I hårde økonomiske tider kan virksomhedsejere og kreditorer finde på at skulle sende et inkassobrev til kunderne for at få tilbagebetalt forfaldne betalinger. Et effektivt inkassobrev bør ikke kun underrette forbrugeren om den forsinkede betaling, men også opretholde gode kunde-forretningsforhold.
Et inkassobrev er et professionelt skrevet brev sendt af en virksomhedsejer, en kreditor eller en virksomhed, som ikke er blevet betalt for tjenesteydelser eller varer rettidigt. Et inkassobrev giver kunden besked om skyldige penge og indeholder normalt instruktioner om, hvordan man foretager forsinkede betalinger.
Når en kunde er forsinket med en betaling med mere end blot et par dage, vil der blive sendt et inkassobrev, der fortæller kunden beløbet for den skyldige saldo, og hvordan den skal betales.
Formålet med et inkassobrev er at opfordre kunden til at sende betaling eller til at ringe og drøfte sagen. Et effektivt inkassobrev er høfligt, men fast og indeholder instruktioner om, hvordan man betaler gælden. Disse breve er beregnet til at stimulere betaling for en virksomhed og hjælpe med omsætning.
Hvis du modtager et inkassobrev, bør du gøre alt for at betale det ønskede beløb. Hvis du ikke kan betale gælden tilbage på det tidspunkt, hvor brevet kommer, bør du ringe til kreditor for at drøfte situationen. Hvis du skal bestride brevet eller gælden, som hvis du allerede har betalt gælden, og du mener, at brevet er en fejl, er det vigtigt at kontakte kreditor hurtigst muligt for at få opklaret sagen.
Et inkassobrev vil indeholde det skyldige beløb, en forfaldsdato for den ønskede betaling og en foretrukken betalingsmetode. Det vil også omfatte en måde at kontakte kreditor på.