Mens markedsforholdene kan ændre sig over tid, er én ting stadig sandt for enhver virksomhed:Kontanter er afgørende. Uden ordentlig likviditetsoptimering kan virksomheder være rentable på papiret og alligevel være i risiko for konkurs, hvis de ikke kan betale deres regninger.

Små og mellemstore virksomheder er særligt tilbøjelige til uregelmæssige pengestrømme og begrænset likviditet, hvilket gør det afgørende at være meget opmærksom på arbejdskapitalen og sætte processer på plads til at styre den, før udfordringer – såsom en pandemi – opstår.

Selvom COVID-19 ikke påvirkede alle brancher på samme måde, satte den usikkerhed, det genererede, arbejdskapital i højsædet for mange ejere. Og med god grund:En undersøgelse fra Federal Reserve fra 2021 viste, at 65 % af små virksomheder havde problemer med at betale driftsudgifter i 2020, og næsten halvdelen kæmpede for at betale husleje eller betale ned på gæld.

I min tid som finansdirektør har jeg set mange virksomheder kæmpe for at implementere en effektiv strategi til at styre deres pengestrømme. Ofte kigger de på eksterne finansieringskilder, før de kigger internt, hvilket kan være fristende for en virksomhed i vækst, men virksomheder skaffer sjældent nok penge på den måde.

Mindre end 5 % af startups skaffer venturekapital. Og det er heller ikke sikkert at ansøge om lån:Ifølge en undersøgelse fra Federal Reserve fra 2019 modtog knap halvdelen af ​​de amerikanske små virksomheder, der ansøgte om finansiering, det fulde beløb. For mere end halvdelen af ​​små virksomheder indebærer ekstern finansiering tilføjelse af personlige garantier som sikkerhed for gælden. Som disse ejere ser nu, kan denne gæld forfalde, før virksomheden vender tilbage.

Et bedre første skridt er at skabe en struktureret tilgang til pengestrømsstyring og sikre, at den er fuldt optimeret. Dette vil ikke kun give tilstrækkelig likviditet til at opretholde driften og finansiere vækst i de gode tider, men vil også tilføje et lag af stabilitet i vanskelige tider – samtidig med at behovet for yderligere finansiering elimineres eller reduceres.

En struktureret tilgang hviler på tre nøglesøjler:

1. Implementer bedste praksis for styring af arbejdskapital.
2. Opret en pengestrømsprognose og opret en disciplin til gennemgang.
3. Deltag i scenarieplanlægning og forbered dig på både udfordringer og uventede.

Implementer bedste praksis for styring af arbejdskapital

Arbejdskapital er forskellen mellem omsætningsaktiver og kortfristede forpligtelser, og den repræsenterer den likviditet, der er tilgængelig for en virksomhed til at opfylde sine kortsigtede finansielle forpligtelser. Før du laver en plan for at styre denne cyklus og forbedre pengestrømmen, skal du starte med at forstå og optimere hvert af disse elementer:tilgodehavender, gæld og beholdning.

Fordringer

Det kan være fristende at slække på dine betalingsbetingelser for at generere flere forretninger, såsom at tilbyde rabatter eller give kunderne mulighed for at betale for sent, fordi der ikke er nogen formelle opfølgningsprocesser. Men der er en afvejning mellem likviditet og rentabilitet:Hvis du giver dine kunder for meget slæk, kan du lave mange salg, men ikke mange penge.

Grib disse tre vigtige muligheder for at optimere dine tilgodehavender:

1. Juster økonomi og salg . Disse afdelinger skal samarbejde om at udvikle betalingsbetingelser, der er rimelige for både kunden og virksomheden. Når politikken er defineret, skal du gennemgå kundens stamdata, kontrollere for eventuelle uregelmæssigheder og afstemme dem, du måtte finde. For eksempel, hvis policen er netto 30 dage, bør kundens stamdata ikke være netto 60 dage.
2. Opret en effektiv faktureringsproces . Automatisering er nøglen her, men selv automatiseret fakturering kan indeholde fejl eller gå sent ud. Dette kan skyldes en ineffektiv godkendelseskæde, unøjagtige data eller andre fejl. Fokuser på at skabe en slank proces, sæt en intern deadline for at sende fakturaen – ideelt set inden for en dag efter underskrivelse af indkøbsordren – og definer ejeren af ​​kundestamdata for at sikre, at nogen er ansvarlig for at holde dem opdateret.
3. Formaliser en indsamlingsstrategi . Først skal du sørge for, at det er nemt at spore ældning på din debitorrapport, så du med et øjeblik kan se, om nogen konti nærmer sig forfalden tid. Dernæst skal du definere en regelmæssig gennemgangsplan – for eksempel kontrol af forfaldne hver uge eller hver måned, afhængigt af din virksomheds behov. Definer derefter en proces og tidsplan for påmindelser og efterfølgende eskaleringstrin. Endelig, mens det traditionelt er økonomiafdelingens rolle at håndtere opkrævninger, kan opretholdelse af et tæt forhold til salgsteamet facilitere mere effektiv opsøgende kontakt til kriminelle kunder.

Gæld

Mens du kan indstille vilkårene for tilgodehavender, kræver gæld, at du følger en andens vilkår. Betalingsbetingelser kan variere meget på tværs af din leverandørbase, hvilket skaber både muligheder og udfordringer.

Her er tre gode måder at optimere din gæld på:

1. Forhandling betalingsvilkår ud over pris . Vi fokuserer ofte så meget på prisen, at vi glemmer at overveje, hvordan betalingsbetingelser kan påvirke vores cash flow. Når du vurderer en ny leverandør, skal du altid forhandle betalingsbetingelser, såsom at minimere forudbetalinger eller acceptere kreditbetingelser, der stemmer overens med din kontantprognose. Dette kan være en udfordring for en nyere virksomhed, men efterhånden som en virksomhed vokser og dens omdømme forbedres, er det en god idé at genforhandle disse vilkår.
2. Øg synligheden af ​​dine indkøbsdata . Når din procure-to-pay-proces ikke er stærk nok til at give pålidelig information til din cash flow-prognose, kan det være svært at identificere problemer og planlægge effektivt. Sørg for, at dine indkøbsordrer og fakturaer matches med det samme for at gøre det nemt at se med et øjeblik, om du er på vej til at dække dine udgifter eller ej.
3. Optimer din betalingstiming . Det er generelt bedst at holde sig til dine etablerede betalingsplaner for at sikre forudsigelighed, men udelukke ikke helt en tidlig betaling, når det giver mening. Hvis din planlægning viser, at du har overskydende kontanter, kan du overveje at betale forskud til leverandører, der tilbyder rabatter ved tidlig betaling.

Beholdning

Lagerbeholdning er ofte den største pengehul for en virksomhed. Ikke alle virksomheder handler med lagerbeholdning, men hvis din gør det, skal du huske på disse tre fremgangsmåder:

1. Definer minimale beholdningsniveauer . For at undgå at binde for store kontanter på lageret, sigt efter at opretholde et lagerniveau, der er tilstrækkeligt til at tilfredsstille svingende efterspørgsel uden for meget overskud. En indledende strategi for en lille eller nyere virksomhed kunne være at fokusere på at reducere antallet af SKU'er. Hav kun de mest populære varer ved hånden og bestil resten efter behov. Det kan øge leveringstiden for disse varer, men det vil holde dine kontanter fri i længere tid.
2. Overvåg efterspørgselsmønstre . Det er vigtigt at forstå, hvordan din efterspørgsel ændrer sig i løbet af dagen, ugen, måneden og året for at optimere lagerniveauerne. Hvis du har svært ved at estimere, kan du overveje at vælge nærliggende leverandører, der kan levere hurtigere, så du kan bestille mindre partier oftere i stedet for at tage dine chancer for nedsatte bulkordrer, der kan gå til spilde. Afhængigt af, hvad du sælger, kan du muligvis bestille dit lager efter behov.
3. Få en visning i realtid . Der er mange softwareprogrammer, der gør det muligt for dig at administrere dit lager. Sørg for, at din kan give dig et realtidsbillede af dit lager og dets placering (hvis relevant), så du ikke overkøber ved et uheld. Hvis du ikke har en softwareløsning, skal du sørge for, at der er en proces på plads til at sælge eller bruge de ældste varer først for at reducere spild.

Opret en pengestrømsprognose og opret en disciplin til gennemgang

Når du har lagt grundlaget for en disciplineret cash management, kan du begynde at overvåge dit cash flow og planlægge fremad. Mange virksomheder overvåger kun deres pengestrøm nøje, når de støder på likviditetsproblemer, men regelmæssig overvågning kan hjælpe dig med at drage fordel af overskydende kontanter. Automatisering er yderst nyttig her, men når det ikke er en mulighed, er her nogle praktiske trin til at administrere det manuelt:

Vælg din prognoseperiode og -metode

En 12- til 18-måneders prognose er en god tommelfingerregel, men det giver måske ikke mening for din virksomhed eller branche. Når du har defineret en rimelig prognoseperiode, vil du være i stand til at rulle fremad, efterhånden som flere data bliver tilgængelige.

Der er to metoder at overveje til kontantprognoser, afhængigt af din periode og behov:

1. Direkte metode - normalt i mindre end 12 måneder. Den bruger separate tidsplaner for de forventede ind- og udbetalinger baseret på en prognose på kontantbasis (i stedet for et periodiseringsgrundlag). Denne metode er bedst til kortsigtet likviditetsplanlægning.
2. Indirekte metode - sædvanligvis i mere end 12 måneder. Pengestrømsprognosen er baseret på en forventet resultatopgørelse, der linker til balance DSO (dage salg udestående), DPO (dage gæld udestående) og DIO (dage lagerbeholdning på hånden). Denne tilgang kan blive mindre nøjagtig end den direkte metode, hvilket betyder, at den er bedst til at planlægge kapitaludgifter eller allokere kapital på lang sigt.

Fokus på handlingsegnede output

Output bør give nøgleresultater for at støtte beslutningstagningen. Kompleksiteten af ​​prognosen kan variere baseret på din virksomheds behov og størrelse, men den bør indeholde tre nøgleelementer:

1. Driftskontanter
2. Investering af kontanter (investeringer eller disinvesteringer)
3. Finansiering af kontanter (gæld eller egenkapital)

Driftskontanter bør være dit primære fokusområde, fordi det vil afgøre dine behov for finansiering eller muligheden for at geninvestere kapitalen i strategiske initiativer.

Hovedformålet med pengestrømsprognosen er at give brugbar information, så den skal passe til formålet. Hold din model så enkel som muligt – jo mere kompleks den er, jo mere tilbøjelig til fejl kan den være, og jo mindre nyttig kan informationen blive. Hold dine input organiseret, bearbejdning enkel, og output klart.

Opret en gennemgangsplan

I almindelige tider kan det være tilstrækkeligt at gennemgå dit cash flow på månedsbasis, men når forholdene bliver sværere, kan du gå over til en ugentlig gennemgang for at forbedre nøjagtigheden af ​​oplysningerne. Sammenlign din prognose med din faktiske erklæring og analyser afvigelserne for at forbedre nøjagtigheden. Planlæg gennemgangen inden virksomhedens definerede betalingsdag, så det bliver muligt at administrere justeringer af betalingsplanen.

Deltag i scenarieplanlægning og forbered dig på udfordringer og uventede udfald

I usikre tider – såsom en pandemi – kan det være nyttigt at lave noget scenarieplanlægning og bestemme, hvilke handlinger din virksomhed skal tage for at holde sig oven vande. Identificer de bedste tilfælde, mellemstore og værste tilfælde. For hvert tilfælde skal du vurdere, hvor længe krisen kan vare, og hvilke foranstaltninger der skal træffes for at opretholde din virksomhed i den periode.

Hvis du planlægger i mere stabile tider, kan du stadig stressteste din prognose. Find ud af, hvad der kan udløse et likviditetsproblem (såsom ansættelse af nyt personale, åbning af en ny filial eller fabrik, investering i kapitalprojekter eller justering for betydelig eksponering til en enkelt kunde, der bliver en mindre pålidelig kunde), definer, hvordan det kan påvirke din prognose , og identificer, hvad du kan gøre for at mindske risikoen.

Sådan håndterer man mangel- og likviditetskriser:Tag kontrol og køb tid

Mangel- og likviditetskriser kan stamme fra eksterne faktorer (f.eks. ændrede markedsforhold) eller interne (f.eks. operationelle ineffektiviteter). I begge tilfælde er den vigtigste ting at gøre at købe nok tid til at tage fat på udfordringerne i din organisation eller til at overvinde dig, indtil markedsforholdene stabiliserer sig.

Før du tager fat på strategiske eller operationelle ændringer, skal du have en så klar forståelse som muligt af, hvor meget tid du har brug for at købe. (Som vi så under pandemien, er nogle stød sværere at forudsige end andre.) I denne periode skal du fokusere på at løse det kortsigtede problem på en måde, der understøtter dine langsigtede mål så meget som muligt.

Vær særlig opmærksom på øjeblikkelige handlinger, der kan generere kontanter uden at påvirke virksomheden, og udfør så mange, som du kan. Nogle praktiske eksempler omfatter:

• Reducer ikke-strategiske faste omkostninger.
• Fokuser på produkter og tjenester med højere marginer.
• Køb ikke aktiver – leas dem. Sælg ikke-strategiske aktiver og, hvis det er muligt, sælg og tilbagelej også strategiske.
• Prioriter mindre risikable kunder for at øge sandsynligheden for, at betalinger kommer til tiden.
• Tag forudbestillinger af produkter, hvis du har nogle i pipelinen.
• Skær ikke omkostningerne på områder, der direkte påvirker virksomhedens resultater, hvis de ikke skaber nogen kontantfordele.

Måske det vigtigste af alt:Kommuniker med dine kreditorer. Åben kommunikation er afgørende for at købe tid. Når en likviditetskrise rammer, er det naturligt at ville beholde disse oplysninger fra dine leverandører, så du ikke skader virksomhedens omdømme, men tavshed vil skade dit omdømme mere. At forsinke betalinger uden forklaring vil uvægerligt kompromittere dine leverandørers tillid. Fortæl dine leverandører, hvad der sker med din virksomhed, hvorfor de ikke bliver betalt, og hvornår de kan forvente betaling baseret på din kriseplan.

Sådan administreres overskydende likviditet:Tilpas kapital til strategi

Selvom det kan være mindre stressende at håndtere overskydende likviditet sammenlignet med en mangel, kan det være lige så nemt at tage fejl. De største risici er at allokere kapital på områder, der ikke er strategiske for virksomheden, eller at returnere penge til aktionærerne, før du analyserer, om du har penge nok til først at foretage strategisk betydelige kapitaludgifter.

Den bedste måde at optimere dine overskydende kontanter på er at:

• Identificer strategiske prioriteter for virksomheden og allokér tilstrækkelig kapital til at nå disse mål.
• Udforsk strategiske muligheder for at bruge de overskydende kontanter (f.eks. betale leverandører på forhånd for at få rabatter).
• Bestem et passende niveau af kontanter til at holde ved siden af ​​som en pude til dårlige tider.
• Tilbagefør eventuelle resterende kontanter til aktionærerne.

Nøgletilbehør

At skabe disciplin i din organisation er afgørende for at optimere dit cash flow, øge din modstandsdygtighed over for likviditetschok og fange muligheder, når der opstår overskydende likviditet. For at gøre dette:

• Sæt grundlaget for pengestrømsstyring.
• Opret en struktureret tilgang til planlægning og gennemgang.
• Køb tid under likviditetskriser for at tage kontrol over dit cash flow, og vær omhyggelig med at tage fat på den kortsigtede situation uden at gå på kompromis med dine langsigtede mål.
• Afstem kapital efter strategi og skab konkurrencefordele, når der opstår uventede.