I stedet for at kopiere og indsætte store mængder data fra et Microsoft Excel-regneark i QuickBooks, skal du bruge QuickBooks' Import-indstilling. Du bliver nødt til at kortlægge regnearkskolonnerne til de relevante QuickBook-overskrifter, men processen bør kun tage et minut eller to. QuickBooks giver dig en forhåndsvisning af de tilknytninger, du valgte, før du afslutter importprocessen.
Gem din Excel-fil eller dit regneark i XLS- eller XLSX-filformat eller -udvidelse.
Åbn din QuickBooks-datafil.
Lav en sikkerhedskopi af dine data, så du ikke mister vigtige data, hvis importen ikke fungerer korrekt. Dette er bedste praksis, hver gang du arbejder med data.
Klik på QuickBooks "Filer", vælg "Hjælpeprogrammer", derefter "Importer" og derefter "Excel-filer."
Vælg din XLS-fil. Vælg rullemenuen "Vælg et ark i denne Excel-projektmappe", og vælg "Konti."
Klik på knappen "Mappings". Indtast et tilknytningsnavn, såsom "Kortér QB-overskrifter til XLS-kolonner." Klik på "Import Type" og vælg "Konto". Vælg den tomme række under kolonneoverskriften Importer data for at se alle Excel-filkolonnerne.
Klik på navnene for at vælge de felter, du ønsker, at dine data skal importeres til. En rullemenu vises ved siden af hvert navn under kolonnen "Importer data", hvor du vil vælge den Excel-kolonnebetegnelse, hvor dataene ligger i Excel. Klik på "Gem". På dette tidspunkt er du tilbage til vinduet "Importer en fil".
Gå til fanen "Preferences" og vælg de relevante muligheder for din import. Brug indstillingen "Preview" for at sikre, at dine Excel-kolonner er blevet knyttet korrekt til QuickBooks.
Klik på "Importer", når alt ser fint ud.
Nogle versioner af QuickBooks har guider, der gør import af filer mere overskuelig med et mere stringent fejlkontrolsystem. For at importere Excel-filer ved hjælp af guiden, skal de være i XLSM-format.
For ældre versioner af QuickBooks kan du skjule Excel-filerne til IIF (Intuit Interchange Format), hvilket kan være en kompliceret proces. IIF er et tabulator-separeret tekstfilformat, der bruges til at importere lister og transaktioner til QuickBooks. Der er visse IIF Tool Kits tilgængelige på markedet for at hjælpe med processen. En anden ulempe ved at bruge denne importproces er, at fejlkontrol er meget minimal, så du er tilbøjelig til at lave fejl.
Processen er irreversibel; sørg for at lave en kopi eller sikkerhedskopi af dine filer, før du fortsætter med importen.