At drive din virksomhed er meget arbejde. Den sidste ting, du vil bekymre dig om, er en kostbar fejl fra et lønrelateret fejltrin. Faktisk får 40 % af små virksomheder en bøde på gennemsnitligt 850 USD om året for uretmæssigt at betale deres lønrelaterede skat, så dette er ikke en lille bekymring.
For mange førstegangsvirksomhedsejere er det almindeligt at tænke på virksomhedsskatter som personlige indkomstskatter. Med andre ord betaler jeg min skat i slutningen af året (eller i april!).
Men vidste du, at du sandsynligvis skal betale skat året rundt? IRS og hver stats styrende organ regulerer din skattebetalingsplan, og tidsplanen er forskellig fra hver stat. Hyppigheden af dine skattebetalinger afhænger også af din lønhyppighed (f.eks. månedligt, hver anden uge).
En yderligere fejl er at mismatche skattebetalinger med dine medarbejderes lønplaner. For eksempel hvis din virksomhed betaler månedlig løn for de fleste af dine ansatte og halvmåned for andre. I stedet for at betale skat i henhold til medarbejderens lønperiode, betaler du skat månedligt for alle. Fordi du ikke matcher dine skatter baseret på lønperiode, kan du risikere at blive straffet. For at beskytte din virksomhed skal du outsource din løn til en tredjepartsudbyder eller revisor.
Du starter din virksomhed, og en ven hjælper med noget designarbejde. Først kommer hun og går, som hun vil, men din forretning tager fart. Nu kommer hun mere regelmæssigt og bruger det arbejdsområde, du har oprettet til hende, og på en arbejdscomputer. Er din ven ansat eller entreprenør?
Fejlklassificering af din medarbejder kan være en kostbar fejl på flere fronter. Hvis din entreprenør faktisk er ansat, betaler du muligvis for lidt lønskat. I gennemsnit kan medarbejdere koste 25-30 % mere end entreprenører.
Derudover er næsten 30 % af medarbejderne fejlklassificeret som entreprenører. Arbejdsministeriet slår hårdt ned på arbejdsgivere, der fejlklassificerer medarbejdere som entreprenører. Brug denne praktiske tjekliste til at se, om din medarbejder er ansat eller entreprenør.
Faktisk kan god rapportering hjælpe dig med at administrere din virksomhed eller hjælpe dig med at undgå dyre juridiske bøder. Med hensyn til løn er du juridisk forpligtet til at opbevare visse dokumenter:
Formular I-9 :Hver medarbejder skal udfylde formular I-9 for at bekræfte, at han eller hun er juridisk berettiget til at arbejde i USA. Du behøver ikke indsende blanketten, men du skal opbevare den i arkivet (en digital kopi fungerer fint) i hele medarbejderens ansættelsestid og minimum enten 3 år fra ansættelsesdatoen eller 1 år fra terminen dato, alt efter hvad der er længst.
Du kan eventuelt vælge at verificere medarbejderens arbejdsstatus online ved hjælp af e-Verify.
Formular W-4 :Din medarbejder skal også udfylde formular W-4 for at bestemme deres skattetilbageholdelse (Bemærk:Du kan ikke gøre dette på deres vegne). W-4 behøver ikke indsendes nogen steder, men hver virksomhed er juridisk forpligtet til at opbevare hver medarbejders W-4 i mindst fire år.
Kun moderne lønudbydere som Gusto administrerer din kildeskat på vegne af dig og din medarbejder.
Nye ansættelsesrapportering for stater :Hver stat har en afdeling til at rapportere dine nyansættelser. Du vil typisk oplyse medarbejderens navn, adresse og personnummer. Afhængigt af staten kan du have et sted mellem et par dage til 90 dage til at indsende disse oplysninger til staten. Tjek din lokale stats skatte-, arbejds- og arbejdsstyrkes hjemmeside for at få flere oplysninger. I Californien, for eksempel, skal en medarbejder indgive en DE-34. Heldigvis burde din lønudbyder være i stand til automatisk at indgive dokumenter som DE-34 på dine vegne.
Du har travlt med at drive din virksomhed, men en skattestraf kan virkelig sidespore din virksomhed. For at få hjælp foreslår vi, at du arbejder med en fuld-service online lønudbyder.