Når du ikke får den service, du ønsker eller forventer af en virksomhed, skal du muligvis indgive en kundeserviceklage. Nogle gange er dette din eneste måde at løse et problem på. Hvis du forgæves har talt med virksomhedens repræsentanter, kasserere, korrespondenter og tilsynsførende, kan indgivelse af en formel klage få dit problem rettet på en hurtig måde.
Når du gør dig klar til at indgive en klage, skal du muligvis indsamle nogle oplysninger og følge de korrekte trin og procedurer. Forskellige virksomheder har forskellige procedurer for at indgive klager.
Ring til det firma, du indgiver klagen over, og bed dem om proceduren for indgivelse af en kundeserviceklage. Nogle virksomheder giver dig mulighed for at indgive en klage online, og andre virksomheder vil have dig til at sende din klage skriftligt. Følg deres instruktioner til punkt og prikke.
Hvis din kundeserviceklage skal skrives, så få den rigtige adresse til den afdeling, hvor den skal henvende sig. Find ud af, om dit brev skal rettes til nogen specifikt eller kun til en afdeling. Du skal muligvis sende en kopi af din klage til virksomhedens præsident.
Saml alle dine oplysninger. Du skal muligvis have navnet på den person, du talte med, hvis han eller hun var årsagen til din klage. Få navnene på alle, du har talt med, inklusive supervisorer. Skriv navnet på afdelingen samt telefonnummeret til afdelingen. Hvis du kender datoerne og tidspunkterne, du har talt med personer, skal du inkludere dem i dit dokument.
Nogle gange kan du bruge flere dage på at tale med forskellige mennesker på at forsøge at få løst et serviceopkald. Skriv alle andre detaljer ned, du kan komme i tanke om vedrørende din kundeserviceklage.
Skriv dit brev. Når du skriver dit brev, skal du sørge for ikke at udelade nogen information. Skriv ned den rækkefølge, hvori tingene skete, og den rækkefølge, du talte til bestemte personer. Du skal også forklare detaljeret, hvad din klage drejer sig om.
Giv så mange detaljer som muligt. Medtag de trin, du tog for at løse problemet. Forklar, hvorfor virksomheden skal tage de nødvendige skridt for at rette op på din situation. Fortæl virksomheden, at du vil forvente at høre fra dem i den nærmeste fremtid.
Send dit brev. Medtag alle fotokopier af dokumenter, der kan hjælpe din sag, med dit brev. Gem en kopi af dit brev til dine arkiver.
Virksomheden bør vende tilbage med dig inden for rimelig tid. Tillad dem 10 til 15 dage at svare. Du kan eventuelt sende en kopi af dit brev til alle, du har talt med, eller i det mindste til vejlederen i den relevante afdeling.
Vær advaret om, at dine kundeserviceproblemer nogle gange kan trække ud i 6 måneder, hvis du ikke handler. Det er ikke ualmindeligt at blive flyttet fra afdeling til afdeling, fra person til person, uden at nogen tager ejerskab over din situation. Pas på de lange ventetider. Du kan blive sat i bero i længere tid, når du forsøger at løse dine problemer.
Når du har sådanne problemer, følg op med det relevante bureau. Hvis du opdager, at du ikke kan løse dit problem, skal du muligvis kontakte Federal Trade Commission (FTC), Better Business Bureau, et kreditoplysningsbureau eller endda Attorney General's office. De vil også have deres egne procedurer for registrering af klager.