Fakturaer og opgørelser bruges jævnligt i erhvervslivet. Du sender fakturaer og kontoudtog til faktureringskunder. Og leverandører sender dig fakturaer og kontoudtog, så du ved, hvor meget du skylder. Men hvad er forskellen mellem en faktura og en erklæring?

Hvad er forskellen mellem en faktura og en erklæring?

For præcist at kunne sende og modtage fakturaer og kontoudtog, skal du vide, hvad de er. Tag et kig nedenfor på forskellen mellem en faktura og en erklæring.

Hvad er en faktura?

Når du køber noget uden at betale med det samme, modtager du en faktura, der beskriver transaktionen. Og når dine kunder køber noget uden at betale med det samme, sender du en faktura til dem. Du kan også høre en faktura kaldet en regning.

For eksempel ringer en fast kunde til dig for at afgive en ordre på kontorartikler. Du opkræver muligvis ikke betaling den dag. I stedet ville du udarbejde en faktura og give den til din kunde, når de afhenter forsyningerne.

Fakturaoplysninger

En faktura kan være på papir eller leveret via e-mail. Når du sender en faktura, skal du inkludere følgende betalingsoplysninger:

• Det samlede skyldige beløb. Vær klar over, hvor meget en kunde skylder dig. Inkluder evt. skat. Skattebeløbet skal være tydeligt mærket, før det føjes til totalen.
• Købte varer og/eller tjenester. Din kunde ønsker at vide præcis, hvilke produkter eller tjenester de bliver faktureret for. Du bør angive prisen på hver vare eller tjeneste, så kunden ved, hvordan det samlede beløb blev nået.
• Hvornår betalingen forfalder, og hvordan den betales. Vær klar over betalingsforfaldsdatoen, og hvordan en kunde kan betale. Dette kan hjælpe dig med at undgå situationer, hvor kunderne ikke betaler.
• Transaktions- og fakturadatoer. Sørg for, at kunderne ved, hvornår de har købt varer, og hvornår fakturaen blev sendt.
• Et fakturanummer. For at forenkle dine virksomhedsregistre skal du nummerere hver faktura.
• Kundeoplysninger. Uanset om du sender, e-mailer eller håndleverer en faktura, skal du inkludere din kundes oplysninger. Kundens navn, virksomhed (hvis relevant), adresse og telefonnummer er alle væsentlige oplysninger.
• Sælgeroplysninger. Inkluder din virksomheds oplysninger, så kunderne ved præcis, hvor fakturaen kommer fra. Angiv din virksomheds navn og adresse. Inkluder også dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer, så kunderne kan nå dig.

Registrer fakturaer

Hold et register over de fakturaer, du sender til kunder. På den måde kan du spore fakturabetalinger, og det er nemmere at udarbejde en opgørelse. Grundlæggende virksomhedsregnskabssoftware kan gøre det nemt for dig at oprette regninger og spore ubetalte fakturaer.

Du skal også spore fakturaer, du modtager. Sørg for at registrere penge, du skylder, og betalte fakturaer.

Hvad er en erklæring?

En opgørelse er en liste over ubetalte fakturaer, der inkluderer den samlede ubetalte saldo for en bestemt tidsperiode. Du modtager erklæringer fra leverandører og sender erklæringer til kunder.

Oplysninger om erklæring

Når du sender en erklæring til en kunde, skal følgende oplysninger medtages:

• Seneste fakturaer. Der skal være en liste over fakturaer, der er udstedt i opgørelsens tidsperiode. Hver faktura skal have en dato, fakturanummer, købt beløb, foretagne betalinger og fakturasaldo.
• Kundeoplysninger. Inkluder kundens navn, virksomhed (hvis relevant), adresse og telefonnummer.
• Sælgeroplysninger. Dit navn, virksomhed, adresse, telefonnummer og e-mailadresse skal være tydeligt markeret på erklæringen.
• Erklæringsdatoer dækket. Sørg for, at kunden kender det tidsrum, opgørelsen indeholder. Skriv f.eks., at opgørelsen dækker transaktioner fra 1. juni 2016 til 1. juli 2016.
• Erklæringsdato. Inkluder også den dato, du har udarbejdet erklæringen.
• Udskriftsnummer. Opgørelsen skal have et nummer til dine poster.

Optag erklæringer

Medtag erklæringer, du modtager fra leverandører, i dine regnskabsbøger. Registrering af erklæringer hjælper dig med at bekræfte, at fakturaer og erklæringer stemmer overens. Hvis der er fejl, du opdager, når du afstemmer en erklæring, skal du ringe til din leverandør.

Registrer også kontoudtog og fakturaer, du sender til kunder. Hvis en kunde f.eks. mener, at erklæringen er forkert, kan du bruge dine optegnelser til at verificere de korrekte oplysninger. Hvis der er en fejl, kan du løse det. Hvis der ikke er en fejl, kan du vise kunden kopier af fakturaerne for at bekræfte, at erklæringen er korrekt.

Vil du have en nem måde at holde styr på indgående og udgående penge? Patriots online regnskabssoftware sporer dine udgifter og indtægter. Du skal ikke bekymre dig om uorganiserede optegnelser. Prøv det gratis i dag!

Dette er ikke tænkt som juridisk rådgivning; for mere information, klik venligst her.