Det er uundgåeligt. Din virksomhed får travlt, du bliver overvældet, og så sker det:Du laver en fejl. Du sender en e-mail til den forkerte kunde, ødelægger en ordreleveringsdato eller glemmer at købe flere forsyninger, før du løber tør.
I bedste fald kan disse fejl være pinlige. I værste fald forsinker de at tjene det overskud, du skal bruge for at vokse.
Men med en smule kritisk tænkning kan du designe og implementere systemer, der hjælper din virksomhed med at køre mere problemfrit. Hvis du er en soloprenør, kan du også bruge disse strategier til at blive organiseret.
Oplever du, at du besvarer de samme e-mail-forespørgsler igen og igen? Hvis du har tendens til at sende lignende svar, kan du spare meget skærmtid ved at oprette og gemme e-mail-svarskabeloner. Hvis du bruger Gmail, vil du bruge "standardsvar", som findes på fanen Labs i dine indstillinger, til at forberede disse.
Standardsvar erstatter ikke dig som forfatter til dine e-mails - tænk i stedet på det som en forudskrevet e-mail, du kan tilpasse for hvert svar, du sender.
Ved at forudse den type svar, du skal sende, kan du forberede et sæt e-mailskabeloner for at spare dig for dyrebare øjeblikke af din travle dag. Endnu bedre:Hvis du ansætter en medarbejder eller hyrer en virtuel assistent til at hjælpe med at tæmme din indbakke, kan de også bruge disse forudskrevne e-mails til at formulere svar på dine vegne.
Selvfølgelig kan du sætte dig ned med en ny medarbejder for at vise dem trin-for-trin, hvordan man udfører en opgave. Men har du et dokument, de kan henvise til, hvis de har et spørgsmål? Er der noget, du kan give videre til den næste medarbejder, når den du lige har undervist er kommet videre?
Dokumentation af din proces for at udføre væsentlige opgaver kan spare dig tid, både når det kommer til træning af dit team, og også hvis nogen i dit personale er væk fra kontoret af en eller anden grund. I stedet for at forsøge at finde ud af, hvordan man dækker roller, kan dine procesvejledninger besvare medarbejderspørgsmål, før de overhovedet opstår.
Instruktionsvejledninger gemmes bedst som redigerbare, delte dokumenter (tænk Google Docs eller Dropbox-filer), der kan opdateres løbende, efterhånden som teknologien og dit team udvikler sig. Tilskynd dit personale til at opdatere disse dokumenter, som de finder passende.
Minder du altid din lukkechef om, hvilke opgaver du skal udføre, før de slukker lyset og låser døren? Stop med at prøve at huske det hele, og begynd at lave tjeklister til dit team. Disse kunne være tjeklister for daglige gøremål, sikkerhedsforanstaltninger, overvågning af sociale medier eller enhver anden opgave, der indeholder en masse detaljer at huske.
Oprettelse af en replikerbar tjekliste, der kan underskrives hver dag eller under hvert skift, kan hjælpe med at udvikle ansvarlighed og blandt dit team – eller for dig selv.
Glem aldrig en faktureringsforfaldsdato eller en bestillingsfrist igen. Opret en kalender med vigtige forretningsdatoer, og tilslut den til dit e-mail-system. Indstil kalenderadvarsler til at blive leveret via e-mail med god tid før din deadline eller mødedato. Stol ikke på skrevne noter til datoer, tidspunkter, steder eller ting, du skal medbringe. Læg det hele ét sted, og lad din kalender gøre arbejdet.
Er dine deadlines, såsom faktureringsforfaldsdatoer eller bestillingsfrister, tilbagevendende? Forudse disse datoer på forhånd, i stedet for at udfylde detaljerne hver måned. Mange kalenderapplikationer gør det nemt at gentage begivenheder hver uge, måned eller år.
Føler du dig uorganiseret? Vil du bruge mindre tid på at udføre de samme små opgaver i din lille virksomhed? Kontakt en SCORE-mentor for at få råd om, hvordan du kan forbedre dine systemer.