Når du har et spørgsmål, en tvist eller en uenighed med din forsikringsudbyder, skal du skrive et brev til dem. Mens mange virksomheder har telefonoperatører, e-mail-servere og endda smartphone-apps til at spore og dokumentere interaktioner mellem forsikringsselskaber og forsikringstagere, giver et skriftligt brev fysisk bevis for kommunikationen. Disse breve kan være yderst nyttige i retssager og kan demonstrere hyppigheden og tonen i svarene mellem de to parter.
Du skal muligvis forespørge om specifikke aspekter af den dækning, der tilbydes i din police. Send i så fald et forespørgselsbrev til forsikringsselskabet med dine spørgsmål. Brevet skal følge formatet af et standard forretningsbrev og indeholde en personlig hilsen. Du kan typisk finde frem til adressatens navn og stilling på virksomhedens hjemmeside. For eksempel, hvis adressatens navn er "Emmett Brown", bør du bruge hilsenen "Kære hr. Brown:" i stedet for "Til hvem det kan vedrøre."
Når du skal indgive et krav på din police, skal du skrive et erstatningsanmodningsbrev til forsikringsselskabet. Brevet vil forklare omstændighederne omkring dit krav, og hvordan du overholdt betingelserne i politikken. Anmodningsbrevet skal indeholde så mange detaljer om hændelsen som muligt. Når du f.eks. indgiver et sygesikringskrav, skal du nævne, hvornår og hvordan skaden eller sygdommen opstod, samt den modtagne behandling.
Hvis forsikringsselskabet ikke har reageret rettidigt, kan du skrive et påkravsbrev. Et anmodningsbrev bør gentage detaljerne om hændelsen, der foranledigede kravet. Anmodningsbrevet skal også indeholde lister over de udgifter, du har haft siden hændelsen. Disse udgifter kan omfatte hospitalsophold, lægebesøg, receptpligtig medicin, tabt løn og andre gener eller pinligheder. Anmodningsbrevet skal også indeholde det samlede beløb, du mener, du skal modtage, samt en frist for virksomhedens svar.
Hvis forsikringsselskabet har afvist dit krav, kan du skrive et klagebrev. Et klagebrev beder forsikringsselskabet om at genoverveje deres afslag på dit krav og gennemgå din sag. Ankeskrivelsen skal indeholde detaljer om kravet samt de grunde, som forsikringsselskabet har anført for at afvise kravet. Hvis forsikringsselskabet f.eks. afviste kravet med den begrundelse, at proceduren ikke var medicinsk nødvendig, kan appelskrivelsen indeholde dokumentation fra medicinske eksperter, der viser, at det var afgørende for dit fortsatte helbred.