Uanset hvor stor eller lille din lille virksomhed måtte være, er der vigtige dokumenter, som alle virksomhedsejere skal sikre. Interne dokumenter, økonomiske optegnelser eller dokumenter med personligt identificerbare oplysninger bør sikres.

Afhængigt af din branche er sikring af vigtige dokumenter reguleret og påbudt ved lov.

1. Adgangskodebeskytte vigtige filer

Det overrasker mig, hvor mange små virksomhedsejere opbevarer vigtige dokumenter på deres bærbare computere, hvilket potentielt afslører følsomme virksomhedsdata, hvis de går tabt eller bliver stjålet. Du kan beskytte dine dokumenter med adgangskode som et ekstra sikkerhedsniveau. Brug adgangskodebeskyttelsesfunktionen i Microsoft Word og Excel til at begrænse en uautoriseret bruger i at åbne eller foretage ændringer. I Adobe Acrobat kan du beskytte PDF-filer for at forhindre åbning, udskrivning, redigering og kopiering af filer. Beskyttelse af et PDF-dokument mod redigeringer bør blive standard ved udsendelse af kontrakter.

2. Lav digitale kopier

Du har brug for mere end et låst arkivskab for at beskytte vigtige dokumenter. Papirdokumenter eller papirkopier er gode til nem adgang, men det er vigtigt at have en digital sikkerhedskopi. Invester i en god scanner, og scan dine vigtige dokumenter til digitale filer. Scan alle vigtige dokumenter, og gem dem i en cloud-baseret lagertjeneste som Dropbox, JustCloud og SugarSync. Cloud-baseret lagring gør det muligt at gemme filer på fjernservere, der er tilgængelige fra internettet. Du behøver ikke bekymre dig om filerne i tilfælde af en naturkatastrofe, brand, indbrud, eller hvis din computers harddisk går ned. De fleste cloud-baserede virksomhedslagringstjenester giver dig også mulighed for at spore, hvordan data, der har adgang til filer, og om oplysningerne blev delt.

3. Brug eSignaturer

Husker du, at når du havde brug for at få en signatur fra en klient, og du skulle scanne, udskrive og e-maile et dokument, så skulle de udskrive, underskrive og e-maile? Denne proces gjorde det muligt at sende følsomme data via e-mail, hvilket er en sikkerhedsrisiko. Disse dage er forbi takket være elektroniske signaturer, eSignaturer, der gør det muligt at underskrive dokumenter lovligt digitalt. Med værktøjer som DocuSign og AdobeSign kan din lille virksomhed få dokumenter underskrevet med det samme uden al udskrivning.

4. Sæt din smartphone på arbejde

Slip for rodet med at opbevare papirkvitteringer. Brug din smartphone til at tage billeder af dine virksomhedsrelaterede køb. Tjenester som Shoeboxed eller Expensify kan hjælpe med at gøre det nemmere at spore udgifter. Når du handler i butikker som Staples eller Office Depot, skal du få dine kvitteringer sendt til din virksomhedskonto. Du bør få en advarsel på din smartphone, der bekræfter, at du har modtaget din kvittering.

5. Skab bedre interne politikker

Implementer politikker, der bliver bedste praksis for din lille virksomhed. Del dine interne politikker med dine medarbejdere for at sikre, at alle er klar over forventningerne.

• Lad være med at efterlade følsomme data på printeren, som nogen kan hente. Hvis du udskriver til en delt printer, skal du straks hente dit dokument. Hvis du scanner og sender følsomme dokumenter via e-mail, skal du tale med din it-professionelle for at sikre, at data er krypteret, og at printeren regelmæssigt har fjernet arkiverede filer.
• Brug din bedste dømmekraft om, hvilke filer du skal beholde, og opret politikker for, hvor længe du skal opbevare dokumenterne.
• Makuler unødvendige dokumenter, f.eks. medarbejderregistre fra ti år siden, der kan indeholde deres cpr-numre. Hvis du af en eller anden grund har brug for at beholde en kopi, skal du gemme dokumentet i en adgangskodebeskyttet fil i dit skybaserede lager.
• Invester i en god makuleringsmaskine. Sørg for, at vigtige papirdokumenter ikke smides i genbrugsbeholderen, men makuleres i stedet. Brug af en tværgående makulering i stedet for en strip-cut for at forhindre muligheden for, at dokumenter sættes sammen igen.
• Hvis en medarbejder forlader det, tilbagekald straks vedkommendes adgang til dit netværk for at forhindre download af følsomme forretningsdokumenter.