forslag:I disse tilfælde kan den virksomhed, der accepterer bud fra forskellige virksomheder, gennemgå det mest effektive og overkommelige valg, som sælgerne tilbyder. Et budget afføder også en følelse af ansvarlighed over for dem, der er ansvarlige for at foretage indkøb til projektet. Ledelsen kan bruge oplysningerne i budgettet til at skabe retningslinjer og forventninger til omkostninger.
Inden omkostningerne angives, bør budgetanalytikere indsamle oplysninger fra flere kilder om priser. Virksomheden bør først bestemme, hvilken vare der skal købes til programmet efter at have konsulteret mange priser. På dette tidspunkt bør virksomheden forpligte sig til at købe produktet eller bruge tjenesten. Anvendelse af blot estimater gør budgetter upålidelige og udokumenterede.