Med alle svirret om orkanerne Harvey og Irma midt i bestræbelserne på at genoprette berørte byer og amerikanske territorier, er naturkatastrofer i alles tanker i disse dage.
Fra jordskælv og tornadoer til brande og oversvømmelser, naturkatastrofer kan sætte din lille virksomhed ud af drift - og endda ude af drift permanent. Selv en lille begivenhed, som en elektrisk kortslutning i din bygning, der antænder en brand, kan udgøre en trussel mod din virksomheds overlevelse.
Trin 1. Find ud af potentielle risici . Hvilke naturkatastrofer er mest tilbøjelige til at ramme dit område? Hvilke naturkatastrofer eller menneskeskabte katastrofer ville have den mest drastiske effekt på din virksomhed?
Trin 2. Forestil dig virkninger . Hvordan ville hver af disse katastrofer påvirke din virksomhed? Ville det for eksempel forhindre dine medarbejdere i at komme på arbejde, forhindre dig i at få adgang til vigtige dokumenter eller forsinke forsendelser af inventar?
Trin 3. Planlæg dit svar . Start med de mest sandsynlige katastrofer og dem, der ville have den største effekt på din virksomhed, og lav planer for, hvordan du vil fortsætte med at fungere, selvom denne katastrofe indtraf. For eksempel, hvis du er i en region, der er udsat for oversvømmelser, vil du gerne digitalisere vigtige forretningsdata, så du ikke mister information til oversvømmede arkivskabe. Fokuser først på din virksomheds kernefunktioner, såsom evnen til at betjene kunder, få betalt og betale dine leverandører.
Trin 4. Forbered din teknologi . Selvom katastrofen ikke rammer din virksomhed direkte, kan en naturkatastrofe i nærheden forhindre medarbejdere i at komme på arbejde i dage eller endda uger. Implementering af cloud-baserede softwareløsninger, som dine medarbejdere kan få adgang til, uanset hvor de er, kan hjælpe med at holde din virksomhed kørende trods katastrofer. Du kan også drage fordel af webbaserede videokonferenceværktøjer, så du kan holde møder fra flere steder. Ud over at gemme nøgleoplysninger i skyen, skal du sørge for, at dine medarbejdere har de tekniske værktøjer, de skal bruge til at arbejde hjemmefra, hvis det er nødvendigt.
Trin 5. Beskyt dine folk . Hvis en katastrofe rammer, mens du og dit team er på kontoret, bør medarbejdernes sikkerhed være din første prioritet. Lav planer for at forlade bygningen, og øv dem. Udvikl et nødplan, der identificerer, hvem der er ansvarlig for hvilket trin, såsom at sikre, at alle er ude af bygningen eller ringe til brandvæsenet. Er der en chance for, at du og dine medarbejdere kan sidde fast i bygningen i flere dage? Det er en god idé at vedligeholde nødvand, mad, lommelygter, batterier, backup-opladere og håndsving-radioer for en sikkerheds skyld.
Trin 6. Opdater din virksomhedsforsikring . Din forsikringsagent kan arbejde sammen med dig for at hjælpe med at lokalisere risici og sikre, at du er tilstrækkeligt forsikret for de mest sandsynlige. For eksempel opdager mange ofre for orkanen Harvey til deres forfærdelse, at deres forsikring ikke omfattede dækning for oversvømmelser. Hvis du har brug for særlig dækning, såsom jordskælv eller oversvømmelser, er tiden til at finde ud af det, før katastrofen rammer. Sørg endelig for, at du har digitale kopier af dine forsikringsdokumenter gemt i skyen og sikkerhedskopier derhjemme, så du kan få adgang til dem for at indgive krav efter en nødsituation.
Trin 7. Kommuniker hurtigt . I en katastrofe bliver du nødt til at kommunikere med dine medarbejdere, kunder og leverandører. Opret et "telefontræ" som en del af din nødplan, og giv visse medarbejdere opgaven med at advare andre om, hvad der foregår. Vedligehold opdaterede lister over kontaktoplysninger til dine medarbejdere, kunder og leverandører. På den måde vil du være klar, hvis du har brug for at give dine medarbejdere besked om ikke at komme ind på kontoret den dag.
SBA har information og ressourcer til at hjælpe dig med at udvikle en katastrofeplan for din virksomhed. SCORE har også en lang række ressourcer til planlægning af forretningskatastrofer, herunder tjeklister og workshops om alt fra orkaner til jordskælv. Tal med din SCORE-mentor om at lave en katastrofeplan, der fungerer for din virksomhed.