Hvis du leder efter måder at beskytte din virksomheds aktiver på, sikre dig, at dit regnskab er nøjagtigt og få den nøjagtige position af din virksomhed på et hvilket som helst tidspunkt, så bør du foretage balanceafstemninger. En balanceafstemning, der udføres månedligt, giver en omkostningseffektiv måde at forbedre de interne kontrolprocesser i din virksomhed og reducere risikoen på.

Hvad er en balance?

Før du kan tænke på afstemninger, skal du forstå, hvad en balance er, og det er en opgørelse over en virksomheds aktiver, passiver og kapital på et bestemt tidspunkt. Det er et af nøgledokumenterne i en virksomheds regnskabspakke.

Ledere, långivere og investorer stoler på balancen til at vurdere en virksomheds økonomiske situation, hvilket betyder, at det er afgørende vigtigt at fjerne eventuelle fejl. Hvis balancen ikke er korrekt, kan det resultere i, at ledelsen træffer beslutninger om virksomheden baseret på forkerte eller forældede oplysninger, hvilket kan resultere i et økonomisk tab for virksomheden.

Hvad er balanceafstemninger?

En måde at sikre nøjagtigheden af ​​balancen på er at foretage en balanceafstemning ved slutningen af ​​hver måned eller kvartal . En afstemning er processen med at sammenligne alle de linjeposter, der vises på balancen, med de transaktioner, der udgør disse saldi. Formålet er at sikre, at du har redegjort for hver transaktion i din virksomhed og registreret dem på det rigtige sted.

Hvad indgår i en balance?

Når du ser på en balance, vil du se, at den er opdelt i tre toplinjesektioner efterfulgt af en række linjeposter eller klassifikationer som følger:

• Aktiver herunder kontanter, inventar, tilgodehavender, forudbetalte udgifter og anlægsaktiver.
• Forpligtelser såsom skyldige beløb til leverandører og kreditorer, løn og skatter.
• Egenkapital som repræsenterer aktionærernes investering i virksomheden plus den nettoindkomst, der er opnået siden virksomhedens start. Hvis virksomheden solgte alle sine aktiver til bogført værdi og betalte af på sine gældsforpligtelser, ville egenkapitalen være den mængde kontanter, der er tilbage. Den beregnes ved hjælp af følgende formel:egenkapital =samlede aktiver − samlede passiver .

Det burde være ret indlysende, at virksomheder skal klassificere deres transaktioner i den rigtige sektion, ellers vil balancen ikke være nøjagtig. Alligevel er fejlallokering eller fejlkodning af transaktioner en almindelig regnskabsfejl, især for små virksomheder, der er afhængige af bogføringssoftware til at styre deres økonomi. Når du afstemmer balancen, forsøger du at opdage disse fejl og rette dem, før nogen stoler på uoverensstemmelsen til beslutningstagning.

Hvorfor afstemme balancen?

Ganske enkelt skal en virksomhed opretholde en nøjagtig balance for korrekt at afspejle effektiviteten (eller ineffektivitet) af dens ydeevne. Forestil dig scenariet, hvor du har udstedt en check ved at debitere din kontantkonto, men modtageren ikke fremviser checken i flere måneder. I denne periode vil din penge-i-bank-postering være større, end den burde være, så det ser ud til, at du har flere kontanter til rådighed, end du faktisk har.

Ekstrapoler dette eksempel over hundredvis af lignende transaktioner, der finder sted hver måned, og du kan se, hvordan dine kontantestimater kan gå grueligt galt, hvis du ikke afstemmer regnskabet med jævne mellemrum. At tage sig tid til at afstemme balancen kan:

• Sørg for nøjagtigheden af ​​kontantbeholdningen , ved at kontrollere, at kassetallet på bøgerne stemmer overens med ultimobeløbet på virksomhedens bankkonti. Hverken du eller eksterne rådgivere som banker og låneudbydere vil være i stand til at se, hvor kreditværdig forretningen er, hvis likviditeten er ude af skygge.

• Gør det nemmere at opdage fejl, duplikerede elementer og svindel som potentielt ville være skjult i flere måneder, hvis du ikke afstemte balancen. Afstemning er i bund og grund en dobbeltkontrol af virksomhedens økonomiske stilling, hvilket reducerer risikoen for svindel.

• Overvåg virksomhedens aktiviteter , for eksempel hvor mange salg og indkøb den foretager og forbruget af råvarer.

• Sørg for nøjagtigheden af ​​alle hoveder i balancen , ved at sikre, at debet og kreditering modregnes med en tilsvarende kredit eller debet på en anden konto. Dette er vigtigt i et dobbelt bogholderisystem.

Selvstudium til balanceafstemning

Der er ikke en standardiseret proces til afstemning af balancer, da hver hovedbog skal gennemgås og kontrolleres for klassificeringsnøjagtighed, og hver finans har brug for en anden tilgang. For eksempel betyder afstemning af beholdning at kontrollere beholdningslinjeposterne mod lagerkontrolark. For kontanter vil du se på virksomhedens kontoudtog.

Kontanter, tilgodehavender, inventar, kreditorer, lønforpligtelser og gæld er blot nogle af de regnskaber, du ville se på, når du afstemmer balancen. Følgende er en tjekliste for balanceafstemning til at guide dine processer.

Kontantafstemning

Bankbalancen skal matche likviditeten i balancen med forskellen på uafviklede checks og indlån, der er på vej til banken. Uafklarede checks, der er mere end et par uger gamle, skal undersøges for at finde ud af, hvorfor checken ikke er blevet fremvist.

Afstemning af kreditorer

Denne vigtige konto viser det beløb, som dine kunder skylder på fakturaer, som du har sendt ud. Afstemning af denne konto viser dig, hvilke fakturaer der er forfaldne, og om nogen konti skal afskrives som debitorer eller eskaleres til jagt og inkasso.

Afstemning af beholdning

For at afstemme lagerbeholdning kan du se på virksomhedens lagerark, eller du kan foretage en fysisk lageroptælling. Uanset hvad, skal lagerbeholdningen svare til tallet på balancen. Uoverensstemmelser kan være et resultat af tyveri eller svindel, eller de kan være resultatet af en velmenende genskabelse, der er udført for at behage en kunde. Uanset hvad, så skal det undersøges.

Afstemning af anlægsaktiver

Afstemning af denne konto fortæller dig, om virksomheden stadig har de computere, køretøjer, maskiner og så videre, som den tror, ​​den har. Hvis du ikke kan finde de aktiver, der er anført på balancen, kan der være problemer med tyveri eller dårlig indberetning – og du betaler muligvis for meget i skat.

Afstemning af kreditorer

Kreditorer repræsenterer de beløb, virksomheden skylder sine leverandører for produkter og tjenester, som du har bestilt. Afstemning af denne konto er afgørende for at sikre, at du betaler leverandører til tiden og ikke bringer dine leverandørforhold i fare gennem hyppige forsinkede betalinger. Denne konto ændres hurtigt, så du ønsker måske at udføre en ugentlig afstemning.

Lønafstemning

Lønforpligtelser kan blive ret komplicerede, især når virksomheden betaler nogle medarbejdere på timebasis og betaler andre en løn. Balanceafstemningsprocessen for denne konto er at sikre, at lønudgifter (inklusive overarbejde, bonusser og provisioner) registreres for den korrekte periode.

Afstemning af lån

Hvis tilgodehavender, gæld og lån ikke er korrekt bogført, vil virksomhedens økonomiske stilling, som anført på balancen, være forkert. Afstemning af disse transaktioner kræver, at lånedokumenterne matches med den linjepost, der vises på balancen.