Din direkte indbetaling går direkte ind på din bankkonto, forudsat at din konto stadig er åben. Hvis din konto er lukket, har pengene ingen steder at tage hen, så transaktionen vil ikke være fuldført. Da pengene bliver sendt tilbage til din arbejdsgivers konto, bør du høre fra dem om en måde at arrangere tilbagebetaling på. For at undgå forsinkelser i lønsedlen, og hvis du ved, at din konto er lukket, skal du annullere din direkte indbetaling hos din arbejdsgiver i tide til den kommende løn.
Under lønbehandlingen sender din arbejdsgiver den direkte indbetalingsfil til sin bank. Arbejdsgivere bruger typisk filformatet National Automated Clearing House System til at overføre direkte indbetalingsfiler til deres banker. NACHA-filen indeholder medarbejderes bankkonto- og routingnumre plus lønsedler. En lille arbejdsgiver, f.eks. en med mindre end 20 medarbejdere, kan manuelt uploade oplysningerne om direkte indbetaling til bankens system.
Hvis du ikke har annulleret din direkte indbetaling hos din arbejdsgiver, vil dine oplysninger om direkte indbetaling blive inkluderet i filen, der sendes.
Efter at have modtaget den direkte indbetalingsfil, debiterer din arbejdsgivers bank virksomhedens erhvervskonto for det samlede direkte indskudsbeløb. Individuelle direkte indskud sendes derefter til de respektive medarbejderes banker. Hvis din konto er lukket, vil din bank afvise din direkte indbetaling.
Sammen med at give din arbejdsgiver besked om, at din konto er lukket, tilbagefører din arbejdsgivers bank pengene til din arbejdsgivers konto. Tidsrammen for at returnere pengene varierer fra bank til bank. I mange tilfælde tager det fire til syv hverdage efter betalingsdagen.
Når dine direkte indbetalingsmidler er returneret til din arbejdsgiver, skal din arbejdsgiver kontakte dig for at arrangere en tilbagebetaling. Arbejdsgivere udsteder typisk ikke en erstatningscheck, før banken returnerer pengene. Hvis du på forhånd ved, at midlerne vil blive afvist, kan du hjælpe med at fremskynde processen ved at kontakte din bank for at se, om pengene blev returneret til din arbejdsgiver. Hvis det er tilfældet, kan din arbejdsgiver ringe til sin bank for at bekræfte, at pengene er på dens konto.
Din arbejdsgiver skal annullere den afviste direkte indbetaling, så din års-til-dato indtjening og W-2-oplysninger er korrekte. Kun lønnen og fradragene fra erstatningschecken bør sammen med anden gyldig indtjening vises på din W-2.
Bemærk, at hvis din arbejdsgiver outsourcer sin løn, håndterer udbyderen alt, herunder checkudskiftning og kommunikation med din arbejdsgiver og banken.