Mange virksomhedsejere vælger fra tid til anden at få hjælp udefra. Nogle gange er der brug for specifik ekspertise, når der er et problem i din virksomhed. I stedet for at ansætte flere medarbejdere til at hjælpe med grundlæggende forretningsdrift, kan du ansætte en uafhængig entreprenør.
Når du ansætter en selvstændig entreprenør i stedet for en medarbejder, er reglerne anderledes. Uafhængige entreprenører skal udfylde formular W-9 i stedet for formular W-4, når de ansættes.
Det er svært at bestemme en arbejders status. Men du skal klassificere din medarbejder korrekt for at undgå IRS-sanktioner. Brug den økonomiske realitetstest til at hjælpe dig med at beslutte. Den økonomiske realitetstesten ser på seks faktorer, der kan hjælpe med at definere en uafhængig entreprenør vs. medarbejder.
Du skal inkludere en medarbejder på din lønningsliste og tilbageholde føderal indkomst og FICA-skatter (Social Security og Medicare-skatter) fra deres løn. Og du bidrager også med et matchende FICA-skattebeløb.
Når medarbejdere begynder at arbejde i din virksomhed, udfylder de IRS Form W-4, Employee's Withholding Allowance Certificate. Denne formular fortæller dig, hvor meget du skal tilbageholde for føderal indkomstskat.
En uafhængig entreprenør er en selvstændig eller en person, der arbejder for en anden virksomhed. De er ansat til at udføre en opgave, men de er ikke med på din lønliste. Du tilbageholder ingen skat af deres løn, fordi de skal betale selvstændig skat.
Når uafhængige entreprenører begynder at udføre arbejde for din virksomhed, skal de udfylde formular W-9. Denne formular giver dig oplysninger, der vil hjælpe dig med at forblive kompatibel med IRS.
Når du har fastslået, at en arbejder er en uafhængig entreprenør, skal du give dem formular W-9, anmodning om skatteyderidentifikationsnummer. Alle virksomheder er forpligtet til at rapportere kompensation til ikke-medarbejdere på $600 eller mere på formular 1099-NEC. Brug oplysningerne på formular W-9 (dvs. skatte-id-nummer og kontaktoplysninger) til nøjagtigt at udfylde formular 1099-NEC.
Tænk på Form W-9 som en Form W-4 for uafhængige entreprenører. De skal udfylde det, når de bliver ansat i din virksomhed. Og formularen har sikre oplysninger på sig, som skal beskyttes.
Det er vigtigt at forstå formular W-9 instruktioner. Her er Form W-9-kravene, som uafhængige entreprenører skal levere:
Du sender ikke formular W-9 til IRS. Gem formular W-9 til dine arkiver.
Form W-9 formål i en nøddeskal: For at få oplysninger fra dine uafhængige kontrahenter, herunder deres skatteyderidentifikationsnummer, så du nøjagtigt kan rapportere deres betalinger til IRS.
Det meste af tiden er uafhængig entreprenørløn ikke underlagt backup tilbageholdelse. Men det kunne ske.
Backup-tilbageholdelse kræver, at du tilbageholder 24 % af den uafhængige entreprenørs betalinger og depositum hos IRS. Det er dybest set en skat, som du tilbageholder fra den uafhængige entreprenørs løn og overfører til IRS.
For eksempel skylder du en uafhængig entreprenør $3.000. Efter tilbageholdelse af backup betaler du dem 2.280 USD og sender 720 USD til IRS (3.000 USD X 0,24).
Backup tilbageholdelse gælder, hvis:
Sørg for, at den uafhængige entreprenør ved, at du tilbageholder skat fra deres løn. Og medtag backup-tilbageholdelsesoplysningerne i et dokument, som en lønseddel.
En uafhængig entreprenørs løn er ikke underlagt backup tilbageholdelse, hvis de giver dig deres korrekte TIN-nummer og de rigtige certifikater og indberetter deres skattepligtige renter og udbytte på deres selvangivelse.
Hvis en uafhængig entreprenørs betalinger er underlagt backup tilbageholdelse, skal du indbetale pengene hos IRS og rapportere det. Brug formular 945, årlig tilbagebetaling af tilbageholdt føderal indkomstskat.
På formular 945 skal du rapportere mængden af tilbageholdelse af backup, du har indsamlet. Formular 945 skal kun betales én gang i begyndelsen af hvert år (31. januar med nogle undtagelser), men indbetalinger er hyppigere.
Du vil indbetale pengene enten halvugeligt eller månedligt, på samme måde som føderal indkomstskat for ansatte. Din indbetalingsplan bestemmes af din samlede skattepligt rapporteret på formular 941 i løbet af en tilbagebliksperiode på fire kvartaler.
Formular W-9 fortæller dig den uafhængige kontrahents oplysninger, så du korrekt kan udfylde formular 1099-NEC, Nonemployee Compensation.
Du er forpligtet til at rapportere kompensation til ikke-ansatte på formular 1099-NEC, og send derefter en kopi til:
Uafhængige kontrahenter bruger formularen til at udfylde deres individuelle selvangivelse, formular 1040. Sørg for at sende formular 1099-NEC senest den 31. januar.
Som virksomhedsejer er du forpligtet til at få formular W-9s til dine uafhængige entreprenører. Du kan downloade en udskrivbar W-9-formular direkte fra IRS's websted.
Når en uafhængig kontrahent har udfyldt formular W-9, skal du opbevare den i dine optegnelser. Du skal bruge det til at indgive formular 1099-NEC. Patriots onlineregnskab giver dig mulighed for at oprette og udskrive ubegrænsede 1099'er. Og vi tilbyder gratis, amerikansk-baseret support. Prøv det gratis i dag!