Hver virksomhed har kontrakter med både kunder og leverandører. Kontrakter udgør livsnerven i enhver virksomhed, og de er ofte en virksomheds største økonomiske aktiv. Men ifølge forskning fra International Association for Contract &Commercial Management (IACCM):
Ved at få bedre styr på din virksomheds kontrakter kan du øge den årlige rentabilitet med næsten 10 procent. For virksomheder, der står over for økonomiske udfordringer, kan denne stigning være det, der fører dem fra katastrofens rand tilbage til velstand.
Den mest almindeligt accepterede definition af kontraktstyring er processen med at skabe, udføre og analysere kontrakter for at sikre, at virksomheden yder efter bedste evne både operationelt og økonomisk, samtidig med at risikoen minimeres. Med andre ord er det mere end et system med arkivering og opbevaring, hvor kontrakter kun gennemgås, når det er tid til genforhandling, eller hvis der er et problem. Kontraktstyring refererer til at behandle kontrakter som levende dokumenter, der dikterer organisationens funktion, ved præcis hvad virksomhedens forpligtelser er - og hvad andre er forpligtet til at gøre for virksomheden.
Dårlig kontraktstyring betyder altså ikke at holde sig på toppen af kontrakterne og opfylde forpligtelser. Det kan manifestere sig på et utal af måder.
Bøder og bøder . De fleste kontrakter indeholder klausuler, der beskriver konsekvenserne af manglende overholdelse af kontraktvilkår. Uden kontraktstyring vil visse vilkår muligvis ikke blive opfyldt, hvilket resulterer i store bøder og sanktioner. Dette virker begge veje; hvis dine entreprenører ikke opfylder deres forpligtelser, har du ret til at pålægge dem sanktioner, men hvis du ikke er opdateret på kontrakter, kan du gå glip af disse muligheder.
Overbelagte deadlines. Meget få kontrakter er tidsubegrænsede. De fleste har udløbsdatoer og frister for fornyelse. Hvis du har kontrakt med en leverandør og går glip af en fornyelsesfrist, kan du blive udsat for forretningsforstyrrelser på grund af annullerede kontrakter eller ende med at betale mere for produkter eller tjenester på grund af manglende genforhandling eller automatisk fornyelse. På den anden side, hvis du ikke proaktivt når ud til dine kunder eller samarbejdspartnere, før en kontrakt udløber, kan du miste en kunde eller blive tvunget til at genforhandle mindre gunstige vilkår.
Tab på grund af manglende forpligtelser . Uden den indsigt, du får fra styring af kontraktlivscyklus, har du muligvis ikke et præcist billede af din kundebetalingshistorik og -ydelse som helhed, og du kan udvikle kontrakter, der påvirker bundlinjen negativt fremover.
Ugyldige kontrakter . Love og regler ændrer sig hele tiden, og det er ikke alle kontrakter, der er indskrevet på de gamle vilkår. Når der er væsentlige ændringer i reglerne, skal kontrakter ændres eller opdateres for at afspejle det, ellers kan de blive betragtet som ugyldige i retten. Dette kan potentielt føre til tusindvis af dollars i tab.
Dette er blot nogle af de måder, hvorpå dårlig kontraktstyring skader din omsætning. Du kan undgå dette ved at implementere et kontraktstyringssystem, der sikrer, at dine kontrakter er organiseret. Du kan så nemt få overblik over, hvad du har på bøgerne.
Det første skridt til et ægte kontraktstyringssystem er at konsolidere dine kontrakter i et enkelt lager. Kontrakter bør ikke gemmes på snesevis af medarbejders computere, i e-mail eller i arkivskabe - eller en kombination af steder. Det er snarere at foretrække at bruge software til kontraktstyring. Et sådant program vil give dig mulighed for at gemme alle dine kontrakter ét sted, hvilket gør det nemt at søge efter specifikke oplysninger, når du har brug for det.
En anden fordel ved at implementere et kontraktstyringssystem er, at ikke kun dine kontrakter er samlet ét sted, men du får den synlighed, du har brug for for at være proaktiv med din kontraktindgåelse. Nogle virksomheder vælger at bruge regnearkssoftware til at holde styr på nøgledatoer og milepæle i deres kontrakter, men det system kan være besværligt og unøjagtigt. For ikke at nævne, det er svært at overvåge alle aspekter af en kontrakt i et regneark, hvilket betyder, at dine medarbejdere kan gå glip af nøglepunkter og overvejelser, når de evaluerer og handler på kontrakter.
Alligevel er den største fordel ved at skifte til kontraktstyring - snarere end simpel kontrakt "opbevaring" - at du vil se øget rentabilitet. Enhver virksomhed ønsker at se en sundere bundlinje, så stop med at lade penge ligge på bordet ved at undlade at administrere dine kontrakter.