Dobbelt bogholderi er en bogføringsmetode, der holder en virksomheds regnskaber i balance og viser et sandt økonomisk billede af virksomhedens økonomi. Denne metode er afhængig af brugen af den regnskabsmæssige ligning Aktiver =Passiver + egenkapital.
Kreditter til én konto skal være lig med debiteringer til en anden for at holde ligningen i balance. Revisorer bruger debet- og kreditposteringer til at registrere transaktioner til hver konto, og hver af konti i denne ligning vises på en virksomheds balance.
Dobbelt bogholderi har været i brug i hundredvis, hvis ikke tusinder , af år; det blev først dokumenteret i en bog af Luca Pacioli i Italien i 1494.
Som navn er dobbelt bogføring en standard regnskabsmetode der involverer registrering af hver transaktion på mindst to konti, hvilket resulterer i en debitering til en eller flere konti og en kreditering til en eller flere konti.
Det samlede beløb for transaktionerne i hvert enkelt tilfælde skal balancere, hvilket sikrer at alle dollars er opført. Debiteringer noteres typisk i venstre side af hovedbogen, mens kreditter typisk noteres i højre side.
Offentlige virksomheder skal følge de regnskabsregler og metoder, der dikteres af almindeligt accepteret regnskab principper (GAAP), som kontrolleres af en ikke-statslig enhed kaldet Financial Accounting Standards Board (FASB).
Dobbelt bogføring fungerer også som den mest effektive måde for en virksomhed at overvåge dens økonomiske vækst, især efterhånden som virksomhedens omfang vokser.
Efterhånden som en virksomheds forretning vokser, øges sandsynligheden for skrivefejl. Selvom dobbelt bogføring ikke helt forhindrer fejl, begrænser det virkningen af eventuelle fejl på det samlede regnskab.
Fordi konti er sat op til at kontrollere hver transaktion for at være sikker udligner, vil fejl blive markeret til revisorer hurtigt, før fejlen giver efterfølgende fejl i en dominoeffekt. Derudover gør arten af kontostrukturen det lettere at spore tilbage gennem posteringer for at finde ud af, hvor en fejl opstod.
Når du bruger dobbelt bogholderi, skal du bruge flere typer af konti. Nogle nøglekontotyper omfatter:
Dobbelt bogføringssystemet kræver en kontoplan, som består af alle de balance- og resultatopgørelseskonti, hvori revisorer foretager posteringer. En given virksomhed kan tilføje konti og skræddersy dem, så de mere specifikt afspejler virksomhedens behov for drift, regnskab og rapportering.
Det meste regnskabssoftware til virksomheder bruger dobbeltbogholderi; uden den funktion ville en revisor have svært ved at spore oplysninger såsom lagerbeholdning og kreditorer og udarbejde årsafslutning og skatteregistreringer. Den grundlæggende dobbelte regnskabsstruktur leveres med regnskabssoftwarepakker til virksomheder. Når en virksomhed konfigurerer softwaren, konfigurerer dens generiske kontoplan, så den afspejler de faktiske konti, der allerede er i brug af virksomheden.
Regnskabssoftware producerer normalt flere forskellige typer finansielle og regnskabsmæssige rapporter derudover til balance, resultatopgørelse og pengestrømsopgørelse. En almindeligt brugt rapport, kaldet "prøvesaldo", viser alle konti i hovedbogen, der har nogen aktivitet.
Prøvsaldoen mærker alle de konti, der har en normal debetsaldo og dem med en normal kreditsaldo. Summen af prøvesaldoen skal altid være nul, og de samlede debiteringer skal være nøjagtigt lig med de samlede kreditter.
Som et eksempel på dobbelt bogføring, hvis du skulle registrerer salgsindtægter på 500 USD, skal du foretage to posteringer:en debetpostering på 500 USD for at øge balancekontoen kaldet "Kontanter" og en kreditpostering på 500 USD for at øge resultatopgørelseskontoen kaldet "Omsætning."
Et andet eksempel kan være købet af en ny computer for 1.000 USD. Du skal indtaste en debitering på 1.000 USD for at øge din "Teknologi"-udgiftskonto på din resultatopgørelse og en kredit på 1.000 USD for at reducere din "Kontant"-konto på balancen.
Det modsatte gælder også:Hvis din virksomhed låner penge i en bank , vil dine aktiver stige, men dine forpligtelser vil også stige med det samme beløb. Den dobbelte bogføring kontrollerer nøjagtigheden, for efter at have afsluttet dine posteringer, bør summen af konti med debetsaldi svare til summen af kreditsaldokonti, hvilket sikrer, at du har fanget begge dele af transaktionen.
Kreditter tilføjer penge til konti, mens debet trækker penge fra konti. Når du bliver betalt, er det en kredit. Når du betaler en anden, er det en debet.
Franciskanerbroderen Luca Pacioli fra det 15. århundrede bliver ofte krediteret for at være først til at skrive om moderne regnskabsmetoder som dobbelt bogholderi. Han opfandt dog ikke dobbelt bogholderi. Han var simpelthen den første til at beskrive de regnskabsmetoder, der allerede var almindelig praksis blandt købmænd i Venedig.