Arbejdsgivere, der beder medarbejdere om at bruge deres egen bil til jobbet, betaler en kilometerrefusion. Årsagen er enkel. Arbejdsgivere kan bedre rekruttere og fastholde kvalitetsmedarbejdere ved at kompensere dem for omkostningerne ved arbejdsrelateret kørsel. Kilometerrefusion dækker udgifter forbundet med drift af motorkøretøjer såsom biler, varevogne og SUV'er.
Hvert år fastsætter Internal Revenue Service en standardsats for erhvervsmæssig brug af køretøjer. For eksempel var satsen i 2015 57,5 cent per mil. Godtgørelsessatsen bruges til at beregne skattefradraget, når arbejdsrelaterede rejser ikke refunderes. Standardprisen for erhvervslivet dækker omkostningerne ved at drive et gennemsnitligt køretøj, inklusive benzin, vedligeholdelse og reparationer, forsikring og afskrivninger.
Nogle godtgørelser er for ikke-erhvervsmæssig kørsel, men kvalificerer stadig til en skattelettelse. Rejser af flytning eller medicinske årsager kan fratrækkes eller godtgøres med 23 cents per mil fra 2015. Satsen for kørsel ved udførelse af velgørende aktiviteter er fastsat ved lov til 14 cents per mil.
HR Hero siger, at tre kriterier skal være opfyldt, for at kilometerrefusion kan kvalificeres som en forretningsudgift. For det første kan der kun udbetales refusion for rejser, der er direkte relateret til arbejdet. Pendling mellem dit hjem og din normale arbejdsplads er ikke kvalificeret rejse. For det andet skal medarbejderne dokumentere arbejdsrelateret kørsel. Endelig skal en medarbejder tilbagebetale eventuelle overskydende udbetalte refusionsbeløb. Arbejdsgivere medtager ikke kvalificerede kilometergodtgørelser som indkomst, så det er helt skattefrit for medarbejderen. En arbejdsgiver kan afskrive beløbet som en forretningsudgift.
Medarbejdere fører typisk en kilometerlog for at dokumentere deres arbejdsrelaterede kørsel. Det starter med den første dag på året, hvor bilen bruges til erhverv, og slutter med kilometertælleren den sidste dag. Hver post skal angive datoen, forretningsårsagen til kilometertal og hvor du skal hen. Start- og slutkilometerstanden skal registreres. Arbejdsgivere bruger disse oplysninger til at beregne kilometergodtgørelser ved at multiplicere miles kørt med IRS standardsats.
Arbejdsgivere bruger generelt ikke faktiske køretøjsudgifter på grund af registreringskravene. Medarbejdere kan dog bruge faktiske udgifter, hvis de overstiger refusionsbeløbet. For at bruge de faktiske omkostninger skal en medarbejder føre en kilometerlog og optegnelser over forsikringsbetalinger, benzinkøb, reparationer og alle andre køretøjsudgifter. Når først den ansatte bruger faktiske udgifter, kan han ikke bruge standardsatsen igen, hvis der kræves fremskyndet afskrivning. Kun udgifter i forhold til erhvervsmæssig brug af køretøjet kan kræves. For eksempel, hvis 25 procent af de kørte kilometer på et år er arbejdsrelaterede, kan 25 procent af de faktiske køretøjsudgifter afskrives.