Oprettelse af en balance kan være en udfordrende opgave for små virksomhedsejere. Især hvis du ikke er uddannet i økonomi og ikke fuldt ud forstår ind- og udsiden af ​​regnskaber, kan du føle dig usikker i starten.

I dette indlæg vil jeg dække, hvad en balance er, hvordan det gavner din virksomhed, og de vigtige sektioner, du skal medtage.

Hvad er en balance?

En balance er et af de tre primære regnskaber, der bruges til at overvåge din virksomheds sundhed, sammen med din pengestrømsopgørelse og resultatopgørelsen.

Din balance bør indgå som en del af din forretningsplan. Tænk på det som et øjebliksbillede af din virksomheds finansielle stilling - hvad du ejer og hvad du skylder — på et enkelt tidspunkt, f.eks. i slutningen af ​​en måned, et kvartal eller et år.

De ting, du ejer, kaldes aktiver , såsom kontanter i banken, inventar, køretøjer, udstyr, bygninger og tilgodehavender, hvilket er penge, kunder skylder dig for salg, der er foretaget, men endnu ikke betalt for.

De ting, du skylder, kaldes forpligtelser , såsom kreditorer, som er køb, du har foretaget, men endnu ikke har betalt for; skatter du skylder, herunder salg, løn, lån til generelle formål; og realkreditlån.

Forskellen mellem hvad du ejer (aktiver) og hvad du skylder (passiver) kaldes nettoværdi eller egenkapital. Med andre ord, efter at alle regninger er blevet betalt og alle forpligtelser er blevet opfyldt, tilhører enhver resterende værdi ejerne.

Hvad er fordelen ved at have en balance for din virksomhed?

På et øjeblik vil balancen give dig en idé om, hvorvidt din virksomhed har de finansielle ressourcer til at udvide og styre de normale udsving i modtagelse og forbrug af kontanter, eller om den har brug for øjeblikkelig opmærksomhed for at styrke likviditetsreserverne.

Med hensyn til operationel styring giver balancen indsigt i, hvor kontanter skal indsamles, beholdningsstyres og regninger betales.

Hvordan kan du bruge en balance til at styre din virksomhed?

For at bruge en balance til at styre din virksomhed, skal du først se på dine nuværende og anlægsaktiver.

Omsætningsaktiver kan konverteres til kontanter inden for de næste 12 måneder:

• Kontanter i banken: Ved at holde styr på kontanter og fremskrive, hvad det vil være om en til fire uger, kan du vide, om du har tilstrækkelige midler til at lave løn, betale dine regninger og betale dig selv.
   
• Debitorer (A/R): Du foretog salget og afholdt omkostningerne ved at levere produktet eller tjenesten og venter nu på at blive betalt. Brug din balance til at spore, om kunder betaler til tiden, eller om du skal ringe og minde dem om, at betalingen skal betales. Hvis du ved, at kunder er forsinket med betalinger, kan du overveje at udsætte efterfølgende salg. Nogle virksomheder opfordrer til hurtig betaling ved at tilbyde rabat. Listen over, hvornår betalingerne forfalder, kaldes en ældningsopgørelse for debitorer. Et finansielt nøgletal til at hjælpe med at administrere udgående salg kaldes udestående dages salg.
   
• Beholdning: Hvis din virksomhed har lagerbeholdning, skal du sikre dig, at du kan opfylde det forventede salg og ikke har for meget til overs. En produktionsvirksomhed kan have tre lagerniveauer, som hver skal styres - råmateriale, i proces og færdigt produkt - mens en detailbeklædningsvirksomhed skal spore lagerbeholdning efter stil og størrelse. Et finansielt nøgletal til at hjælpe med at styre lagerbeholdningen kaldes lageromsætning.

Anlægsaktiver vil eksistere i mere end 12 måneder:

• Køretøjer, udstyr og bygninger: Du skal spore disse til forsikringsformål og formentlig afskrive udgiften til skattemæssige formål.
   

Lad os nu se på dine ansvarskonti.

De første tre typer forpligtelser er kendt som kortfristede forpligtelser , da de normalt skal betales inden for de næste 12 måneder.

• Gæld (A/P): Det er vidunderligt at have leverandører, der giver dig mulighed for at betale på kredit. Følg disse forpligtelser, og sørg for at betale til tiden. Hvis det ikke er muligt, skal du kontakte leverandøren og fortælle dem, hvornår du vil betale. Sælgere giver ofte rabatter for hurtig betaling, så hvis du har midlerne, gå ikke glip af betalingsdatoen. Køb, der debiteres dit kreditkort, er inkluderet i dette afsnit.
• Skatter: Hold styr på moms opkrævet fra kunder. Dette er ikke dine penge; du er skatteopkræver for regeringen. Lønskatter, der tilbageholdes fra medarbejdernes lønsedler, er heller ikke dine penge. Hvis du bruger en lønservice (anbefales stærkt), bør de håndtere dette for dig. Nogle jurisdiktioner opkræver personlig ejendoms- og ejendomsskat, og afhængigt af din juridiske organisationsform (f.eks. enkeltmandsvirksomhed, LLC, selskab), kan du også have indkomstskatteforpligtelser i staten og føderale virksomheder.
• Lån: Hvis du har lån, hvor der skal betales inden for de næste 12 måneder, kan du se dem her. Gå ikke glip af nogen betalingsdatoer, da dette i nogle tilfælde kan få dit lån til at gå i misligholdelse.
• Langfristede lån : Dette omfatter realkreditlån, hvor betalingen forfalder inden for mere end 12 måneder.

Et finansielt nøgletal, der kombinerer omsætningsaktiver og kortfristede forpligtelser, kaldes aktuelt forhold (omsætningsaktiver divideret med kortfristede forpligtelser). Forholdet skal være større end 1, hvilket viser, at du har de økonomiske ressourcer til at betale dine regninger.

Det tredje afsnit af balancen viser din nettoværdi .

Udover den personlige tilfredsstillelse ved at vide, at du er mere værd hvert år, har banklån ofte bestemmelser om, at nettoformuen skal holdes på et vist niveau, så du skal spore din nettoformue for at sikre, at du ikke er i misligholdelse.

Eksempel på balance

Her er et eksempel på en forenklet balance, der viser et øjebliksbillede af en virksomhed den 31. marts 2016:
 

Omsætningsaktiver                                                                  Kortfristede forpligtelser

Kontanter                                       75.000 $         Kreditorer                              50,00 $

Tilgodehavender              125.000 USD          Skyldende skatter                                    20.000 USD

Beholdning                                $  50.000

Samlede omsætningsaktiver             $250.000         Kortfristede forpligtelser i alt               $70.000

Anlægsaktiver                                                Langfristede forpligtelser

Køretøjer, udstyr              100.000 $         Lån og realkreditlån                       $100.000

                                                                 Nettoværdi