Gøres det rigtigt, kan ansættelsen være en retfærdig og velordnet proces, der resulterer i en lovende nyansættelse – og den hjælp, din virksomhed har brug for. Håndteres forkert, kan det dog åbne døren for diskrimination og lande dig i lovligt varmt vand.

På alle stadier af ansættelsen - fra at placere jobannoncer til at gennemføre interviews - skal du overholde føderale, statslige og endda lokale love om ikke-diskrimination. Nøglen blandt dem er afsnit VII i Civil Rights Act, som beskytter mod de juridisk beskyttede karakteristika som race, farve, religion, køn og national oprindelse.

Hvad med dine jobansøgninger? Et vigtigt værktøj i din ansættelsesproces, jobansøgninger skal følge visse juridiske parametre for at undgå diskrimination. Stil de forkerte typer spørgsmål, eller overse obligatoriske oplysninger, og dine jobansøgninger kan gøre mere skade end hjælpe.

Lad os se nærmere på, hvad dine applikationer kan og ikke kan dække for at sikre retfærdighed og lufttæt juridisk overholdelse:

1. "Forbyd boksen"

Måske et af de største og hurtigst voksende juridiske krav med jobansøgninger i dag, "forbud boksen" refererer til spørgsmålet, "Er du nogensinde blevet dømt for en forbrydelse?" Hvis din stat eller by har vedtaget et forbud mod bokslovgivningen, kan du ikke forhøre dig om en ansøgers straffeattest før jobsamtalen - eller i nogle tilfælde efter at ansøgeren er kvalificeret og tilbudt en stilling. Ved at udsætte denne type afhøringer til senere i ansættelsesprocessen hjælper forbuddet mod boks-lovgivningen med at understøtte et mere retfærdigt og bredere arbejdsmarked for de millioner af mennesker med kriminel baggrund.

Fra januar 2017 begrænsede 24 stater og mere end 100 byer spørgsmål om kriminalitet i forbindelse med jobansøgninger. Afhængigt af staten gælder loven muligvis kun for offentlige arbejdsgivere eller for både offentlige og private arbejdsgivere.

Disse 15 stater forbyder kun boksen med offentlige arbejdsgivere:

• Californien
• Colorado
• Delaware
• Georgien
• Louisiana
• Maryland
• Missouri
• Nebraska
• New Mexico
• New York
• Ohio
• Oklahoma
• Tennessee
• Virginia
• Wisconsin

Ni stater forbyder boksen med offentlige og private arbejdsgivere:

• Connecticut
• Hawaii
• Illinois
• Massachusetts
• Minnesota
• New Jersey
• Oregon
• Rhode Island
• Vermont
• Plus … District of Columbia

Hvis du er i Californien, skal du være opmærksom på, at din stat har yderligere begrænsninger med afhøring af kriminel historie. Fra den 1. januar 2017 må du ikke spørge ansøgere om ungdomsregistre eller bruge disse oplysninger til at træffe ansættelsesbeslutninger.

For alle forbud, boksen angiver, er det vigtigt at forstå, at du stadig har lov til at udføre et baggrundstjek på en ellers kvalificeret person. Du er heller ikke forpligtet til at ansætte en person med en straffeattest. I stedet skal du gøre alt for at flytte undersøgelsen af ​​den kriminelle historie fra den indledende ansøgningsfase til senere i ansættelsesprocessen.

Yderligere overvejelser:Forbyd bokslovene kan begrænse spørgsmål om visse typer domme, spærre spørgsmål om arrestationer uden domfældelse eller slettede optegnelser. Også visse brancher og job er undtaget, såsom stillinger inden for børnepasning, sundhedspleje, retshåndhævelse og finans.

2. Andre lovlige landminer at undgå

Du bruger en jobansøgning, der opfylder din stats krav om forbud mod boksen. Alt klar, ikke? Ikke så hurtigt. Andre ting, du ikke bør spørge om eller hentyde til med jobansøgninger, er:

• Ægteskabelig status – Ansøgere skal ikke være nødt til at sætte en ring om hr., fru, fru eller frøken på ansøgningen.
   
• Pigenavn – Spørg ikke, for dette kan antyde ægteskabelig status, køn eller national oprindelse.
   
• Køn – Undgå dette, medmindre sex er en juridisk anerkendt og bonafide erhvervsmæssig kvalifikation for jobbet.
   
• Alder – Typisk kan du kun kontrollere, om ansøgeren er 18 år eller ældre. Ellers skal du kun spørge efter fødselsdato, hvis du er sikker på et lovligt anerkendt alderskrav til stillingen. Et andet aldersrelateret spørgsmål, der skal undgås, er personens afgangsdato for gymnasiet og/eller universitetet.
   
• Fødested – Undgå dette for at forhindre national oprindelse eller immigrationsdiskrimination.
   
• Bopæl – De dage er forbi, hvor man kunne spørge, om en person lejer eller ejer. I dag kan dette virke diskriminerende over for dem, der lejer i stedet for ejer.
   
• Type af udskrivning fra militærtjeneste – Det er ulovligt i nogle stater at diskriminere på dette grundlag.
   
• Handicap, sundhed – Stil aldrig medicinske spørgsmål – og henvis ikke til medicinske eller fysiske undersøgelser, før du har afgivet et betinget tilbud.
   
• Medborgerskab – Statsborgerskabsbaseret diskrimination er ulovlig i henhold til Immigration Reform and Control Act af 1986. Spørg ikke "Er du amerikansk statsborger", "Har du et arbejdsvisum" eller "Har du en juridisk ret til at blive permanent i USA" ?”

3. Juridiske oplysninger for et ekstra lag af beskyttelse

Ud over hvad dine jobansøgninger IKKE KAN indeholde, er der spørgsmålet om, hvad de kan og BØR indeholde. For at overholde de forskellige føderale og statslige love, der gælder for ansættelsesprocessen, bør du kun bruge jobansøgninger med:

• EEOC-godkendt spørgsmål vedrørende ansøgerens evne til at udføre de væsentlige funktioner i jobbet, med eller uden rimelig tilpasning
• Generel ikke-chikane-klausul med seneste oplysninger om diskrimination baseret på genetisk information
• Spørgsmål om tidligere konkurrenceklausuler
• Juridisk forespørgsel om, hvorvidt ansøgere gensøger en stilling efter en forlænget militærorlov, hvilket gør dig opmærksom på, at USERRA kan ansøge
• Ansvarsfraskrivelse om, at applikationen er begrænset til en bestemt åbning på et bestemt tidspunkt, hvilket beskytter din virksomhed mod ansvar for krav uden for disse parametre
• Falsk erklæring, der advarer om at underrette kundeemner om, at indsendelse af falske oplysninger ikke vil blive tolereret. Ikke alene giver denne erklæring dig mulighed for at fyre eller diskvalificere uærlige medarbejdere, den beskytter dig i tilfælde af ansættelsessager, fordi "ansøgningssvig" er et passende forsvar, når du bliver anklaget for ulovligt at opsige nogen.
• Andre vigtige oplysninger, der beskytter dig mod ansvar, f.eks. en ansættelseserklæring og frigivelse for at kontrollere referencer.

Udnyt ordentlige, lovlige jobansøgninger

Vigtigheden af ​​at bruge sunde, advokatgodkendte jobansøgninger kan ikke overvurderes. Ellers kan du blive anklaget for diskrimination - og alvorligt underminere din virksomheds velmenende ansættelsesindsats. For at sikre en ordentlig juridisk tilgang fra start til slut, brug statsspecifikke jobansøgninger, der opfylder alle kravene – og tjek on-demand-webinaret "Hire with Confidence:How to Comply with "Ban the Box" and Other Trending Hiring Laws " for yderligere vejledning.