Ser din faktureringsproces lidt sådan ud? Udskriv, fold, sæt papir i kuverten, forsegl, tilføj frimærke, tilføj adresser, send post og gentag. Hvis du græder ved tanken om at skulle sende en faktura mere til dine kunder, kan du overveje e-fakturering.

Hvad er e-fakturering?

Elektronisk fakturering, også kaldet e-fakturering eller digital fakturering, er processen med at fakturere en kunde online i stedet for via post. Kunden modtager sin faktura enten via e-mail eller en sikker portal (f.eks. en online konto). Generelt giver virksomheder, der bruger e-fakturering, også kunderne mulighed for at betale deres regning online.

Hvis du tænker på e-faktureringskunder, skal du huske, at du skal inkludere de samme oplysninger, som du ville have på en papirfaktura. Ligesom traditionelle papirfakturaer indeholder e-fakturaer nøgleoplysninger om en kundes køb, herunder:

• Dato
• Kunde- og sælgeroplysninger
• Købte varer eller tjenester
• Forfaldent beløb
• Betalingsforfaldsdato
• Acceptable betalingsmetoder
• Rabat ved tidlig betaling (hvis relevant)
• Fakturanummer 

Du kan bede kunder om at tilmelde sig e-fakturering ved at tilmelde dig eller anerkende, at de accepterer e-fakturering. Du kan endda tilføje et incitament til kunder, der tilmelder sig (f.eks. $X i rabat på deres næste faktura). Før du sender digitale fakturaer til kunder, skal du sikre dig, at de har adgang til e-mailadressen eller den sikre portal for at undgå forsinkelser.

Digital fakturering:Fordele og ulemper

Så skal du skifte til elektronisk fakturering eller inkludere det i din faktureringsproces? Inden du tager den beslutning, skal du overveje fordele og ulemper ved e-fakturering.

Her er nogle af fordelene ved elektronisk fakturering:

• Bekvemmelighed: Du behøver ikke bekymre dig om ting som blæk, papir, konvolutter eller frimærker, når du fakturerer kunder. I stedet skal du blot generere og sende fakturaen elektronisk.
• Automatisering: Afhængigt af hvordan du forfølger e-fakturering (f.eks. regnskabssoftware), kan du muligvis automatisere processen for kunder, der har tilbagevendende fakturaer. På den måde behøver du ikke bekymre dig om at huske at oprette og sende regningen.
• Tidsbesparelse: Hele den print-, mail-, gentagelsesproces? Væk. E-fakturering kan spare dig for den nødvendige tid til at sende fakturaer, især hvis du bruger automatisering.
• Hurtigere betalinger: Du kan muligvis fremskynde kundebetalinger (og dermed få et sundere cash flow) gennem elektronisk fakturering. Kunder kan være mere tilbøjelige til at betale med det samme efter at have modtaget en digital faktura, især hvis de kan betale online.
• Digitalt papirspor: At sende kunder elektroniske fakturaer giver et indbygget (papirløst) papirspor, så du bedre kan spore.
• Kontaktfri levering: Dine kunder modtager deres regninger uden at skulle interagere med nogen mennesker eller papir.

Inden du begynder at sende kunder elektroniske fakturaer, skal du overveje følgende:

• Sikkerhedsproblemer: Nogle kunder har muligvis ikke sikre e-mailadresser, hvilket kan føre til sikkerhedsproblemer.
• Spamfiltre: Afhængigt af dine kunders e-mail-indstillinger kan din elektroniske faktura lande direkte i deres spam-mappe.
• Kundepræference: Ikke alle dine kunder ønsker at modtage elektroniske fakturaer. Nogle foretrækker måske papirkopier. Igen, kommuniker med kunder, før du fakturerer dem elektronisk.

Sådan opretter og sender du elektroniske fakturaer

Tror du, at det er vejen at gå for din virksomhed, at sende kunderne deres regninger elektronisk? Hvis ja, forstå, hvordan du opretter og sender e-fakturaer til kunder.

Du kan oprette elektroniske fakturaer ved hjælp af:

• Skabeloner
• Regnskabssoftware

Når du har genereret din faktura online, kan du sende den til kunder via e-mail eller via en sikker portal, f.eks. deres onlinekonto.

Hvis du bruger regnskabssoftware, kan du muligvis strømline processen yderligere ved at:

• Opsætning af tilbagevendende fakturaer 
• Automatisk udsendelse af betalingspåmindelser 
• Vælg fra fakturaskabeloner
• Sporing af ubetalte fakturaer (og betalte fakturaer) i softwaren

Ønsker du at forenkle e-faktureringsprocessen? Patriots regnskabssoftware til små virksomheder gør det nemt at sende tilpassede e-fakturaer til kunder, acceptere kreditkortbetalinger og meget mere. Start din gratis prøveperiode nu!