Det er let at tænke på regnskab eller bogføring som et "nødvendigt onde", skabt og vedligeholdt for at tilfredsstille offentlige rapportering - primært skatter.

Men faktum er, at ud over at være noget, du er forpligtet til at gøre i henhold til loven, er regnskabs- og registreringssystemer skabt til, at du kan træffe informerede kunde-, marketing-, pris- og leverandørrelaterede beslutninger.

I dette indlæg lærer du de opgaver, der er forbundet med en virksomheds regnskabs- og bogføringssystem, overvejelser om, hvem der skal udføre arbejdet, og forskellene mellem en revisor og en bogholder.

Vi hjælper også med at besvare et vigtigt spørgsmål – skal du hyre en revisor?

Regnskabsopgaver

Succesfuld ledelse af en lille virksomhed indebærer at administrere dine kontanter. Dit regnskabssystem er afgørende for at vide, hvor mange kontanter du har i banken hver aften, og om du kan klare dine forventede udgifter.

Tre generelle aktiviteter er nødvendige for at oprette og vedligeholde et effektivt regnskabs- og registreringssystem.

1. Opsætning af systemet:Oprettelse af en proces til at spore transaktioner og lave fremskrivninger kan udføres ved hjælp af en notesbog, regneark eller regnskabssoftware.

2. Indtastning af transaktioner:Indtastede transaktioner kan omfatte foretaget salg, omkostninger til købte materialer, medarbejderkompensation og -goder, arbejdstimer, husleje, IT, forsikring, kontorartikler og andre betalte udgifter.

3. Rapportering af faktiske resultater eller fremskrivninger af fremtidige resultater:Rapporter kan dække over potentielle kunders status, foretaget salg, foretaget salg, hvor kunderne endnu ikke har betalt, udgiftssammenligninger med budgettet og samme periode sidste år, alle former for skatterapporter, regnskaber , og oplysninger, der er nødvendige for at opfylde banklånsbetingelser.

At outsource eller ej?

Når du opretter din virksomhed, er en af ​​dine første beslutninger at bestemme, hvem der skal håndtere disse regnskabsaktiviteter. De tre valg er at gøre det selv, tildele nogen på dit team til at gøre det, eller at outsource til en bogholder eller revisor. Ofte med en nystartet virksomhed er du den eneste medarbejder, og der er begrænsede midler til rådighed, så i starten står stifteren ofte for alt bogholderiet.

Så snart du har tilstrækkelige skønsmæssige midler, kan du overveje at outsource opgaven. Nøglen er at beslutte, om bogføring er den bedste udnyttelse af din tid.

Du startede din virksomhed, fordi du er god til at sælge, udvikle apps, fremstille et produkt, rådgive eller hvilke andre aktiviteter, der giver salg. Er det mere værdifuldt at bruge din tid på at producere salg eller lave bogføring? Medmindre du er i sektoren for finansielle tjenesteydelser, er det usandsynligt, at regnskab er din styrke.

Hvis du beslutter dig for at outsource, er der to typer finansielle fagfolk at overveje:en statsautoriseret revisor (CPA) og en bogholder. Hver har vidt forskellige færdigheder og priser, og du vil gerne beholde begge dele, men til forskellige opgaver.

Certificeret revisor

En CPA er blevet certificeret af en statslig eksamenskomité for at have opfyldt statens lovkrav. Disse fagfolk tildeles visse ansvarsområder ved lov, såsom evnen til at attestere regnskaber, og kan blive holdt ansvarlige for professionel forseelse.

Revisorer er ligesom læger og andre fagfolk både generalister og specialister. Regnskabsspecialiteter omfatter skatteregnskab, fusioner og opkøb og nonprofitorganisationer. Du skal finde det rigtige match til dine behov; i første omgang vil dette mest være almindeligt regnskabsarbejde,

Afhængigt af markedet og arbejdets kompleksitet kan CPA'er opkræve $100 til $300 i timen. Så det giver mest mening kun at ansætte en revisor til komplekse eller højværdiprojekter, såsom de kvartalsvise finansielle rapporter (især hvis du er forpligtet til at give disse til en bank eller i henhold til en offentlig kontrakt), skatteindberetninger, igangværende eller sager -specifik rådgivning eller den finansielle del af din forretningsplan. Indtil din virksomhed når op på flere millioner dollars i salg, er det mere økonomisk at outsource disse opgaver i stedet for at have en fuldtids revisor.

For at finde en CPA er mund til mund bedst. Alternativt kan du tjekke disse to websteder CPAdirectory (www.cpadirectory.com) og National Society of Accountants (www.nsacct.org/).

Bogholder

Det er bedst at overlade til en bogholder at udføre grundlæggende, daglige aktiviteter. Disse opgaver omfatter indsamling af medarbejder-timesedler, indsendelse af købsordrefakturaer, som du kan betale, opkrævning af kundebetalinger, udarbejdelse af bankindskudsudtog og indtastning af alle transaktionsoplysninger i dit regnskabs- og bogføringssystem.

Afhængigt af markedet og de tildelte opgaver opkræver en bogholder $25 til $35 i timen. Mange små virksomheder beholder en deltidsbogholder til at hjælpe med at opsætte deres regnskabssystem og indtaste alle transaktioner, indtil væksten i virksomheden retfærdiggør en fuldtidsstilling. Selvom du beslutter dig for selv at foretage bogføringen, vil du måske stadig have en bogholder til at hjælpe dig med at opsætte regnskabssystemet.

Bogholdere med viden om andre lignende virksomheder vil vide, hvilke kategorier af indtægter og udgifter, der er typiske i din branche at spore og rapportere, hvilket sparer researchtid og sikrer, at dit system er konfigureret mest effektivt.

For at finde en bogholder, spørg en revisor om anbefalinger fra bogholdere, de har arbejdet med og undersøgt. Du kan også placere annoncer i din lokale avis, på Craigslist eller andre sådanne fora, eller gå til American Institute of Professional Bookkeepers.

Outsource det ikke og glem det

Overvej at outsource til en revisor og/eller bogholder, hvis du ikke har tid, færdigheder eller lyst til at udføre dette arbejde. Men husk på, at dette ikke er en situation, hvor du ansætter disse folk og derefter glemmer emnet. Det er din virksomhed, og regnskabet er dit. Når du præsenterer regnskabet for en bank, indgiver din selvangivelse, indsender fakturaer til en embedsmand i offentlige indkøb eller enhver anden sådan brug, er du den, der underskriver dokumentet.

Derfor skal du have en vis forståelse for, hvad der er inkluderet. Gennemgå vigtige materialer og bed om forklaringer, hvis noget virker uklart.

Nøglelektioner:

• Et regnskabs- og bogføringssystem er primært til dig, for at hjælpe med at træffe gode beslutninger; det er ikke primært for at tilfredsstille regeringens rapportering.
• Når du beslutter dig for, om du skal søge regnskabsassistance, skal du overveje, hvor din tid bedst bruges.
• Der er væsentlige forskelle i færdigheder og omkostninger ved at ansætte en revisor eller en bogholder, så ansæt hver, hvor der er det bedste match.