En balance er et regnskab, der beskriver en virksomheds finansielle positioner på en given dato, typisk slutningen af et regnskabskvartal eller år. Den er formateret således, at virksomhedens aktiver er i en sektion, balanceret mod passiver og egenkapital i en anden. De samlede aktiver er altid lig med de samlede forpligtelser og egenkapitalen. Desuden er aktiver og passiver opdelt i kortsigtede og langsigtede, med aktiver og passiver vist i stigende likviditetsrækkefølge.
Den primære årsag til, at balancen balancerer, er det dobbelte bogføringssystem, som har udviklet sig over hundreder af år fra simple T-konti, der blev brugt i middelalderens Italien. For hver indtastning foretages en saldopostering, som bevarer saldoen. Grundlaget for dette system er, at aktiver registreres til deres historiske kostpris - den pris, de blev købt for - hvilket betyder, at stigninger i markedsværdi ikke afspejles i balancen. Udover finansieringsaktiviteter er det kun indtjening eller tab, der påvirker egenkapitalen, og indtjening eller tab balanceres af de stigninger eller fald i aktiver og passiver, der har genereret dem.
At forstå karakteren af ind- og udstrømme af penge er med til at kaste lys over balancens evigt afbalancerede karakter. En stigning i aktiver repræsenterer en udstrømning af kontanter. For eksempel, hvis lageret stiger, skyldes det, at der er foretaget en kontant udgift til at købe varelageret. Stigningen i varebeholdningen modsvares af faldet i kontanter. Både varebeholdning og kontanter er aktiver, så de to vaskes ud, uden at have nogen indflydelse på balancen med passiver og egenkapital. Tilsvarende afspejler en stigning i forpligtelser en tilstrømning af kontanter. For eksempel er gæld en forpligtelse. Hvis du optager ny gæld på balancen, afspejler det en tilsvarende stigning i lånte kontanter. I dette tilfælde stiger aktiver (kontanter) det samme beløb som passiver (gæld).
Nettoindtjening, som afspejler indtægter minus omkostninger, flyder gennem egenkapitaldelen af balancen. I moderne regnskaber indregnes indtægter og udgifter ofte, når de er målbare, og en transaktion finder sted, i modsætning til kun, når kontanter udveksles. Dette er grundlaget for periodiseringssystemet. Hvis en virksomhed ved, at den vil betale $10 på en måned, kan den registrere en påløbet udgift i dag på $10 og også en påløbet gæld på $10. Udgiften løber videre til lavere nettoindtjening og dermed til egenkapitalen. Dette modsvares af stigningen i passiverne. Balancen mod de samlede aktiver bevares.
Tænk på en virksomhed på dagen for dens stiftelse. Den første journalpostering ville være fra udstedelse af aktiekapital. Antag, at $100 af lager er udstedt. Antag også, at en bank giver virksomheden en kreditgrænse på $100. Dette resulterer i $200 i passiver og egenkapital - $100 i gæld og $100 i egenkapital. Balance mod dette er $200 i kontanter, der genereres af disse finansieringsaktiviteter. Kontanter er et aktiv. Dette er et forenklet eksempel, men passiver og aktiefondes aktivvækst og de tilsvarende journalposter balancerer.