En virksomhed udarbejder årligt en budgetopgørelse for at give detaljerne bag organisationens budget og initiativer. Det præsenteres almindeligvis for bestyrelsen og den øverste ledelse. Ledere baserer deres budgetopgørelser på oplysninger, de indsamler fra forskellige afdelinger, herunder marketing, regnskab og grupper, der leder særlige projekter.
Skriv navnet og titlen på den person, der udarbejder og udgiver budgetopgørelsen sammen med den enhed eller afdeling, som han repræsenterer, øverst på siden. På næste linje skal du skrive datoen, hvor erklæringen bliver frigivet.
Skriv din budgetopgørelse ligesom et almindeligt notat eller brev. Hils den eller de personer, som du sender dette til, f.eks. "Til bestyrelsens medlemmer."
Angiv det samlede budgetbeløb for det kommende regnskabsår i første afsnit. For eksempel kan erklæringen sige "Vi er glade for at kunne annoncere vores budget for 2010 på $11.240.000" eller noget lignende.
Opsummer organisationens fokus og målsætning for det kommende år i næste afsnit. Hvis virksomheden for eksempel er en nonprofitorganisation, vil du måske beskrive organisationens mission, og hvad den planlægger at opnå i det kommende år.
Opret individuelle sektioner, der diskuterer hver del af budgettet for det kommende år. Hvis f.eks. en stor del af budgettet går til onlineannonceringsinitiativer eller mere forskning, så opdel disse i deres egne sektioner. Forklar hvorfor penge går til disse initiativer og i hvilke proportioner.
Tal om nye programmer, der er begyndt, eller væsentlige fremskridt, der blev gjort i det foregående år. Hvis du planlægger at finansiere disse nye programmer med budgetpengene, der er inkluderet i denne erklæring, skal du sørge for at diskutere dette i et særligt afsnit med titlen "Nye programmer" eller noget lignende.
Afslut budgetoversigten med et kig ind i fremtiden. Stil vigtige spørgsmål, før du skriver dit resumé. Hvad er virksomhedens mål for de næste fem til 10 år? Hvordan hænger dette budget sammen med disse planer?
En budgetopgørelse kan være så kort som en side lang eller så lang som fem eller seks sider lang. Prøv at holde budgetopgørelsen så kortfattet som muligt, men sørg for at inkludere fuldstændige oplysninger om de penge, der vil blive brugt.
Du kan også vælge at levere et regneark med den skriftlige erklæring, der opdeler budgettet numerisk. Angiv forventede indtægter for det kommende år i én sektion, skriv hver afdeling eller program, der modtager budgetterede penge i en anden, og læg til sidst alt sammen, så du kan se nettooverskuddet eller budgetunderskuddet.