Når du er en lille virksomhedsejer, gælder Parkinsons lov (“Arbejdet udvides for at udfylde den tid der er til rådighed”) bestemt. Du er dog ikke den eneste, der føler dig begravet under en nonstop lavine af arbejde. Omkring 84 procent af virksomhedsejere arbejder mere end 40 timer om ugen, ifølge en nylig undersøgelse fra The Alternative Board, og omkring 10 procent "kontinuerligt overvældet" af deres arbejdsbyrde.
Jeg er virkelig imponeret over, at 90 procent af virksomhedsejere ikke føler sig konstant overvældet, især i betragtning af, at den gennemsnitlige virksomhedsejer i undersøgelsesrapporterne kun har 1,5 times uafbrudt, meget produktiv tid om dagen. (Lyder nogenlunde rigtigt!)
Dårlig tidsstyring:35 procent. Uanset hvor meget tid du har til rådighed til at få tingene gjort, vil du ikke nå dine mål, hvis du ikke bruger det fornuftigt.
Dårlig kommunikation:25 procent. Bruger du meget tid på at vente på svar på spørgsmål fra kunder, kundeemner, leverandører eller dine medarbejdere? At tænke tingene igennem og kommunikere øger klart produktiviteten. For eksempel, før du tildeler et nyt projekt til en medarbejder, skal du sørge for, at de har alle de oplysninger, de har brug for, for at komme i gang. Inden du fakturerer en leverandør, skal du indsamle de relevante detaljer.
Personlige problemer:18 procent . Vi beskæftiger os alle med personlige problemer fra tid til anden. Desværre, hvis dine tidsstyringsevner er svage på de bedste tidspunkter, kan personlige udfordringer virkelig sætte dig bag ottebolden. Sigt efter at indbygge noget åben tid i din tidsplan hver dag; på den måde vil du være i stand til at håndtere sidste øjebliks forretningsmæssige og personlige nødsituationer uden at komme håbløst bagud.
Teknologiske distraktioner:16 procent . Smartphones, tablets, sms- og kommunikationsapps er et tveægget sværd. De gør det muligt for os at arbejde hvor som helst og kommunikere med det samme. Men de lægger også hele internettet i vores lommer og frister os med endeløse distraktioner. (Hvor mange gange er du gået på Twitter eller Facebook for at opdatere din virksomhedskonto og er blevet suget ind?) Derudover kan svare på adskillige notifikationer, advarsler og e-mails på utallige forskellige enheder hele dagen lang æde tid og dræne din hjernekraft.
Hvad er det største tidsforbrug for ejere af små virksomheder i undersøgelsen? Det vil sandsynligvis ikke overraske dig, men flertallet siger, at e-mail spiser det meste af deres tid – selvom kun sølle 9 procent siger, at e-mail er den vigtigste brug af deres tid. Også på listen over de største tidsspildere:personlige møder og konferenceopkald/videokonferencer. Kun 4 procent af virksomhedsejerne siger, at disse møder altid er produktive.
En tredjedel af virksomhedsejere i undersøgelsen mener, at dette ville være den bedste måde, de kunne maksimere produktiviteten på. Selvom det måske ikke virker for alle virksomhedsejere (det virker ikke for mig), kan det minimere at afsætte 20 minutter om morgenen, tidlig eftermiddag og før du tager afsted for dagen (eller hvilken kadence der giver mening for dig) multi-tasking og efterlader dig mindre forvirret.
Mere end otte ud af 10 virksomhedsejere i undersøgelsen siger, at morgenen er deres mest produktive tidspunkt på dagen. Spild ikke denne værdifulde tid på at opdatere sociale medier, sortere kvitteringer for rejseudgifter eller holde møder – afsæt den første time eller to af din dag til vigtige opgaver, der kræver meget fokus. At stå ekstra tidligt op og arbejde hjemme i en time eller deromkring, før du tager på kontoret, kan hjælpe med at sikre, at du ikke bliver afbrudt i denne fokuserede tid.
Vi arbejder alle forskelligt, og selvom de fleste virksomhedsejere siger, at de er mest produktive på kontoret, siger næsten en tredjedel, at de er mere produktive, når de arbejder hjemme. Det afhænger virkelig af, hvad dine behov er, hvad du skal have gjort, og hvordan du foretrækker at arbejde. En virksomhedsejer, der har tre små børn i hjemmet, glæder sig måske over den relative ro og stilhed på kontoret, mens dem med hektiske kontorer og uafbrudte afbrydelser kan være nødt til at holde hul på hjemmet for at få tingene gennemført.
Som leder af din virksomhed skal du sætte tonen for dine medarbejdere i forhold til at maksimere produktiviteten. Prøv at brainstorme med dit team for at tænke på måder, hvorpå du kan eliminere tidsspildende vaner eller processer på din arbejdsplads. Del strategier, der har været med til at gøre dig mere produktiv. Det er svært at bryde vaner, der tærer på vores produktivitet (såsom at svare øjeblikkeligt på en indgående e-mails), og at arbejde på at gøre det som et team kan gøre det lidt nemmere.
Har du brug for flere ideer til, hvordan du kan øge din produktivitet? Sæt eksperterne fra SCORE på dit team for at få gratis, fortrolig forretningsrådgivning.