Kommunikation er den lim, der holder en virksomhed sammen. Når den udføres effektivt, kan stærk kommunikation øge produktiviteten, afbøde faldgruber og løse problemer på arbejdspladsen. Når det udføres ineffektivt, kan det føre til tabt omsætning, medarbejderkonflikt og et fjendtligt arbejdsmiljø.
Kommunikation begynder med aktiv lytning. Aktiv lytning er ingen nem færdighed, især i et arbejdsmiljø, hvor samtaler typisk har en overordnet og underordnet.
Uanset din stilling i en virksomhed, skal du lære kunsten at lytte aktivt for at være en effektiv kommunikatør. Gode lyttere kan koncentrere sig helt om det, der bliver sagt, forstå de udtrykte detaljer, reagere, når det er relevant og huske de kommunikerede oplysninger.
For at forbedre dine lytteevner, prøv at fjerne alle distraktioner fra samtalen. Dette kan betyde, at du slukker din telefon, lukker din computer eller flytter samtalen til et stille kontorområde. Distraktioner kan gøre det svært at koncentrere sig og kan mindske din opmærksomhed.
En anden nem måde at forbedre dine lytteevner på er at blive en flittig notetager under møder og samtaler. Disse små trin kan hurtigt få dig på vej til at blive en god lytter og dermed forbedre dine overordnede kommunikationsevner.
Hver virksomhed har et unikt sæt oplysninger, der er relevante for, hvordan den specifikke organisation fungerer. Dette kunne omfatte:
Denne information spiller en afgørende rolle for, hvordan virksomheden og medarbejderne interagerer. Det er derfor vigtigt at sørge for, at det bliver kommunikeret til alle nyansatte og med jævne mellemrum til medarbejderne. Dokumenterne skal også være let tilgængelige enten via en online Wiki eller en anden metode, der lader medarbejderne finde og få adgang til oplysningerne når som helst.
Ved at gøre vigtig information let tilgængelig for alle medarbejdere, udvikler du en bæredygtig kommunikationsressource til at holde alle medarbejdere informeret.
For årtier siden havde virksomheder meget begrænsede kommunikationsmetoder i deres virksomhed. På grund af fremskridtene inden for kommunikationsteknologi har du nu mange flere ressourcer til din rådighed.
Ændringer i mobilteknologi har påvirket kommunikationen ind og ud af arbejdspladsen. Det anslås, at ved udgangen af 2017 vil 67 % af små virksomheder have en mobilapplikation til deres virksomhed, hvor omkring 49 % har et internt team til at understøtte udvikling og investering i mobilapps. Små virksomheder kan ikke længere ignorere den indvirkning, som mobile enheder har på din evne til at kommunikere med dine medarbejdere og endda dine kunder.
Brug af en tjeneste som Text Request kan forbedre dine interne kommunikationsmetoder markant. De gør det nemt for virksomheder at kommunikere med deres medarbejdere og grupper via mobiltekstbeskeder.
Kommunikationsteknologi er ikke kun begrænset til tekstbeskeder. Fjernbeskæftigelse, fjernarbejde, virtuelle kontorer eller enhver anden form for arbejde hjemmefra gøres lettere på grund af fremskridtene inden for kommunikationsteknologi.
Software som Skype, GoToMeeting og anden video-/lydkonferenceteknologi har gjort det nemmere for virksomheder at kommunikere med medarbejdere, der arbejder uden for kontoret.
Fordi du ofte kan finde kontraktansatte og freelancere til en margin af omkostningerne ved interne ansættelser, kan du drastisk forbedre din bundlinje ved at forstå, hvordan du kan udnytte kommunikationsteknologier, der lader dig administrere medarbejdere eksternt.
Ud over de teknologier, der er nævnt ovenfor, vil du måske finde et dedikeret arbejdsområde til at huse din daglige kommunikation.
Der er mange webapplikationer, der kan hjælpe virksomheder med at lette medarbejder-til-medarbejder kommunikation og dokumentdeling, som Slack. Slack er den hurtigst voksende virksomhedsapp nogensinde og har i gennemsnit omkring 5 millioner aktive brugere hver dag.
Slack giver medarbejderne mulighed for at sende beskeder til individuelle medarbejdere i realtid. Du kan også konfigurere kanaler og gruppechat til samarbejdsmeddelelser. Slack integreres med andre applikationer, der giver mulighed for nem fildeling, dokumentsamarbejde, notetagning og andre kommunikationsprocesser.
Facebook lancerede for nylig deres egen version af Slack, kendt som Workplace. Konceptet er at udvikle en platform, der lader medarbejdere i en organisation nemt kommunikere og dele vigtige dokumenter og information på en kollaborativ og strømlinet måde.
De fleste tror, at kommunikationen stopper efter samtalen, men det kunne ikke være længere fra sandheden. Feedback er den reaktion eller reaktion, der følger, og det er et kritisk trin i kommunikationssløjfen for virksomheder.
For at lykkes med at kommunikere, skal din virksomhed finde en proces til at indsamle og formidle feedback på en flydende måde. Det er vigtigt at huske, at feedback ikke bør være envejs, især ikke top-down. To værktøjer, der kan hjælpe dig med at indsamle og gemme feedback, er Officevibe og Small Improvements.
Officevibe er et simpelt værktøj, der laver planlagte undersøgelser for medarbejdere. Den stiller en kombination af personlige og virksomhedsspecifikke spørgsmål for at hjælpe ledelsen med at få en puls for organisationen.
Small Improvements er et præstationsfeedbackværktøj, der kombinerer medarbejderanmeldelser og målorienterede mål i én grænseflade. Denne software gør det nemt for ledere at skabe og spore milepæle for medarbejdere, samtidig med at det giver virksomheden en ressource til at måle individuel og organisatorisk vækst.
Kommunikation er mere end blot at videregive information; det er et kraftfuldt værktøj, der kan forbedre medarbejdernes moral, afbøde problemer på arbejdspladsen og øge produktiviteten. Selv små virksomheder er nødt til at analysere deres kommunikationsmetoder for at optimere de kanaler, de bruger til at sende og modtage beskeder, forstærke positive kommunikationsevner i deres medarbejdere og udvikle en kultur, der hilser og tilskynder feedback og professionel vækst.
Husk ovenstående tip, når du prøver at forbedre din interne kommunikation i din lille virksomhed.