I "Ressourcer til at hjælpe dig med at skabe en effektiv medarbejderhåndbog" har vi identificeret nøgleressourcer til at hjælpe dig med at oprette en medarbejderhåndbog. Nu dækker vi, hvorfor du har brug for en, og hvordan du opretter den.
Uanset om din lille virksomhed har to ansatte eller 20, vil du helt sikkert have skabt arbejdspladspolitikker, procedurer eller forventninger, enten formelt eller uformelt. Det er vigtigt, at dine medarbejdere kender og forstår disse politikker - fordi du vil drive en mere effektiv organisation, hvis de gør det, og fordi du ikke vil risikere, at din virksomhed overtræder føderale eller statslige love.
En medarbejderhåndbog er en sammenstilling af alle din virksomheds politikker og protokoller samt medarbejdernes juridiske rettigheder og forpligtelser. At have en medarbejderhåndbog gør det nemt for dig at kommunikere regler og ansvar til medarbejderne, så der er ingen tvivl om, hvad der forventes af dem – eller af dig som ejer af en lille virksomhed.
Desuden hjælper en omfattende medarbejderhåndbog med at beskytte din virksomhed juridisk, hvis nogen nogensinde stiller spørgsmålstegn ved, om du tydeligt har kommunikeret dine politikker.
Eksempel:Hvis en medarbejder sagsøger dig og hævder, at de er blevet chikaneret af en kollega, kan du pege på medarbejderhåndbogen som bevis på, at du klart har fastlagt antichikanepolitikker. (Husk, at det også er vigtigt at have en arbejdsskadeforsikring for at beskytte din virksomhed, hvis en medarbejder eller kunde sagsøger.)
Som enhver virksomhed er hver medarbejderhåndbog anderledes. Du kan ikke bare fotokopiere en anden virksomheds håndbog og distribuere den til dine medarbejdere. En god medarbejderhåndbog definerer dine unikke regler og praksis på arbejdspladsen og bør være skrevet med en stemme, der afspejler din vision og den kultur, du har opbygget – eller ønsker at opbygge.
Når det er sagt, indeholder de fleste medarbejderhåndbøger lignende emner og typer information. Nedenfor er et kig på otte almindelige afsnit i medarbejderhåndbøger.
For at få succes skal dine medarbejdere være i overensstemmelse med din virksomheds værdier, missioner og mål. Det er derfor, du skal lægge disse mål op i begyndelsen af din medarbejderhåndbog. Alt du skal gøre er at give en erklæring, der omfatter det, der betyder mest for dig som virksomhed. For eksempel nævner den succesrige online skoforhandler Zappos 10 Zappos Family Core Values, som den forventer, at medarbejderne stræber efter, herunder "Omfavn og driv forandring" og "Vær passioneret og beslutsom."
En kritisk komponent i din medarbejderhåndbog er den generelle information om at være ansat i din virksomhed. Dette vil omfatte emner medarbejderne interesserer sig for, såsom:
Husk på, at noget af dette materiale, såsom overtidsbetalingsregler og dækning af arbejdskompensation, i det mindste i nogen grad er dikteret af føderale og statslige eller endda lokale love.
Det er vigtigt at liste alle de nuværende føderale, statslige og lokale love, der er relevante for din arbejdsstyrke. Disse kan omfatte lige muligheder for beskæftigelse, antichikane og antidiskriminationslove.
Ud over lovens krav har du sandsynligvis dine egne forventninger til, hvordan medarbejderne vil opføre sig på jobbet, og du har derfor brug for politikker, der er tilpasset specifik adfærd på jobbet. Sådanne politikker kan omfatte:
Som det ikke burde være en overraskelse for dig, er sektionen medarbejdergoder en af de hyppigst refererede sektioner i din medarbejderhåndbog.
Din håndbog vil sandsynligvis ikke beskrive alle detaljerne ved f.eks. din sygesikringsplan, da de kan være ret detaljerede (og den information kan gives separat). Men du vil sikkert gerne give det grundlæggende:Hvornår er en medarbejder berettiget til at tilmelde sig virksomhedens sundhedsplan, og hvor mange muligheder tilbyder du:typer af planer, familiedækning? Hvornår er den årlige åbne tilmeldingsperiode?
På samme måde vil du kort redegøre for de andre fordele, du tilbyder, såsom:
Fordi dine medarbejdere ofte refererer til dette afsnit - hvem kan ikke lide at finde ud af om fordele på jobbet? — brug det til din fordel og hjælp dem fuldt ud at forstå alt, hvad de får som en del af arbejdet for din virksomhed.
Ikke alle virksomheder inkluderer denne sektion, men virksomheder, der arbejder i stærkt konkurrenceprægede industrier med forretningshemmeligheder og bekymringer om, at medarbejdere springer skib for en konkurrent, vil måske have medarbejderne til at underskrive en tavshedspligt eller i det mindste inkludere en interessekonfliktpolitik i medarbejderen håndbog.
Det er vigtigt, at dine medarbejdere forstår risikoen ved ikke at følge de politikker, love og procedurer, som du udstikker i medarbejderhåndbogen.
Overvej at have et afsnit, der forklarer, at de vil blive holdt ansvarlige for deres handlinger og adfærd. Du ønsker, at medarbejderne skal se, at de modtager retfærdig behandling, og at alle medarbejdere er underlagt den samme disciplinære proces.
Det er vigtigt, at dine medarbejdere ikke behandler din medarbejderhåndbog som en kontraktlig aftale mellem dig og dem - hvilket ville betyde, at de kunne sagsøge dig, hvis politikkerne og procedurerne i håndbogen ikke bliver overholdt. Sørg derfor for at inkludere en ansvarsfraskrivelse, der angiver, at medarbejderhåndbogen ikke er en kontrakt, for at beskytte dig mod sådanne bekymringer.
Når du begynder at tænke over og planlægge din medarbejderhåndbog, indser du måske, at du ikke har formaliseret mange af dine politikker, eller at du stadig skal overveje mere omhyggeligt, hvad nogle af dine politikker skal være.
Bare rolig - det er helt naturligt. Mange små virksomheder tænker ikke konkret over deres politikker, før de skal forklare dem skriftligt.
Her er fire trin, du kan tage for at begynde processen med at oprette din medarbejderhåndbog.
Et godt sted at starte, når du tænker på dine medarbejderpolitikker – hvad enten de er specifikke for dine fremmøderegler, din påklædning eller din præstationsvurderingsproces – er at tænke på din virksomheds kultur og værdier.
Som ejer af en lille virksomhed skal du tænke over dine personlige værdier, og hvad du vil lægge vægt på. Overvej også, hvordan du kan skabe et værdisystem og en kultur, der motiverer dine medarbejdere til at yde deres bedste og blive hos din virksomhed på lang sigt.
Den kultur, du ønsker at skabe, bør guide dine politikker og procedurer - så det giver mening i det mindste at udarbejde en grundlæggende missionserklæring, før du udformer din virksomheds medarbejderpolitikker og -procedurer.
Med dine værdier klart identificeret, så tænk på at skabe politikker, som dine medarbejdere vil omfavne. For eksempel ønsker virksomheder, der ønsker at tiltrække yngre arbejdstagere, ofte ikke at give indtryk af at være for strenge eller anmassende – da det kan afskære de tusindårige arbejdere, der søger arbejdspladser, der fremmer fleksibilitet og åbenhed.
Når det er sagt, skal du måske - af nødvendighed - være streng med hensyn til visse politikker. Hvis du f.eks. driver en virksomhed som en detailbutik, hvor det er yderst vigtigt at møde op på arbejde til tiden, skal du selvfølgelig angive dine deltagelsesregler og måske din dresscode.
Så kan du måske være mere imødekommende eller generøs i andre dele af din arbejdsplads, f.eks. ved at give dine medarbejdere mere ferietid.
Selvom medarbejderhåndbogen ikke er en kontrakt med dine medarbejdere, sætter den deres forventninger, så du skal følge føderale, statslige og lokale love, når du udarbejder visse dele af din medarbejderhåndbog.
For eksempel har mange stater vedtaget "orlovslove", der regulerer, hvordan arbejdsgivere skal håndtere visse typer orlov, uanset om det er sygeorlov eller juryopgave. De kan endda have kedelsprog, som virksomheder kan bruge til at beskrive disse love til deres ansatte. Du bør være i stand til at finde beskrivelser af din stats love online.
Du bør være i stand til at finde detaljerede beskrivelser af din stats love på din statslige regerings websted. The Employment Law Handbook af The Lunt Group giver også links til en bred vifte af både føderale og statslige juridiske ressourcer, herunder en stat-for-stat opdeling af ansættelses- og arbejdslovgivning.
Selvom du ikke bør kopiere andre virksomheders politikker og medarbejderhåndbøger ord for ord, er det værd at bruge tid på at kigge nogle af dem igennem for at få inspiration eller ideer.
Du har muligvis allerede adgang til andre virksomheders håndbøger gennem venner eller familie. Udnyt mulighederne for at tjekke mindst et par andre håndbøger, mens du planlægger dine politikker og procedurer. Du kan også finde eksempler på medarbejderhåndbøger gennem en grundlæggende Google-søgning.
Sådan plejer du din kreative lille virksomhed
Udvikling af det rigtige produktmix til din lille virksomhed
Sådan udvider du din lille virksomhed fra USA til Canada
Sådan opretter og vedligeholder du et budget for din lille virksomhed
Sådan opbygger du en global forsyningskæde til din lille virksomhed