Balancen, en hovedkomponent i en virksomheds årsregnskab, bruges til at vise en virksomheds økonomiske forhold på en given dato. En balance registrerer alle aktiver, passiver og egenkapital, som en virksomhed har på et bestemt tidspunkt. Aktiverne repræsenterer pengeanvendelser, og passiverne og egenkapitalen repræsenterer pengekilder. Registreret korrekt skal balancen balancere mellem pengeanvendelser og pengekilder, hvilket gør aktiver lig med passiver plus egenkapital. Foretrukken aktie repræsenterer en pengekilde, der er en del af egenkapitalen.
En balance er en to-kolonne konfiguration af forskellige forretningstransaktionsposter. Alle poster for aktiver placeres i venstre side, og poster for passiver og egenkapital placeres i højre side. Endvidere placeres alle passivposter øverst til højre, og egenkapitalposter er placeret nederst til højre. Venstre side af en balance omtales sædvanligvis som debetsiden og højre side som kreditsiden. For at øge dollarbeløbet for en debet- eller kreditpost, foretages en debet- eller kreditpostering på den respektive vare. For at mindske dollarbeløbet for en debet- eller kreditpost, foretager du en kredit- eller debetpost på den respektive vare.
Egenkapital er en vigtig pengekilde, som virksomheder bruger til at finansiere deres køb af aktiver. Foretrukne aktier, almindelige aktier og overført overskud er de tre hovedkomponenter i egenkapitalen. Enhver ændring i egenkapitalen påvirker samtidig enten en aktivpost eller en passivpost. Eksempelvis kan en stigning i egenkapitalen føre til en stigning i likvide midler på aktivsiden eller en anden ikke-kontant aktivpost, når den øgede egenkapital opbevares kontant eller bruges til at købe et aktiv. Stigningen i egenkapitalen kan også føre til et fald i en passivpost, når enten den øgede egenkapital bruges til at indfri en gæld, eller når en gæld er blevet konverteret til egenkapital.
Præferenceaktier er klassificeret som en post af egenkapitalen i balancen. Udstedelsen af foretrukne aktier giver en kapitalkilde til investeringsanvendelser. Foretrukne aktier kan yderligere klassificeres baseret på den særlige type aktie, såsom konvertible eller ikke-konverterbare foretrukne aktier. Klassificering giver så mange detaljerede og særlige oplysninger som muligt til balancebrugere. Den pålydende værdi og de samlede aktier i den foretrukne aktie er også vist på balancen.
Foretrukne aktier registreres normalt øverst i sektionen for egenkapital på balancen. Når en virksomhed udsteder aktier i præferenceaktier, registrerer den en kredit til præferenceaktie i mængden af salgsprovenuet og en debitering til kontanter, hvilket øger både aktiekontoen for den foretrukne aktie og kontantkontoen, som er en særlig aktivkonto. . Hvis salgsprovenuet overstiger den foretrukne akties pålydende værdi, registreres overskuddet separat som yderligere indbetalt kapital.