Du kan fra tid til anden forudbetale for ydelser, muligvis for at få en bedre aftale om arbejdet, eller måske fordi det er en af betingelserne for et tilbud om at planlægge ydelser på forhånd. Nogle gange, når du gør dette, dukker ting op, og tjenesterne bliver ikke gennemført, som du havde planlagt. I dette tilfælde skal du muligvis skrive et brev til tjenesteudbyderen eller entreprenøren og bede om dine penge tilbage. At skrive et brev i denne type ubehagelige situationer kræver takt og talent.
Skriv dit brev i papirform. Selvom e-mail er et populært og hurtigt middel til at kommunikere med mennesker og virksomheder, opfylder den muligvis ikke de juridiske krav, som et brev gør. Papir, postede breve har også en tendens til at være mere effektive til at kommunikere præcis, hvad der kan være gået galt, og hvad du leder efter for at afhjælpe situationen.
Komponer dit brev i blokforretningsformat, hvor hele bogstavet er venstrejusteret, eller hver skrevet linje er lige i venstre side af siden. Start øverst med datoen, og flyt ned for at skrive dit navn og adresse. Gå et par linjer ned derfra, og skriv adressen på den person, du sender brevet til. Flyt et par linjer mere ned og skriv din hilsen. Hils personen ved navn, og hold dig væk fra "Dear Sir" eller "Hvem det måtte vedrøre."
Skriv tydeligt i et professionelt, klart sprog. Brug ligetil vilkår, som er lette at forstå, og anmod om refusion direkte med angivelse af årsagen til, at du spørger. Medtag alle relevante oplysninger, såsom datoen, hvor arbejdet skulle starte og afsluttes. Medtag også eventuelle bestræbelser, du har gjort for at kontakte personen for at arrangere arbejdet. Gør brevet venligt og professionelt, og undlad dig fra barsk sprogbrug eller forretningsjargon.
Sig præcis, hvad du leder efter i brevet. Dette er en opfordring til handling; hvis du vil have en refusion på 200 USD, så sig det. Inkluder en dato, som du vil kontakte virksomheden inden, hvis du ikke har hørt fra dem. Giv masser af kontaktoplysninger til dig selv, og fortæl, hvad din foretrukne kontaktmetode er. Korrekturlæs dit brev omhyggeligt, og kør en stavekontrol på brevet, hvis du bruger en computer. Angiv en dato, som du forventer at høre tilbage inden, og gør det klart, at du vil ringe, hvis du ikke gør det.
Send ethvert brev, der anmoder om noget, der kan resultere i retssager senere, med bekræftet post, returkvittering anmodet om. Gem en kopi af brevet sammen med kvitteringen som bevis for korrespondancen.
Truer ikke med retssager eller kom med hule trusler i dit brev. Med mange virksomheder placerer omtalen af en advokat brevet i en helt anden kategori. En virksomhed, der var fuldstændig villig til at udstede en refusion i starten, kan henvise brevet til sin juridiske afdeling, når du nævner retslige skridt, som kunne bremse eller stoppe refusionsprocessen.