Hvis du har et bjerg af papirregninger og kontoudtog, der hober sig op derhjemme, undrer du dig måske over, hvad du skal beholde og hvad der kan gå i makuleringsmaskinen. Når det kommer til kontoudtog, skal du typisk have adgang til dem i mindst tre år. I nogle tilfælde har du dog brug for dem i op til syv år.

Få mere at vide om, hvorfor det er nødvendigt at opbevare kontoudtog, hvor længe , og hvad sker der, hvis du ikke gør det.

Nøglemuligheder

• IRS og de fleste stater kan revidere selvangivelser i tre år fra indleveringsdatoen, så dine kontoudtog skal være tilgængelige i mindst så lang tid.
• Du skal muligvis opbevare kontoudtog i syv år, hvis du investerer, eller hvis du er mistænkt for at underrapportere din indkomst.
• Kontoudtog for de seneste to år kan være nødvendige for at indgive skat, få lån og andre økonomiske træk, der kræver en verifikation af indkomst.

Hvor længe skal du beholde kontoudtog?

I de fleste tilfælde skal du have adgang til dine kontoudtog for mindst tre år (men muligvis op til syv) som bevis i revisionssituationer. Kontoudtog for det seneste år bør opbevares til skatteangivelse, men du kan også få brug for dem for at få et lån eller leje en bolig.

Banker er i henhold til føderal lov forpligtet til at opbevare de fleste poster i arkivet kl. mindst fem år, og mange holder medlemmernes kontoudtog tilgængelige i op til syv. Spørg din bank for at se, hvor længe den opbevarer dine optegnelser. Hvis en revision eller et andet behov for en erklæring opstår inden for denne tidsperiode, kan du bestille dem fra din bank i stedet for at have dem ved hånden – selvom du muligvis skal betale et mindre gebyr for ældre erklæringer.

Er du i tvivl om kontoudtog fra din virksomheds bankkonto? Her er, hvor længe du skal opbevare virksomhedsregistre.

Hvorfor skal du beholde kontoudtog?

En af hovedårsagerne til, at du har brug for kontoudtog, er at have bevis for en indkomstpost, fradrag eller kredit for Internal Revenue Service.

Skatterelaterede årsager

IRS har en begrænsningsperiode, der gælder for selvangivelser, og det begrænser den tid, du har til at ændre din returnering, kræve en refusion eller kræve en kredit. Derudover begrænser forældelsesperioden den tid, IRS har til at beregne yderligere skat.

IRS' begrænsningsperiode for skyldige skatter er tre år fra den dato, du indsender dit oprindelige opgørelse. For at kræve en tilbagebetaling eller kreditering er det tre år fra den dato, hvor du indgav angivelsen, eller to år fra den dato, hvor du betalte den skyldige skat, alt efter hvad der er senere.

I mange tilfælde vil din stats begrænsningsperiode falde sammen med IRS frist på tre år, men der kan være nogle undtagelser, hvor du bor. Sørg for at tjekke din stats love for at sikre, at dine erklæringer er tilgængelige i revisionsperioden.

Hvis du har brug for at ændre din selvangivelse for at kræve en kreditering eller refusion men du kan ikke få adgang til dine kontoudtog, kan du muligvis ikke bevise, at du fortjener den kredit eller refusion. Yderligere, hvis IRS vurderer yderligere skat, som du ved, du ikke skylder, kan du få brug for dine kontoudtog for at bevise, hvorfor du ikke skylder den.

Andre grunde til at holde på kontoudtog

Opbevar kontoudtog for fremtidige långivere, udlejere og andre, som du vil gerne starte et økonomisk forhold. Når de skal afgøre, om du har råd til betalingerne for et lån, en lejebolig eller noget andet, kan de anmode om at se dine kontoudtog for at bekræfte din indkomst.

Kontoudtog kan også være nyttige til at vise bevis for køb foretaget af betalingskort, check eller bankoverførsel, hvis nogen hævder, at du skylder dem penge. Og hvis du skal bruge en produktgaranti eller indgive et forsikringskrav, kan et kontoudtog hjælpe ved at bekræfte, at du har foretaget de tilknyttede køb.

Hvornår skal du beholde kontoudtog længere?

I nogle tilfælde foreslår IRS, at du opbevarer optegnelser længere end tre år på grund af den tid, bureauet kan revidere dig.

• Hvis du betaler beskæftigelsesskat, skal du opbevare optegnelserne i fire år efter, at skatten forfalder eller er betalt, alt efter hvad der er senere.
• Hvis indkomst ikke rapporteres, og den udgør mere end 25 % af din bruttoindkomst, eller hvis IRS har mistanke om, at dette er tilfældet, kan den revidere dig når som helst i seks år.
• Hvis du rapporterer et kurstab på grund af tab på fordringer eller værdiløse værdipapirer, bør du opbevare dine optegnelser i syv år.

Hvis du ikke har indgivet en returnering et år, eller hvis du indgav en returnering, som IRS mener er svigagtig, er der ingen grænse for, hvornår du kan blive revideret.

Hvis din skat er forholdsvis enkel, og du har indgivet dem nøjagtigt, du behøver sandsynligvis ikke bekymre dig om at opbevare kontoudtog ud over tre år. Men hvis du har mere kompliceret økonomi, inklusive investeringer, er det en god idé at sikre, at du kan få adgang til dem for syv.

Organisering af kontoudtog og andre dokumenter

At have en måde at gemme og holde styr på dine udsagn kan gøre det let at få adgang til oplysninger, hvis og når du har brug for det.

Papirerklæringer

Hvis du foretrækker at opbevare flere års fysiske udsagn, skal du skal have lidt plads til det. Her er et par journalføringstip til papirudgaver:

• Køb et dedikeret arkivskab til dine finansielle dokumenter.
• Adskil dokumenterne efter år.
• Organiser dokumenterne efter type og kategori (personlige kontoudtog, forretningskontoudtog, investeringsudtog, kreditkortudtog osv.).
• Send dem i kronologisk rækkefølge, så det er nemt at finde det, du har brug for hurtigt.
• Opbevar de vigtigste dokumenter i et brandsikkert pengeskab.

Når du ikke længere har brug for erklæringer, skal du makulere dem for at beskytte følsomme oplysninger.

Elektroniske erklæringer

Da elektroniske erklæringer bliver mere og mere almindelige, kan du vælge at beholde virtuelle optegnelser. Men hvis du beslutter dig for at gå den vej og holde dem gemt på en enkelt enhed, risikerer du at miste optegnelser, hvis enheden går ned, bliver væk eller bliver stjålet. Overvej at sikkerhedskopiere poster på en sikker sekundær lagerenhed eller i et sikkert cloudmiljø.

En anden mulighed med digitale kontoudtog er at kontakte din bank for at finde ud af, hvor længe den opbevarer erklæringer, så du kan få adgang til dem efter behov. Ofte giver banker dig mulighed for at få adgang til, downloade og udskrive nogle års kontoudtog via netbank. Hvis du har brug for en erklæring, der ikke er tilgængelig online, men det stadig er inden for den tidsperiode, din bank opbevarer, kan du normalt bestille den. Tidsrammer og gebyrer kan variere efter institution og kontotype, så tjek det, før du går denne rute.

Ofte stillede spørgsmål (FAQs)

Hvor længe skal du beholde dine selvangivelser?

Du bør typisk opbevare dine selvangivelser i mindst tre år fra kl. din fildato, da det er IRS's forældelsesfrist for at beregne yderligere skat. Men hvis du ikke har betalt din skat inden for et år efter indgivelsen, skal du have et afkast ved hånden i to år fra den dato, du betalte dem fuldt ud.

IRS kan revidere dig i op til seks år, hvis den har mistanke om, at du underrapporterede din indkomst med mindst 25 %. Gem dine selvangivelser i syv år, hvis du indgiver et tab for dårlig gæld eller værdiløse værdipapirer.

Hvor længe skal du beholde lønsedler?

Lønsedler skal opbevares i mindst 12 måneder, så du kan nøjagtigt indsende din skat året efter. Men ifølge IRS vil du måske beholde dine lønsedler i tre år for at sikkerhedskopiere dine selvangivelser, hvis du bliver revideret.

Hvor længe skal du opbevare kreditkortudtog?

Hvis du bruger et kreditkort til erhvervslivet, skal du sørge for at få adgang optegnelserne i mindst tre år for at tjene som bevis (hvis nødvendigt) for dine selvangivelser.

For personlige kreditkort er det bedst at opbevare kontoudtog i 12 måneder for at verificere debiteringer, du har fået, tjenester, du har betalt for, forretningsudgifter, donationer til velgørende formål eller – hvis det er omstridt – en rettidig lånebetaling.