De fleste virksomheder udarbejder et budget for hver aktivitet, de deltager i, såvel som deres normale drift. Ved afslutningen af tidsperioden eller projektet sammenlignes budgettet med de faktiske omkostninger og indtægter og eventuelle forskelle mellem budgettet og de faktiske analyserede omkostninger og udgifter. Denne praksis, kaldet "variansanalyse", er vigtig i ledelsesregnskaber, som fokuserer på at producere fremadskuende information, såsom udvikling af budgetter og måling af ydeevne, for at hjælpe ledere med at formulere forretningsstrategier, planlægge forretningsaktiviteter og evaluere forretningsresultater.
Baseret på informationer fra finansregnskaber laver ledelsesrevisorer ofte budgetplaner for forskellige aspekter af en virksomheds drift, og ledere kan derefter bruge dem som en guide til at træffe mere informerede beslutninger. Mens finansielle revisorer understreger overholdelse og registrering, forudsiger og planlægger ledelsesrevisorer fremtidig forretningsudvikling og foreslår handlingsmuligheder. Budgetplanlægning danner grundlaget for, at faktiske resultater kan måles og evalueres.
Måling af faktiske resultater i forhold til budget har til formål at overvåge og registrere forretningsaktiviteter, hvis resultater bruges til yderligere præstationsevaluering. Sammenligningen af faktisk vs. budget viser ofte en forskel eller "varians", der kan være enten gunstig eller ugunstig. For eksempel vil et lavere faktisk tal end det budgetterede tal blive betragtet som gunstigt i et omkostningsbudget, mens et højere faktisk tal end det budgetterede tal vil blive set som gunstigt i et salgsbudget.
Varians analyseres for at finde ud af, hvad der forårsagede variationen mellem faktisk og budget. Planlægning af budgetter og måling af resultater er kun starten på processen med at sammenligne faktisk vs. budget. Ledelsen bruger budgetrapporten til at identificere årsagerne til enhver variation, så den kan anbefale passende korrigerende handlinger. Potentielle årsager til ugunstige afvigelser kan omfatte et urealistisk budget eller en dårlig præstation.
Variansanalyse informerer ledere bedre om nuværende forretningsdrift. Ved at vide, hvad der har præsteret, og hvad der ikke har gjort det, kan ledere træffe forstærkende foranstaltninger eller korrigerende handlinger. Formålet med at sammenligne faktisk vs. budget er at tilføje værdi til virksomheden gennem bedre planlægning, overvågning, evaluering og kontrol. Ledelsen kan justere et budget op eller ned for bedre at afspejle virkeligheden og implementere nye omkostningsbesparende eller salgsfremmende tiltag.
