At annullere en købs- eller servicekontrakt, et abonnement eller et medlemskab skriftligt er ikke kun klogt, men kan også være påkrævet. For eksempel skal du sende et skriftligt annulleringsbrev for en kontrakt, der er omfattet af Federal Trade Commissions afkølingsregel. Uanset om det er obligatorisk eller valgfrit, tydeliggør et velskrevet forretningsbrev din hensigt og beskytter dine juridiske rettigheder.
Organiser brevet, som du ville med enhver forretningskorrespondance. Medtag din adresse, datoen, en referencelinje og modtagerens adresse over hilsenen. Undgå at bruge en generisk hilsen såsom "Til hvem det måtte vedrøre." Hvis du ikke har et navn, skal du enten ringe til virksomheden eller henvise til afdelingen med en hilsen såsom "Kære Customer Relationship Manager." Bemærk i brevet, at du inkluderer understøttende dokumentation ved at tilføje en bilagslinje lige under lukningen, hvor du angiver navnet på hvert dokument, du sender sammen med brevet. Brug en stavekontrol og korrekturlæs brevet omhyggeligt for at sikre, at det er nøjagtigt og fejlfrit.
Vær høflig, men bestemt, når du anmoder om annullering. Selvom du kan give en grund, siger FTC, at dette aldrig er et krav for annullering. Hvis du giver en grund, må du ikke kritisere eller fornærme virksomheden. Antag i stedet en objektiv og professionel tone og hold dig til fakta. Medtag handlinger, som du forventer, at virksomheden tager efter at have modtaget brevet, såsom at afbryde automatiske månedlige bank- eller kreditbetalinger. Fremsæt f.eks. en anmodning som "Dette brev er for at informere dig om, at jeg annullerer min kontrakt med virkning fra den 20. januar 2015. Jeg forventer, at du ikke vil foretage yderligere debiteringer på mit kreditkort."
Medtag alle oplysninger, såsom et konto- eller filnummer, som virksomheden muligvis har brug for for at identificere dig eller din konto. Vedlæg en check for fuld betaling, hvis du har en udestående saldo. Hvis fortrydelsen i stedet vil medføre tilbagebetaling, oplys, at du forventer tilbagebetaling inden for en vis tid, og angiv beløbet. Ellers skal du inkludere en erklæring som "Jeg forventer en fuld refusion inden for 30 dage." Sørg for, at du også anmoder om en skriftlig annulleringsbekræftelse med returmail.
Beskyt dine juridiske rettigheder med understøttende dokumentation, der bekræfter købet og din ret til at fortryde. Inkluder for eksempel en kopi af kontrakten, hvor du fremhæver din fortrydelsesret, og en kvittering eller en kopi af en indløst check. Som en sidste beskyttelse anbefaler FTC at sende et annulleringsbrev via bekræftet post med en returkvittering.