Tidsregistrering lyder simpelt i teorien, men hvordan virksomheder sporer tid kan variere drastisk baseret på branche, placering og andre faktorer.
I praksis lyder det ikke kompliceret:et klik for at starte, et andet for at stoppe. Når det er sagt, er det, der sker mellem disse to klik, alt andet end:
Metoden et 10-personers bureau bruger til at spore tid ligner ikke, hvad en 5.000-mands virksomhed har brug for. Et feltpersonale, der slår ind på en arbejdsplads, fungerer i en helt anden virkelighed end en fjernudvikler, der logger timer på tværs af tre tidszoner.
Og alligevel er spørgsmålet under det hele det samme:hvor bliver tiden af?
Dette stykke er ikke en sammenligning af værktøj. Det er en analyse af tidsporingspraksis på tværs af virksomhedsstørrelser, teamstrukturer og arbejdsstile, hentet fra mere end 84 millioner timer logget på tværs af 22.000+ organisationer og 186.000+ brugere på Hubstaff.
Dyk ned i vores interaktive demo og udforsk de funktioner, der gør det nemmere end nogensinde før at administrere globale teams.
Spørg de fleste mennesker, hvorfor deres virksomhed registrerer tid, og du vil få et af to svar:fakturering eller ansvarlighed. Begge er sande ofte nok, men de ridser også kun i overfladen.
Tidsregistrering kan være splittende. Når den bruges dårligt, er den alt for let at skæve mod overvågning. På den anden side kan det tjene som et signal - en måde at forstå, hvor arbejdet foregår, og om det rigtige arbejde får mest opmærksomhed.
Årsagerne til, at organisationer sporer tid varierer meget, men de mest almindelige har en tendens til at samle sig om nogle få kernefunktioner:
Disse funktioner udelukker ikke hinanden, og de fleste organisationer sporer tid til at tage fat på flere af dem på én gang. Men motivationen til at prioritere hinanden frem for hinanden (og måden hver enkelt bliver implementeret på) har en tendens til at skifte betydeligt afhængigt af virksomhedens størrelse og hvordan dens teams er struktureret.
For eksempel har et lille fjerntliggende bureau-sporingstid primært til klientfakturering et fundamentalt andet forhold til praksis end for eksempel en hybrid virksomhed, der bruger det til at forstå, hvordan kernearbejde fordeles på tværs af afdelinger. Samme værktøj, forskellige spørgsmål og meget forskellige indsatser.
Hvordan en virksomhed vælger at spore tid, siger normalt noget om, hvordan den opererer:dens størrelse, dens branche, hvor fordelte dens teams er, og hvor meget synlighed lederskab rent faktisk ønsker ind i arbejdet.
Der er ingen universel tilgang til sporing af medarbejdertimer, og landskabet har ændret sig betydeligt i løbet af det sidste årti. Nedenfor er en oversigt over de fire mest almindelige metoder i brug i dag.
Manuelle timesedler (dvs. regneark, papirlogfiler, hukommelsesøvelser ved slutningen af ugen) er stadig almindelige i mindre virksomheder, hvor omkostningerne ved at tage ny software føles som mere besvær, end det er værd.
Appellen er ligetil:ingen omkostninger, ingen indlæringskurve, ingen afhængighed af en tredjepartsplatform.
Desværre er ulemperne lige så ligetil:
Manuel sporing er ikke forsvundet - især i brancher, hvor administrative processer ændrer sig langsomt.
Desktop- og app-baserede tidsregistreringer er en almindelig løsning blandt fjerntliggende og hybride teams. Disse tidsregistreringer hjælper brugere med at spore tid til opgaver og projekter, generere timesedler, oprette rapporter og mere.
Når de er konfigureret, giver disse værktøjer dig ofte mulighed for at tilpasse tilladelser til kun at indsamle de data, dit team har brug for. Værktøjer, der tilbyder både en desktop- og mobilversion, er gode til felthold, da de ofte inkluderer alternative tidssporingsmetoder som GPS og geofenceret tidssporing.
For teams, der evaluerer medarbejders tidsregistreringssoftware, er her nogle af de bedste muligheder i denne kategori:
Hver af dem tjener en lidt anden use case og teamstørrelse, men kategorien som helhed er blevet standard for de fleste virksomheder, der er involveret i distribueret arbejde.
Hardwarebaseret tidsregistrering er stadig meget levende i industrier, hvor arbejdet foregår på et fast sted:
Punch-ure, kiosker, biometriske scannere og badge-læsere tilbyder noget, app-baserede værktøjer ikke altid er designet til:en fysisk registrering af, hvornår nogen ankom, og hvornår de gik, bundet til et bestemt sted.
For feltpersonale, lagerhold eller enhver, hvis arbejde ikke kan udføres fra en bærbar computer, er enheder på stedet den mest praktiske mulighed. De er pålidelige, velkendte og kræver ikke, at arbejdere bærer eller administrerer et ekstra stykke software.
I den mere avancerede ende af spektret er systemer, der kører med minimal manuel input. Disse systemer logger aktivitet automatisk gennem skærmovervågning, app- og URL-sporing og arbejdsmønsteranalyse.
Teams, der leder efter mere end et antal medarbejdere, kan dykke ned i disse værktøjer for at forstå hvordan arbejdsdagen er brugt.
Tal i skala har en måde at afgøre argumenter på, som meninger ikke kan.
I vores datasæt, hentet fra over 84 millioner timer logget på tværs af 22.000+ organisationer og 186.000+ brugere, opdagede vi følgende:
Hvad disse data gør muligt, mere end noget andet, er en ærlig samtale om, hvor tiden går.
Af de tre arbejdsstile har hybridteams den højeste fokustid på 57 % – et væsentligt hul over gennemsnittet på 53 % på tværs af alle modaliteter.
En del af det, der sandsynligvis driver dette, er struktur:Hybridarbejdere har lært at behandle deres dage på kontoret og fjerntliggende forskelligt, hvilket begrænser kontekstskifte og fører til en intentionalitet, der har en tendens til at vise sig i, hvordan de beskytter deres tid.
Rytmen med at skifte mellem miljøer, snarere end at forstyrre fokus, kan faktisk skærpe den. For et dybere kig på, hvordan hybrid produktivitet sammenligner på tværs af brancher og virksomhedsstørrelser, er den fulde opdeling tilgængelig i vores Workstyle-rapport.
Forskellen mellem, hvordan små virksomheder og store organisationer bruger deres tid, er dikteret af struktur.
SMB'er Virksomheder Tid brugt i fokus 50%46%Tid brugt på kernearbejde 45 %48 %Den sandsynlige forklaring er rollespecialisering. I en større organisation har folk en tendens til at gøre færre ting dybere, mens i en mindre, udfører den samme person ofte flere funktioner på én gang, hvilket kræver en anden form for vedvarende opmærksomhed.
Ingen af profilerne er mere produktive i absolut forstand, da de simpelthen er optimeret til forskellige driftsscenarier.
Der er mange myter om fjernarbejde, og vi ville ærlig talt blive overraskede, hvis du ikke er bekendt med mindst én af dem.
I vores undersøgelse testede vi flere af de mest almindelige - og resultaterne var ret afgørende:
Hvad tidsregistrering bidrager til denne samtale er en rekord. Når ledere har faktiske data om, hvor timerne går hen, og hvilken slags arbejde der bliver udført, begynder nærhedsdebatten at vakle.
De virksomheder, der får mest ud af tidsregistrering i dag, bruger det ikke, som mange virksomheder markedsførte det:som en mekanisme til at sikre, at folk virkelig arbejder.
For at være klar, eksisterer den version af værktøjet stadig. Men manglende innovation ud over overvågning af overfladeniveau, der sidestiller synlighed med tilstedeværelse og timer, der er logget med værdi leveret, skader virksomheder, deres medarbejdere og softwareudbydere selv.
Heldigvis bliver dette forældede koncept nu erstattet med noget mere nyttigt:en ægte indsats for at forstå, hvordan arbejdet bevæger sig gennem en organisation. Dette viser sig på et par konkrete måder:
Organisationerne, der foretager denne overgang, har en tendens til at dele én underliggende overbevisning:at pointen med at spore tid aldrig egentlig handlede om tid. Det handlede altid om arbejde; hvilken slags, hvor meget, og om betingelserne er for, at folk gør det godt.
De fleste organisationer, der kæmper med tidsregistrering, kæmper ikke, fordi de har valgt det forkerte værktøj. De kæmper, fordi praksis aldrig har været klart defineret:
Før du evaluerer et nyt system eller overhaler et eksisterende, er det værd at sætte farten ned længe nok til at besvare et par ærlige spørgsmål internt:
Et nyttigt udgangspunkt for teams, der ønsker en mere struktureret visning, er Hubstaffs blandede produktivitetsscore.
Det er en simpel formel, der i gennemsnit beregner fokustidsprocent og kernearbejdsprocent i et enkelt tal, hvilket giver teams en baseline at måle i forhold til og en retning at bevæge sig mod. Hvis resultatet afslører, at mindre end halvdelen af arbejdsdagen går til fokuseret eller kernearbejde, er det værd at undersøge.
For den fulde metodologi og et dybere blik på, hvordan organisationer på tværs af brancher og arbejdsstile omsætter dette i praksis, findes de komplette resultater i vores Workstyle-rapport.
Sagen om tidsregistrering handlede aldrig rigtig om kontrol. Det handlede altid om at vide, hvor fokus går hen, og hvad det mønster betyder for de mennesker, der udfører arbejdet.
På tværs af 84 millioner timer og 22.000+ organisationer peger dataene i én retning:Effektiv tidsregistrering gør teams bedre til at forstå sig selv. Denne konstruktive tilgang til synlighed og gennemsigtighed er værd at bygge hen imod, uanset hvor dit team logger ind fra.