Det sker for næsten enhver iværksætter. Du når et punkt i din virksomhed, hvor du føler dig fastlåst, og fremskridtene er stoppet. Forretningen går måske godt, men det tager stadig hvert minut af hver dag at være på forkant med tingene. Du tænker på andre virksomhedsejere, der har formået at leve det liv, de altid har ønsket, med fritid på deres hænder til at fokusere på nye kreative bestræbelser eller ferier med deres familier. Hvad er det, de har, som du ikke har?
Nøglen til deres succes er faktisk noget, enhver iværksætter har, men som ikke har taget sig tid til at implementere endnu. Jeg har set langt større succes fra de iværksættere, jeg arbejder med, som vælger at bruge denne nøgle sammenlignet med dem, der ikke gør.
Jeg ved, at "systemer, politikker og procedurer" lyder skræmmende og tørt. Jeg omtaler dette kærligt som den mindst sexede del af at bygge en virksomhed, men hør mig.
Ligesom de fleste iværksættere finder du sikkert ud af, at du tjener meget færre penge og arbejder meget længere end hvad du havde planlagt. Hvis du startede en virksomhed, fordi du ønskede friheden til at leve et exceptionelt liv, der inkluderede tid med familie og venner, rejser og økonomisk frihed, så skal du udvikle systemer, politikker og procedurer for at tage dig selv ud af den unødvendige hverdag. -dagsopgaver, der forhindrer dig i at skalere. De kan transformere din virksomhed, og befri dig fra at gøre alt selv. Det er den eneste vej til ægte frihed i at drive en virksomhed.
Et godt system omfatter skriftlige politikker og procedurer om et emne i din virksomhed. En politik er noget, der giver årsagen eller filosofien bag proceduren, og proceduren giver trinene.
Det er helt essentielt, at filosofien bag politikken er klar, så proceduren giver mening. Du har en særlig måde at gøre noget på, som er unikt for din virksomhed. Hvis du springer direkte til proceduren uden den underliggende kontekst af politikken, vil dine medarbejdere ikke forstå, hvorfor de gør, som de gør.
Et godt system er et, der inspirerer medarbejderen til at handle på lige præcis den måde, du ønsker, giver medarbejderen mulighed for at træffe beslutninger, sikrer, at processen udføres på samme måde hver gang og i sidste ende giver kunder og kunder en ensartet oplevelse. Endnu vigtigere, et fantastisk system giver dig frihed til at bygge din virksomhed op og fokusere på det store billede.
Så hvor starter du med dine systemer? Jeg kan godt lide at starte med alle de ting, jeg ikke kan lide at gøre. Tænk på de ting, der er den værste brug af din tid, eller som du gør igen og igen. Jeg kalder disse gentagne processer. Det kan være ting som månedlig bogføring og økonomisk gennemgang, hvordan potentielle kunder bliver faktiske kunder, eller endda hvordan du tager telefonen. Skriv ned præcis, hvordan du ønsker, at disse opgaver skal håndteres. Gå derefter gradvist videre til de andre dele af din virksomhed.
Dernæst — få dine medarbejdere til at nedskrive politikker og procedurer for deres roller i din virksomhed. Dette inkluderer alt fra hvordan de laver kaffen til hvordan de behandler og interagerer med kunder. Denne dokumentation fra dine medarbejdere giver dig også en glimrende chance for at gennemgå alle politikker eller procedurer, som du gerne vil forbedre eller kassere, og samtidig give medarbejderne et vigtigt ejerskab over processen.
Hvis du har en nyansat, der går ind i jobbet uden forudskrevne procedurer, kan du også få dem til at skrive procedurerne ned i realtid, efterhånden som de lærer dem.
Hvis du er ligesom mig (og de fleste iværksættere, jeg kender), kan dette virke som en skræmmende og overvældende opgave, som de fleste igangsættere helst vil undgå. Bare tag det et skridt ad gangen. Planlæg en eller to dage om måneden i kalenderen til kun at arbejde på dine systemer og procedurer. Men husk at planlægge det – det skal stå i kalenderen. På intet tidspunkt i mit liv tænker jeg, "Jeg har en ekstra time, jeg vil arbejde på procedurer." Du skal give plads til, at du og dine medarbejdere kan arbejde på dette projekt, og projektet bliver meget nemmere, efterhånden som du får gang i din virksomhed.
Siden jeg har systematiseret hele min virksomhed med politikker og procedurer, har jeg set den vokse eksponentielt hurtigere, end jeg havde forestillet mig. Det, der sker nu, er, at mine medarbejdere kan uddanne andre medarbejdere ved at bruge den bog over systemer, som vi har oprettet. De tager et større ejerskab af virksomheden og føler sig bemyndiget og sikre til at træffe de rigtige beslutninger. Jeg kan rejse til Europa eller Afrika i uger ad gangen uden at tjekke ind via telefon eller e-mail , og stol på, at mine medarbejdere driver min virksomhed i mit fravær.
I det større billede giver skrevne systemer dig, ejeren, en platform at stå på og vokse igen. Tænk på disse som byggestenene i din virksomhed. De er byggestenene, der vil skabe den frihed, du higer efter.
Hvis du investerer tiden nu for at skabe denne struktur i din virksomhed, vil du befri dig og drive din virksomhed ud over, hvad du troede var muligt.