Uanset om din virksomhed er business-to-business, business-to-consumer eller en kombination af de to, er kommunikation nøglen til at opbygge relationer med dine kunder og klienter.
Den tillid, de har til dig og din virksomhed, vil få kunderne til at vende tilbage til dine tjenester.
Hvordan kan du fremme den tillid, især når din virksomhed vokser? Du kender måske alle dine kunder ved navn nu, men om et par måneder eller år vil du måske opdage, at du ikke kan holde trit med disse personlige forbindelser.
Dine forretningskommunikationspraksis skal være i stand til at tale på dine vegne.
Derfor er det så vigtigt at skabe konsistente kommunikationspolitikker og -metoder i de tidlige stadier af din virksomhed. Selv hvis du er en soloprenør, kan det at sætte høje forventninger til din virksomhed fra starten sikre, at du leverer kvalitetsservice, efterhånden som du vokser.
En person, der ser dit logo på en regelmæssig basis, er mere tilbøjelige til at tage springet og investere i dine produkter eller tjenester. Sørg for, at du har et karakteristisk logo, der repræsenterer din forretningsmission.
Du behøver ikke være grafisk designer for at udvikle et vindende logo. Online designtjenester og crowdsourcing-platforme kan få dig i gang med noget, der ser professionelt ud. Undgå cookie-cutter-skrifttyper og multimedieklip, og styr væk fra alt for kitschet. Du vil gerne være stolt af dit logo i mange år fremover!
Glem ikke at få dit logo i forskellige filformater og størrelser for at imødekomme de forskellige måder, du vil bruge det på, herunder i dine profiler på sociale medier.
Planlægger du stadig tider via telefon ved hjælp af blyant og papirkalender? Sender du e-mails frem og tilbage for at finde et tidspunkt, der fungerer for alle?
Et planlægningsværktøj kan hjælpe med at frigøre den tid, du bruger på at planlægge kunder, ved at lade dem vælge et tidspunkt i din kalender. Et online planlægningsværktøj kan forhindre administrative fejl og endda gøre annullering og omlægningsprocessen nemmere for kunderne. Husk, at alle sætter pris på bekvemmelighed.
Hvis du vælger at sende et e-mail-nyhedsbrev, skal du beslutte dig for en tidsplan, du kan overholde. Du ønsker måske at starte med en kvartalsvis udsendelse og øge frekvensen derfra.
Men lad være med bare at opbevare din postliste i et Excel-regneark og derefter skrive en hurtig note til alle. Brug e-mail-nyhedsbrevstjenester til at vælge en simpel skabelon og uploade dit logo. Ved at holde et rent, ensartet format - måske alt hvad der skal til er et farveskema, der matcher dit logo og et par korte afsnit - kan du holde dine kunder opdateret med forretningsbegivenheder uden at få dem til at stille spørgsmålstegn ved, hvorfor de delte deres e-mailadresser i første omgang.
Hvis du modtager mange e-mail-forespørgsler, kan du overveje at skrive standardsvar eller skabeloner, der kan bruges til at besvare dine mest hyppige forespørgsler. Det vil tage noget tid at lave disse beskeder og tilpasse dem til hver enkelt anmodning, men at have et skabelonsvar på dine mest almindelige spørgsmål kan sikre ensartet kundeservice, uanset hvem der passer på indbakken.
Har du nogensinde ringet til et firmatelefonnummer kun for at blive mødt af et bryskt "Hej?"
Overvej at skrive korte telefonmanuskripter til at vejlede dig og dine medarbejdere, mens du besvarer telefonopkald og direkte henvendelser. Et enkelt, "Tak, fordi du ringede til Widgets Incorporated. Det er Marcia, hvordan kan jeg hjælpe dig?” giver et bedre indtryk (som måske er dit første!) end en tilfældig hilsen.
Husk også at holde din telefon professionel til din telefonsvarer. Sørg for, at din udgående besked angiver din virksomheds navn, åbningstider og hvornår kunder kan forvente et svar. Sørg for at gennemgå dine beskeder regelmæssigt, og slet dem, der ikke længere er nødvendige, så kunderne ikke bliver afskrækket af en fuld indbakke.
Har du endnu ikke en virksomhedstelefonlinje? Overvej en dedikeret linje eller VoIP-telefonnummer, som du kan videresende til din personlige telefon. Ikke kun vil du undgå at gå glip af opkald fra potentielle kunder. Du vil også være i stand til at skabe grænser for at tilskynde til balance mellem arbejde og privatliv, såsom at dirigere forretningsopkald til telefonsvarer eller en telefonsvarertjeneste efter din arbejdstid.
Vil du have et tjek af din virksomheds kommunikationsmetoder? Mød en SCORE-mentor!