For små virksomheder kan upålidelige pengestrømme være katastrofale. Hvert år tvinger dårlige pengestrømme mange små virksomheder til at lukke. Selv et kortsigtet cash flow problem kan gøre det svært at lave løn, betale husleje eller købe forsyninger.

Der er mange årsager til pengestrømsproblemer. En nedgang i salget, sæsonbestemte, uventede udgifter og sent betalende kunder. Forsinkede betalinger påvirker især mange små virksomheder, hvilket gør det svært bare at holde lyset tændt, endsige vokse.

For at hjælpe dig med at undgå at blive endnu en statistik, er her seks tips og bedste praksisser til styring af pengestrømme, der hjælper dig med at vokse din virksomhed.

1. Få et 360-graders overblik over dine pengebevægelser

En af de første ting at gøre er at forstå det store billede, når det kommer til din kontante situation. For at opnå dette skal du bruge en pengestrømsopgørelse og en pengestrømsprognose.

En pengestrømsopgørelse , ligesom dit kontoudtog, giver dig et overblik over din kontante situation på et tidspunkt og udarbejdes typisk i slutningen af ​​hver måned. Det er et øjebliksbillede af de penge, der er strømmet ind i din virksomhed (overskud, finansiering osv.) og ud (regninger, løn, lageromkostninger, gæld osv.).

Din pengestrømsprognose , på den anden side ser frem til næste måned, kvartal eller endda år. Det er et uvurderligt værktøj til at hjælpe dig med at forudsige eventuelle problemer, før de opstår, så du kan sætte trin på plads for at afbøde dem. Brug data fra din pengestrømsopgørelse, såsom kundebetalingsmønstre, såvel som salgsprognoser, lagerplaner og andre udgifter til at informere om din prognose.

De fleste regnskabssoftware inkluderer pengestrømsopgørelse og prognoserapporter, som du kan oprette baseret på dine eksisterende regnskabsdata. Alternativt kan du bruge denne skabelon for pengestrømsprognose fra SCORE.

2. Hjælp dine kunder med at betale dig hurtigere

Ubetalte fakturaer er en stor faktor i pengestrømmen. Undersøgelser viser, at omkostningerne ved ubetalte små virksomhedsfakturaer er over 825 milliarder USD . Men du kan tage kontrol og lukke hullet mellem fakturering og betaling. Her er blot nogle få ideer:

• Fakturer omgående – Udsæt ikke fakturering til slutningen af ​​måneden, da det blot vil forsinke den tid, det tager for kontanterne at ramme din bankkonto. Fakturer i stedet, så snart du har afsluttet arbejdet. Hvis projektet er stort eller igangværende, skal du sørge for at fakturere på månedsbasis eller endda bruge milepælsfakturering, så du kan fakturere på vigtige stadier af projektet og få disse betalinger hurtigere.
• Find ud af, hvordan dine kunder foretrækker at betale – Mange store virksomheder bruger direkte indbetalings- eller betalingsapps som Bill.com. Find ud af, hvad din klient bruger, og sørg for, at du er korrekt indstillet til at modtage betalinger. Dette vil minimere sen betaling problemer på grund af tekniske vanskeligheder.
• Overvej designet af din faktura - Vi taler ikke om fancy grafik, men klarheden, pænheden og indholdet af din faktura har betydning. Inkluder vigtige kontaktoplysninger, betalingspræferencer (med links hvis muligt), betalingsbetingelser (som aftalt din kontrakt), letlæselige skrifttyper og så videre.
• Brug et faktureringsværktøj – Der er flere budgetvenlige faktureringsværktøjer, som kan hjælpe dig med at få betalt hurtigere. QuickBooks, FreshBooks, Wave og Hiveage har alle en række værktøjer, der gør det nemmere at generere fakturaer, spore og jagte betalinger, udstede automatiske rykkere og integrere med dine bogføringssystemer.
   

3. Vær på vagt over for ældning af fakturaer

Etabler et system, hvor du har overblik over, hvilke regninger der er udestående, eller endnu bedre, hvilke der nærmer sig restdatoen, så du kan jagte betaling ASAP. Afhængigt af din kundebase er et excel-regneark et godt sted at starte, men tingene bliver meget mere overskuelige, når du bruger regnskabssoftware.

4. Skab et forhold til den, der skærer din check

At kende navnet og e-mailadressen på den person, der skærer dine checks, er et stort aktiv. De fleste B2B-relationer er med salg, marketing eller andet ikke-regnskabspersonale. Men hvis du kan lære kreditorpersonale at kende, er du i en stærkere position til at få svar på, hvor din betaling er i behandlingscyklussen, og jage dem direkte, hvis der er forsinkelser.

5. Få en finansiel pude

En måde at være på forkant med pengestrømsproblemer er at opretholde en finansiel polstring, normalt i form af besparelser. Dette er ikke altid nemt, især hvis du er bekymret for ikke at have nok kontanter i første omgang. De fleste økonomiske planlæggere anbefaler, at enkeltpersoner og virksomhedsejere har 3-6 måneders opsparing på plads for at dække deres udgifter. Det afhænger virkelig af dit personlige komfortniveau. Prøv at starte i det små, øg dine bidrag over tid, og brug din pengestrømsprognose til at informere din opsparingsplan. Denne SCORE artikel giver mere indsigt i, hvor mange kontanter en lille virksomhed skal have i reserve.

En anden kilde til likviditetsreserver er en forretningskredit . I modsætning til traditionelle lån giver en kreditlinje dig mere fleksibilitet og kan bruges til at finansiere ansættelse og køb eller som et sikkerhedsnet, når du står over for udfordringer som at lave løn under en pengestrømskrise. Sørg for at ansøge i en periode med finanspolitisk sundhed, så lån mod det, når du har brug for kontanterne, og betal dem tilbage, når du ikke gør det.

6. Vær strategisk omkring din vækst

Hurtig vækst kan ofte resultere i pengestrømsproblemer. At vinde en ny kontrakt kan betyde, at du skal investere i nye medarbejdere, men netto 30-, 60- eller endda 90-dages vilkår kan resultere i en betalingsforsinkelse og en kontantklemme på lønningsdagen.

Vig ikke væk fra vækstmuligheder, men brug din pengestrømsprognose til at holde øje med, hvor lang tid det vil tage for dig at betale den gæld tilbage, som du har pådraget dig for at vokse (husk en kreditlinje kan også hjælpe på denne gang). Se på hver kunde som en investering, og spørg:tjener du, og hvor lang tid vil det tage at indsamle det?