Oprettelse af medarbejderplaner kan nogle gange ligne en omgang ledelsesmæssig Tetris for ejere af små virksomheder. Et spil med timing og forventning, målet føles som intet andet end en test af din professionelle tålmodighed.

Rigtig snak, tak. Kan du sige, hvor meget tid du bruger på at udarbejde de ryddelige medarbejderplaner hver uge? Hver måned? Finder du nogensinde dig selv krumbøjet over et regneark (eller endnu værre, en tavle) sent om aftenen, hvor du knokler for at finde ud af, hvem der er brug for hvornår for hvert skift i den kommende uge? Når du er en lille virksomhedsejer med skifteholdsarbejdere, tæller hvert minut.

Ineffektiv planlægning gør ikke ligefrem den bedste brug af dit kreative sind og iværksætterånd.

Hvis denne scene lyder alt for bekendt, er du ikke alene.

Faktum i øjnene:Arbejdsgivere mister værdifuld tid på at opbygge medarbejderplaner

En nylig undersøgelse blandt 500 amerikanske virksomhedsejere viste, at halvdelen af ​​arbejdsgiverne bruger mindst to timer på at opbygge medarbejderplaner hver uge. Yderligere 10 procent siger, at de bruger tre timer om ugen på opgaven. Nogle respondenter hævder endda at bruge 12 timer på en enkelt uges tidsplan.

Desværre er det to, tre og 12 timer, der kunne have været brugt på videreuddannelse, forbedring af systemer, markedsføring af virksomheden eller udvikling af nye produkter eller tjenester.

Men karakteren af ​​skifteholdsarbejde dikterer, at medarbejderne ikke altid kan være tilgængelige, når du har brug for dem. De bytter vagter, de ringer ind, eller de skal afsted tidligt. Det er normalt. Faktisk siger kun 2 procent af arbejdsgiverne, at de har ansatte, der aldrig går glip af vagter, mens 32 procent af arbejdsgiverne siger, at deres ansatte sjældent går glip af vagter.

De øvrige 66 procent er forpligtet til at modtage et opkald på daglig, ugentlig eller månedlig basis. Og det er i de øjeblikke, du virkelig skal tænke på dine fødder.

Forudsigende planlægningslovgivning er stigende

Ikke kun for arbejdsgivere, vagtplaner udgør også unikke udfordringer for medarbejderne. Når tidsplaner er uforudsigelige, bliver behovet for at omarrangere børnepasning, lægebesøg og personlig tid i sidste øjeblik normen. Og disse ændringer kan være dyre og forårsage yderligere stress.

For at imødegå problemet har nogle stater og kommuner vedtaget love om forudsigende planlægning, som pålægger arbejdsgivere at levere medarbejderplaner op til to uger i forvejen. Dette er et supplement til andre krav, såsom at forbyde det berygtede "clopen"-skifte (hvor medarbejdere arbejder et sent eller lukkevagt efterfulgt af et morgen- eller åbningshold) og "vagt"-planlægning og at kræve, at arbejdsgivere kompenserer medarbejdere for aflyste vagter inden for bestemte tidsrammer. Hver by og stat har sit eget sæt love, så det er smart at lave din research og sikre, at din virksomhed er i overensstemmelse med lokale love.

Tre trin for nemmere medarbejderplanlægning

Desværre er vedtagelsen af ​​lov om forudsigende planlægning kun toppen af ​​medarbejdernes planlægnings-isbjerg. Andre almindelige vagtplanlægningsproblemer omfatter ansættelse og fastholdelse af medarbejdere, at finde medarbejdere til at dække ubesvarede vagter og planlægning af ugentlige vagtplaner. Og disse er ikke billige besvær. Arbejdsgivere mister i gennemsnit $7.500 om året alene på ubesvarede skift.

Så her er et par tips til at hjælpe dig med at spare penge og reducere stress forbundet med medarbejderplanlægning.

1. Forbered dig på love, der kommer til din by eller stat .
Forudsigelige planlægningslove fejer over nationen, så det er vigtigt at være opmærksom på, hvor din by og stat står i spørgsmålet. Hvis du ikke allerede har en arbejdsretsadvokat, kan du overveje at finde en eller i det mindste holde styr på lovgivningen med hjælp fra Society for Human Resource Management.

2. Automatiser dine planlægningsprocesser.
Bedre kommunikation mellem dig og dine medarbejdere er nøglen til at forbedre medarbejdernes planlægning. I stedet for at skrive og omskrive tidsplaner på papir eller regneark, automatiser din proces med en løsning, der indeholder opdateringer i realtid og meddelelser om kommende og ændrede vagter. Automatisering gør ikke kun tidsplaner nemmere at oprette, administrere og dele, men den kan skære ned på den tid, det tager at sende tekstpåmindelser eller efterlade voicemails til medarbejderne.

3. Vær opmærksom på den tid, du bruger på at lave tidsplaner.
At holde styr på, hvor meget tid du bruger på at lave medarbejdernes vagtplaner hver uge kan give perspektiv til udfordringen og hjælpe dig med at sætte bedre mål for de kommende uger. Hvis du konsekvent bruger ublu tid på at planlægge, eller hvis den tid, du bruger, stiger for hver ny ansættelse, ville du være utilgivelig ikke at begynde at lede efter alternativer.

Du har bedre ting at gøre end at bruge 12 timer på en enkelt uges tidsplan. Den tid, det tager at skabe vagtplaner, der både er konsistente og leveret til tiden, kan enten være mere arbejde eller betydeligt mindre, afhængigt af hvordan du griber udfordringen an.

Da 47 procent af de adspurgte i undersøgelsen siger, at de ikke vil være i stand til at overholde nye planlægningslove, der vil kræve, at de giver mere besked om ugentlige tidsplaner, bør alle små virksomhedsejere komme foran kurven, så snart de kan. Uanset om der kommer ny lovgivning til et distrikt i nærheden af ​​dig, eller hvis love allerede er på plads, er det vigtigt at holde sig orienteret, automatisere dine planlægningsprocesser og være opmærksom på alles tid - din og dine medarbejderes.